Come fare a… Gestire Elenchi IVA Clienti/Fornitori
Premessa
Il d.l. n° 223 del 4 luglio 2006 (convertito con modificazioni dalla legge del 4 agosto 2006 n° 248) reintroduce l’obbligo per i Contribuenti di compilazione e presentazione degli Elenchi Clienti e Fornitori interessati dalle movimentazioni Iva.
Rispetto a quanto già avveniva in passato ci sono alcune differenze sostanziali (legati al contenuto degli Elenchi) e formali (riferite alle modalità di trasmissione all’Ente preposto al controllo).
Di seguito documentazione tecnica per la compilazione dei suddetti Elenchi tramite l’utilizzo del software Gestionale G.i.o.i.a.
Informazioni generali sulla compilazione e contenuti degli Elenchi Clienti e Fornitori.
In via generale gli Elenchi Clienti e Fornitori devono contenere tutte le operazioni (fatture e note di credito), aggregate per ‘Cliente’ e ‘Fornitore’ che scaturiscono dall’attività ‘commerciale’ del soggetto Contribuente (chi deve presentare i suddetti Elenchi).
Per esemplificare nell’Elenco Clienti devono essere indicati tutti i Clienti ai quali e’ stato emesso almeno un documento Fattura/Nota di Credito nel periodo di competenza (2007 per la presentazione 2008), sommando algebricamente i vari documenti emessi (+ fatture – note di credito) e suddividendo gli importi in riferimento alla normatIva Iva applicata all’operazione effettuata: quindi se l’operazione prevede p.e. l’addebito dell’Iva al 20%, l’importo imponibile/imposta dovrà essere posto in una particolare ‘colonna’, mentre se l’operazione posta in essere NON PREVEDE l’applicazione dell’Iva in riferimento alle norme di esenzione di cui all’art. 10 (sempre per esemplificare!), il totale dovrà essere posto su altra colonna.
Le identiche note valgono per la compilazione dell’Elenco Fornitori.
Le disposizioni generali di compilazione degli elenchi Clienti e Fornitori prevedono che per l’anno fiscale in esame devono essere inseriti TUTTI i Clienti e Fornitori con cui sono state poste in essere operazioni rientranti nel campo di applicazione IVA nell’anno di competenza in esame considerando la DATA DI EMISSIONE DEL DOCUMENTO (e non più, quindi la data di registrazione).
Per i soli Elenchi 2006 e 2007 (che verranno presentati nel 2007 e 2008) devono essere CONSIDERATI i soli Clienti e Fornitori possessori di PARTITA IVA (Società, Ditte individuali e professionisti), mentre per dal prossimo anno (elenchi 2008 – presentazione 2009) sarà OBBLIGATORIO l’inserimento in allegato anche dei Clienti e Fornitori definiti come PRIVATI.
AVVERTENZA: Per quanto concerne la presenza nel Vs. Archivio Clienti e Fornitori dell’informazione Partita Iva e Codice Fiscale ed in riferimento a quanto sopra esposto (presenza in allegato dei soli Clienti e Fornitori possessori di partita Iva) , appare chiaro che il Legislatore nel formulare la norma e posporre l’obbligo di notifica del Codice Fiscale ha considerato il tempo necessario alle varie Aziende per recuperare i Codici Fiscali dei vari Clienti e Fornitori, informazione ad oggi non OBBLIGATORIA ai fini dell’applicazione della normativa ma che diventerà obbligatoria dalla presentazione del 2009 (Elenchi anno 2008).
Presentazione degli Elenchi Clienti e Fornitori
La presentazione degli Elenchi Clienti e Fornitori prevede la creazione di uno specifico flusso dati (file) che deve essere inviato all’Amministrazione Finanziaria tramite l’utilizzo di specifico software (Entratel oppure File Internet) . Per l’invio del file e’ possibile avvalersi dei centri di assistenza fiscale e/o del proprio Consulente.
