Gestione Lettere di Esenzione

LETTERE DI INTENTO CLIENTI

La Gestione Lettere di Esenzione consente di inserire e modificare i dati relativi alle lettere di esenzione pervenute dai clienti, che richiedono l’emissione di documenti in regime di esenzione IVA. Questa gestione prevede la stampa dei riferimenti della lettera e la valorizzazione di uno specifico codice IVA all'emissione dei documenti.

INSERIRE UNA LETTERA DI ESENZIONE

Per inserire la lettera di esenzione di uno specifico Cliente occorrerà posizionarsi su Vendite>Servizio>Archivio Lettere Esenzione Clienti.

All'interno della maschera per la Gestione Lettere di esenzione si avrà la sezione *Filtro su Lettere* per applicare dei filtri di ricerca delle lettere di esenzione già inserite, mentre nella sezione *Lettere di esenzione registrate nell'ANNO CORRENTE* si visualizzeranno tutte le lettere di esenzione di competenza dell'anno di accesso alla Suite Extra. Ad es. nell'anno 2015.

All'interno dell'elenco della sezione *Lettere di esenzione registrate nel 2015* si potrà inserire una nuova lettera di esenzione.

I campi che occorrerà inserire nella sezione *Lettera di esenzione* sono:

[Codice Cliente]: E' l'Anagrafica del Cliente dal quale si è ricevuto la lettera di esenzione e sulla quale si vorranno ricevere gli automatismi ed i controlli dell'esenzione IVA sui documenti.

[Anno Competenza]: E' l'anno di competenza della lettera di esenzione. Di deafult verrà proposto l'anno corrente (2015), ma è possibile registrare anche lettere di esenzione ricevute nel 2015, ma di competenza 2016. In quel caso occorrerà inserire in questo campo l'anno di competenza della lettera (2016) ed alla conferma la si visualizzerà unicamente entrando nell'anno di riferimento della lettera (2016).

[Registrata il]:E' la data di registrazione della lettera di esenzione nel Registro delle Lettere di Esenzione.

[Numero protocollo]: E' il numero progressivo del Registro delle Lettere di Esenzione dell'anno di competenza selezionato.

[Ufficio IVA]: E' la provincia dell'ufficio IVA di riferimento della lettera di esenzione.

[Numero Lettera]: E' il numero della lettera di esenzione del Cliente.

[Data Lettera]: E' la data della lettera di esenzione del Cliente.

[Data Inizio Esenzione]: E' la data di competenza dell'inizio dell'esenzione del Cliente.

[Valida fino al]: E' la data di scadenza della lettera di esenzione (ad es. per gli esportatori abituali la lettera ha la durata dell'anno corrente, per altri soggetti può avere durata anche di un solo giorno di validità).

[Data Fine Esenzione]: E' la data di revoca della lettera nel caso in cui il Cliente abbia esaurito l'esenzione. Compreso il giorno indicato, non sarà possibile effettuare documenti in esenzione IVA per lo specifico Cliente (per superamento del plafond da parte del Cliente).

[Codice IVA]: E' il codice IVA che verrà utilizzato sui documenti al posto di quanto indicato nell'Anagrafica del Cliente e nell'Anagrafica degli Articoli.

[Annotazioni]: Sono delle annotazioni interne che è possibile indicare sulla registrazione della lettera di esenzione.

Nota Bene: Il nuovo modello delle dichiarazioni d’intento, in vigore dal 1° marzo 2017, dovrà essere compilato indicando il plafond che sarà utilizzato nel corso dell'anno. E' stato aggiunto quindi un campo sulle lettere d'intento per permettere l'inserimento dell'importo del plafond comunicato dal cliente. Per maggiori informazioni vedere sul fondo di questo capitolo.

Nella sezione *Ricevuta Protocollo Telematico* occorrerà compilare anche i campi relativi al protocollo telematico dell'Agenzia delle Entrate:

[Descrizione Ricevuta]: E' possibile inserire in questo campo una descrizione da utilizzare per definire il Numero del Protocollo Telematico ai fini dell'inserimento di un'apposita variabile di stampa sui documenti.

[Num. Prot. Telematico]: E' il Numero del Protocollo Telematico che l'Agenzia delle Entrate avrà rilasciato al Cliente ai fini dell'emissione della specifica Lettera di Esenzione.

Una volta confermato l'inserimento, la lettera apparirà nell'elenco delle lettere di esenzione ricevute.

