Con la versione della Suite Extra 6.0 abbiamo revisionato la gestione degli allegati per renderla piu’ organizzata ed allo stesso tempo più blindata.

Una volta effettuato il caricamento di tale versione apparentemente rimane tutto invariato ma andando a gestire le nuove funzionalità si aprirà un nuovo mondo:

CARTELLE ALLEGATI  presente in Impostazioni>Gestione documenti>Cartelle Allegati

Questo menù è comune a tutti i progetti della Suite Extra e permette di scegliere cosa vedere, in quale programma e se possono vederlo tutti gli Utenti o meno.

Entrando nel dettaglio: 

Spuntando 'Allegato visibile in Extra XXX, sarà possibile decidere su quale progetto visualizzare gli allegati che fanno parte di questa cartella.

Tramite la funzione [Default del livello di Accesso] sarà possibile decidere il livello di riservatezza delle varie cartelle:

1.      Livello Utente definisce il livello di Accesso in base alla decisione dell’Utente in fase di inserimento dell'allegato da una fonte esterna;

2.      Livello Gruppo definisce il livello di Accesso in base alle configurazioni della Sezione Servizio>Configurazione>Policy Accesso>Policy Gruppo e solo se l’Utente con cui si è loggati fa parte di uno specifico Gruppo di accesso;

3.      Finestra di Accesso definisce il livello di Accesso in base alle configurazioni delle Policy per lo specifico Utente;

4.      Cartella Allegati definisce il livello di Accesso rispetto alle °Policy della cartella° tramite le quali è possibile pilotare l’accesso alla stessa da parte degli Utenti o dei Gruppi.

 Le °Policy della cartella°  possono essere gestite per singolo programma e quindi far si che la stessa cartella allegati, con i relativi documenti, possa essere visibile dallo stesso Utente in un programma piuttosto che in un altro.

Il default impostato in fase di caricamento della nuova versione è: 'Allegato visibile in Extra Business/Service/CRM, tutti attivi e [Default del livello di Accesso] impostato sull'opzione Finestra di Accesso.

POLICY ACCESSO CARTELLE ALLEGATI  presente in Servizio>Configurazione>Policy Accesso Cartelle Allegati

Replica le policy configurate in Policy Accesso e permette di configurare massivamente, l’accesso del Gruppo o degli Utenti alle varie cartelle allegati.

PARAMETRI CARTELLA ALLEGATI BASE  presenti in Impostazioni>Gestioni documenti>Parametri Cartelle Allegati Base,  sono comuni ed uguali per tutti i programmi della Suite e verranno già avvalorati in fase di caricamento dell'aggiornamento.

Sono le voci con cui parametrizzare la configurazione delle cartelle allegati da utilizzare per inserire documenti in Extra.

La cartella allegati generici di default  risulta vuota, in quanto è rimandata all’Utente la scelta di creare una specifica cartella per tutti gli allegati che non hanno una precisa collocazione, o mantenere il default “Cartella Non Specificata” associato dal sistema.

In tale form non vengono indicate le cartelle di riferimento delle fatture, in quanto il sistema provvederà automaticamente, durante il caricamento dell’aggiornamento, ad agganciare il folder adeguato sul modulo di stampa utilizzato.