Struttura e contenuti del flusso ‘Elenchi Clienti e Fornitori’
L’archivio Elenco Clienti e Fornitori e composto da alcuni ‘record’ che accoglieranno le seguenti informazioni:
• Record di Dettaglio (uno per ogni Cliente/Fornitore)
• Record di Coda (uno per il flusso Clienti ed uno per il flusso Fornitori)
• Record di Riepilogo (unico record riepilogativo per entrambi gli Elenchi)
Nel record di Coda sono indicati gli elementi distintivi dell’Elenco, quale appunto il Codice Fiscale/Partita Iva dell’Azienda che presenta gli elenchi, la denominazione (ragione sociale ovvero nome e cognome se persona fisica, anno di riferimento, etc…).
Nel record Riepilogo sono indicati gli elementi riepilogativi dell’Elenco, quali i totali delle operazioni imponibili per ogni Elenco, etc…
Per una corretta compilazione degli Elenchi Clienti e Fornitori e’ necessario ed importante conoscere la struttura del record di Dettaglio che accoglie i dati di riepilogo per ogni Cliente e Fornitore movimentato nell’anno fiscale di riferimento ed attinente al campo di applicazione dell’Iva.
Il record di Dettaglio Clienti contiene oltre ai normali dati ‘anagrafico fiscale (partita Iva) le seguenti informazioni:
1. Colonna 1, Imponibile ed Imposta delle operazioni effettuate nell’anno con APPLICAZIONE dell’Iva;
2. Colonna 2, Importo complessivo delle operazioni effettuate nell’anno e considerate NON IMPONIBILI ai fini Iva.
3. Colonna 3, Importo complessivo delle operazioni effettuate nell’anno e considerate ESENTI ai fini Iva.
4. Colonna 4, Importo complessivo delle operazioni effettuate nell’anno e con Iva NON ESPOSTA in fattura.
Il record di Dettaglio Fornitori contiene oltre ai normali dati ‘anagrafico fiscale (partita Iva) le seguenti informazioni:
1. Colonna 1, Imponibile ed Imposta delle operazioni effettuate nell’anno con APPLICAZIONE dell’Iva;
2. Colonna 2, Importo complessivo delle operazioni imponibili COMPRENSIVE DELL’IMPOSTA AFFERENTE;
3. Colonna 3, Importo complessivo delle operazioni effettuate nell’anno e considerate NON IMPONIBILI ai fini Iva;
4. Colonna 4, Importo complessivo delle operazioni effettuate nell’anno e considerate ESENTI ai fini Iva.
5. Colonna 5, Importo complessivo delle operazioni effettuate nell’anno e con Iva NON ESPOSTA in fattura.
IMPORTANTE: Per configurare correttamente G.i.o.i.a. per l’elaborazione degli Elenchi IVA e’ necessario conoscere il contenuto delle varie Colonne Elenco appena sopra esposta. Per ulteriori informazioni sulla natura delle operazione contenute nella varie colonne e sulla relatIva normatIva Iva è necessario rivolgersi al proprio Consulente Fiscale.
La procedura di compilazione del file ‘Elenchi’ e’ completamente automatica e previa apposizione da parte dell’Utente di particolari ‘flag’ (vedi il seguito della documentazione) riferite alla compilazione delle ‘colonne’ dei record di dettaglio Clienti e Fornitori (vedi sopra, punto da 1-4 per i Clienti e da 1-5 per i Fornitori) il programma provvederà ad indicare nelle rispettive colonne gli importi delle operazioni opportunamente raggruppate e sommate tra di loro.
Come configurare il sistema G.i.o.i.a. per ottenere gli Elenchi Clienti e Fornitori.
G.i.o.i.a. perché possa procedere ad una corretta compilazione degli Elenchi Clienti e Fornitori deve essere opportunamente configurato ed ‘istruito’ alla compilazione degli stessi.
Le configurazioni di G.i.o.i.a. per la creazione del file Elenchi Clienti e Fornitori riguardano i seguenti Archivi:
• Archivio Anagrafico Clienti e Fornitori. Perché un Cliente e/o un Fornitore possa figurare correttamente all’interno del rispettivo Elenco deve sottostare alle seguenti condizioni:
o Avere il Flag ALLEGATO IVA impostato a ‘S’.
o Campo Partita Iva correttamente impostato (quindi che sia INSERITO e CORRETTO).
Se la partita IVA risulterà errata, l’anagrafica Cliente/fornitore SARA’ inserita nel rispettivo elenco con messaggio di Errore nel file di Log.