CICLO DOCUMENTI CON LETTERA DI ESENZIONE ATTIVA

Una volta inserita la Lettera di Esenzione su di uno specifico Cliente, all'inserimento di un qualsiasi documento (ordine/bolla/fattura) scegliendo questo Cliente, verrà mostrato all'Utente il messaggio di avvertimento che per questo Cliente esiste una lettera di esenzione attiva nel periodo di inserimento del documento.

Alla creazione del documento, verrà valorizzato il campo [% IVA] con l'aliquota IVA indicata sulla Lettera di Esenzione (ad es. E15 - Esente art. 15), in modo che tutte le righe di dettaglio inserite, verranno valorizzate con questo codice IVA.

Oltre che in fase di inserimento documento, anche all'evasione da ordine a bolla verrà controllato il codice IVA impostato sul documento di origine per generare il nuovo documento di evasione, continuando ad impostare l'aliquota IVA della lettera di esenzione se è sempre attiva alla data di evasione.

Questo stesso funzionamento e controllo avviene anche al momento dell'evasione della bolla in fattura.

Inoltre all'interno dei moduli di stampa, utilizzando specifiche variabili è possibile stampare tutti i riferimenti della lettera di esenzione. La variabile di stampa utilizzata di default in questa gestione è <<@DOC_STRLETESE>> o <<@DOC_LETESENEW>> se si vuole stampare anche il numero del protocollo telematico dell'Agenzia delle Entrate.

Le variabili di stampa attive in questa gestione sono:

<<@DOC_STRLETESE>>

Stampa la stringa con i riferimenti del numero della lettera di esenzione e la data di esenzione, il numero del protocollo della lettera e la data di registrazione e l'anno di competenza della lettera (Ad es. LETT.ESENZ.N.147 DEL 02/01/15.NS.PROT.1 DEL 09/01/15.COMP:2015).

<<@DOC_LETESENEW>>

Questa variabile di stampa conterrà il contenuto della variabile DOC_STRLETESE con l'aggiunta dei campi presenti nella sezione *Ricevuta Protocollo Telematico*

(Ad es. LETT.ESENZ.N.147 DEL 02/01/15.NS.PROT.1 DEL 09/01/15.COMP:2015 Protocollo numero: ABCDEFGH1234567890).

<<@DOC_NUMLET>>

Permette di stampare il campo [Numero Lettera] della lettera di esenzione del Cliente.

<<@DOC_DATLET>>

Permette di stampare il campo [Data Lettera] della lettera di esenzione del Cliente.

<<@DOC_NUMPROLET>>

Permette di stampare il campo [Numero protocollo] della lettera di esenzione

<<@DOC_DATREGLET>>

Permette di stampare il campo [Registrata il] che identifia la data di registrazione della lettera di esenzione.

<<@DOC_PROTTEL>>

Permette di stampare i due nuovi campi presenti nella sezione *Ricevuto Protocollo Telematico*.

<<@DOC_NUMPROTEL>>

Permette di stampare il campo [Num. Prot. Telematico].

<<@DOC_ANNOCOMLET>>

Permette di stampare il campo [Anno Competenza] della lettera di esenzione.

<<@DOC_ANNOPROLET>>

Permette di stampare l'anno del protocollo interno della registrazione della Lettera di Esenzione nel nostro Archivio.

<<@DOC_LETANNOTA>>

Permette di stampare il campo [Annotazioni] presente nella maschera di registrazione della Lettera di Esenzione in Extra.

Per maggiori informazioni sulla modifica dei moduli in Word in Extra Business si può consultare il capitolo Gestione Modulistica Word.

CICLO DOCUMENTI CON LETTERA DI ESENZIONE SCADUTA

Quando una lettera di esenzione supera la sua scadenza naturale, questa letterà risulterà scaduta. Per cui tutti i documenti emessi dopo la data di validità, non dovranno essere emessi in regime di esenzione. Nell'esempio la data di [Valida fino al] della lettera è al 30/11/2015, ciò significa che tutti i documenti emessi dal 01/12/2015 dovranno essere emessi con l'aliquota IVA normale e NON con il [Codice IVA] indicato nella lettera di esenzione.

Per rendersi conto di eventuali documenti in essere (ordini o bolle) con delle righe da evadere che hanno ancora impostato il Codice IVA della lettera di esenzione, al momento dell'evasione di questi documenti, verranno evidenziati di colorazione blu.

Quando si hanno delle righe blu, l'operazione da effettuare su questi documenti è quella di rientrare in modifica del documento stesso ed andare a cambiare l'Aliquota IVA della singola riga di dettaglio del documento.

In ogni caso, se si vuole procedere all'evasione, si riceverà il messaggio di avvertimento di modificare i documenti in questione.

Se non si vuole perdere la selezione e si vuole procedere con l'evasione/fatturazione dei documenti, si potrà in ogni caso modificare il campo [Codice IVA] direttamente nel documento generato (bolla/fattura).

Nota bene: La modifica sul documento generato è obbligatoria nel caso in cui si stia evadendo un documento ordine con righe di dettaglio parzialmente evase.

CICLO DOCUMENTI CON LETTERA DI ESENZIONE REVOCATA

Quando di una lettera di esenzione si riceve dal Cliente la conclusione della lettera di esenzione, occorrerà andare a modificare la lettera di esenzione in corso, compilando il campo [Data Fine Esenzione], in questo modo la lettera risulterà revocata. Per cui tutti i documenti emessi dalla data di Fine Esenzione compresa, non dovranno essere emessi in regime di esenzione. Nell'esempio la [Data Fine Esenzione] della lettera è valorizzata al 30/11/2015, ciò significa che tutti i documenti emessi dal 30/11/2015 compreso dovranno essere emessi con l'aliquota IVA normale e NON con il [Codice IVA] indicato nella lettera di esenzione.

Alla conferma dell'inserimento della [Data Fine Esenzione] verrà mostrato un messaggio all'Utente a seconda di come si è compilato l'Anagrafica del Cliente.

Nel caso in cui sull'Anagrafica Cliente non sia stata indicata alcuna [Aliquota IVA] fissa da applicare sull'Anagrafica del Cliente,

allora apparirà il messaggio che avvertirà l'Utente di andare a verificare gli eventuali documenti con all'interno il codice IVA di esenzione per andargli a variare.

Oppure nel caso in cui sull'Anagrafica Cliente si sia indicata un'[Aliquota IVA] fissa, la procedura chiederà se variare l'attuale aliquota IVA impostata nei documenti ordini in essere per modificare automaticamente l'aliquota con quella del Cliente. Nel caso si decida di variare automaticamente l'aliquota IVA sugli ordini in essere, occorrerà comunque verificare che tutti i prodotti contenuti in questi documenti debbano avere la solita aliquota IVA.

In ogni caso, per rendersi conto di eventuali documenti in essere (ordini o bolle) con delle righe da evadere che hanno ancora impostato il Codice IVA della lettera di esenzione, al momento dell'evasione di questi documenti, verranno evidenziati di colorazione blu.

Se si vuole procedere comunque all'evasione, si riceverà il messaggio di avvertimento di modificare i documenti in questione.

Se non si vuole perdere la selezione e si vuole procedere con l'evasione/fatturazione dei documenti, si potrà modificare il campo [Codice IVA] direttamente nel documento generato (bolla/fattura).

Nota bene: La modifica sul documento generato è obbligatoria nel caso in cui si stia evadendo un documento ordine con righe di dettaglio parzialmente evase.

INSERIMENTO DI PIU' LETTERE DI ESENZIONE PER IL SOLITO CLIENTE NEL MEDESIMO ANNO

All'interno della Gestione Lettere di Esenzione è possibile inserire più di una lettera di esenzione solo nel caso in cui non sia presente una precedente lettera nello stesso periodo di riferimento. Per cui se un Cliente emette una lettera di esenzione per ogni fattura che deve ricevere, si dovranno inserire più lettere di esenzione nella Gestione.

Se ne avrà ad esempio una con validità dal 01/01/2015 al 31/01/2015

Ed una con validità dal 01/07/2015 al 31/07/2015.

Ma non sarà possibile inserire una lettera in un periodo già compreso nella lettera precedente se quella prima non è stata revocata.

INSERIMENTO LETTERE DI ESENZIONE PER L'ANNO FUTURO

All'interno della Suite Extra, è possibile anche inserire le lettere di esenzione future per l'anno successivo a quello attuale, nel caso il Cliente emetta la lettera di esenzione dell'anno successivo (2016) con [Data lettera] nell'anno corrente (2015).

Queste lettere, anche se registrate nel 2015, avranno competenza 2016 e quindi saranno visibili sul Registro delle Lettere di Esenzione del 2016.

Alla conferma dell'inserimento di una lettera di questo tipo, verrà mostrato il seguente messaggio di avvertimento all'Utente che sta eseguendo la procedura. In questo caso la lettera avrà decorrenza 2016 ed attiverà i suoi automatismi per i soli documenti emessi dalla [Data Inizio Esenzione].

BOTTONI GESTIONE LETTERE DI ESENZIONE

Nella Gestione Lettere di Esenzione sono presenti alcune funzionalità:

°Azzera°: Tramite questa funzionalità si può attivare la procedura di Azzeramento delle lettere di esenzione di una specifica annualità. Ciò vuol dire che se si desidera cancellare l’intero archivio delle lettere di esenzione registrate in uno specifico anno (es. le lettere dell'anno 2012), si dovrà accedere in data sistema 31/12/2012, dopodiché occorrerà entrare nella Gestione delle Lettere di Esenzione e cliccare questo bottone.

°Modifica Prot°: Tramite questa funzionalità è possibile modificare la numerazione progressiva dei protocolli delle lettere di esenzione. Il numero di protocollo è difatti proposto in modo automatico progressivo dal sistema, ma è possibile andarlo a modificare per la specifica annualità di accesso (es. anno 2015) in quanto è stata effettuata una registrazione errata delle lettere e si ha la necessità di recuperare uno specifico numero di protocollo.

Se si ha la necessità di recuperare il numero 32 occorrerà modificare il numero di protocollo a 31, in modo che al prossimo inserimento di una lettera di esenzione venga proposto il numero 32. Inoltre occorrerà modificare anche la data di ultimo aggiornamento con la data della lettera 31.

Attenzione: Si consiglia di effettuare tali modifiche SOLO nei casi in cui si renda indispensabile porre rimedio ad eventuali errori dell'Utente. Tali modifiche sono comunque da considerarsi a totale responsabilità dell'Utente della Suite Extra.

°Per stampare il registro delle lettere di esenzione° (icona stampante): Tramite questa funzionalità si potrà stampare il Registro delle Lettere di Esenzione.

Si avrà una prima maschera di filtro per poter scegliere quali lettere di esenzione includere nella stampa ed alla conferma si potrà ottenerne il risultato.

Gestione Lettere di Esenzione da Marzo 2017

LETTERE DI INTENTO CLIENTI 2017

Il nuovo modello delle dichiarazioni d’intento, in vigore dal 1° marzo 2017, dovrà essere compilato indicando il plafond che sarà utilizzato nel corso dell'anno.

E' stato aggiunto quindi un campo sulle lettere d'intento (Vendite>Servizi>Archivio Lettere Esenzione Clienti) per permettere l'inserimento dell'importo del plafond comunicato dal cliente.

All'inserimento del plafond nelle lettere d'esenzione già presenti o sulle nuove che verranno inserite, si attiverà il conteggio del plafond utilizzato/residuo riscontrando il codice iva indicato nella lettera d'esenzione inserita a sistema e nelle fatture/note credito inserite in Extra Business che contengono quello specifico codice iva.

N.B. il conteggio del plafond residuo è dato dai documenti di natura fattura/nota credito inseriti anche se non ancora stampati.

In fase di inserimento ed evasione di qualsiasi documento (ordine, ddt ecc.) da Extra Business o in fatturazione interventi/contratti, provenienti dal software Extra Service, un controllo avvertirà dell'eventuale esaurimento del plafond disponibile.

Al termine del plafond disponibile, per fare in modo che il software non prevalorizzi ancora i nuovi documenti inseriti/generati con il codice iva presente nella lettera d'esenzione è necessario accedere alla lettera d'esenzione inserita compilando la data di fine esenzione (revoca).

Lo stesso discorso vale nel caso in cui il cliente terminasse il plafond ed inviasse una lettera integrativa con un nuovo plafond disponibile, sarà necessario "terminare" la vecchia lettera inserendo la data di fine esenzione (revoca) ed aggiungere la nuova lettera ricevuta con i riferimenti in essa contenuti come da esempio seguente:

Il plafond della nuova letterà (5.000,00 nell'esempio) sarà incrementale, andrà quindi a sommarsi al plafond della precedente lettera (21.000,00 nell'esempio) e terrà in considerazione il plafond già utilizzato nel periodo di esenzione antecedente.

Al termine di qualsiasi procedura di fatturazione da Extra Business o Service, se il plafond è terminato, si ricevrà il seguente messaggio che avvertirà del codice iva in esenzione riportato sulle fatture emesse:

Nel caso in cui sia stata eseguita la procedura di fatturazione contratti, il riepilogo dei documenti emessi in esenzione con plafond lettera esaurito, sarà riportato in un file di log presente sul Vs. server: \\SERVER\extra\extrasvc\log\AZIENDA1\FATTCON.LOG