Figura 1. Esempio di anagrafica Cliente che sarà PRESENTE in Elenchi Iva.
Attenzione: attraverso il pulsante ‘Stampa’ è possibile ottenere una Lista dei Clienti/Fornitori con possibilità di selezione sul flag ALLEGATO IVA e/o sulla presenza e/o corretta compilazione del campo partita Iva. E’ vivamente consigliato di procedere una stampa di verifica prima di procedere con l’elaborazione degli Elenchi Clienti/Fornitori.
• Tabelle Aliquota Iva. (Tabelle > Tabelle Comuni > Aliquote Iva). L’archivio Tabella Codici Iva e’ di fondamentale importanza per la corretta compilazione degli Elenchi Clienti e Fornitore poiché fornisce le regole di assegnazione delle colonne agli importi di Imponibile/Imposta relativi ai documenti che devono essere considerati ai fini del conteggio degli Elenchi Clienti e Fornitori. In questa tabella sono stati inseriti questi 2 campi:
o Colonna Allegato Clienti, dove è necessario indicare il numero di colonna 1-2-3-4 dell’Elenco Clienti in cui inserire gli importi di Imponibile/Imposta relatIvamente al movimento Iva in esame. Di seguito alcuni esempi:
• Operazione soggetta ad Iva 20%, deve essere posta nella colonna Elenco Clienti 1, quindi indicare ‘1’ nel campo Elenco Clienti.
• Operazioni NON SOGGETTA AD IVA poiche’ NON IMPONIBILE, deve essere posta nella colonna ‘2’ quindi indicare ‘2’ nel campo Elenco Clienti.
• Operazione FUORI CAMPO dall’applicazione Iva, NON DEVE ESSERE presente nell’Elenco Clienti, quindi indicare ‘0’ nel campo Elenco Clienti.
o Colonna Allegato Fornitore, Il funzionamento e configurazione dei codici Iva ai fini della composizione dell’Elenco Fornitori e’ IDENTICO a quanto già disposto per l’Elenco Clienti, al di là del fatto che contempla una colonna (non presente nell’Elenco Clienti) relativa alle operazioni con IVA NON ESPOSTA IN FATTURA.
Figura 2. Esempio di codice Iva che SARA’ INSERITO in Elenchi Iva.
Figura 3. Esempio di codice Iva che SARA’ INSERITO in Elenchi Iva.
Figura 4. Esempio di codice Iva che NON SARA’ INSERITO Elenchi Iva.
Il ‘valore’ indicato nel campo Elenco Clienti o Elenco Fornitore indica quindi LA COLONNA DEL RECORD DI DETTAGLIO CLIENTE O RECORD DI DETTAGLIO FORNITORE (vedi sopra) IN CUI INSERIRE L’IMPORTO IMPONIBILE/IMPOSTA relativo al documento Cliente/Fornitore processato.
• Archivio Tabella (Documenti Tabelle > Documenti > Tipi documento). Nell’archivio tabella Documenti per i soli documenti ‘Fattura’ (natura documento Fattura) e’ necessario indicare quali documenti Includere/Escludere dal conteggio Elenco Clienti/Fornitori.
Figura 5. Esempio di tipo documento che sarà INSERITO in Elenchi Iva
NOTA PER AGGIORNAMENTO A 2.21 DA VERS. PRECENDENTI ALLA 2.20.
Default impostati automaticamente in fase di installazione dell’ aggiornamento G.i.o.i.a. 2.21 (solo se derivante da versioni 2.19, 2.18 o precedenti).
Per effettuare l’elaborazione degli Elenchi, è necessaria la versione 2.20 o successiva. Se l’utente dispone di una versione precedente alla 2.20, in fase di installazione dell’aggiornamento 2.21, la procedura provvede ad impostare automaticamente i seguenti default che poi, successivamente, possono essere variati dall’Utente.
• Archivio Clienti/Fornitori: Tutti i Clienti e Fornitori che hanno partita Iva compilata avranno il flag ‘ALLEGATO IVA’ impostato a ‘SI’. Le anagrafiche Clienti e Fornitori con il campo PARTITA IVA a blank (vuoto) avranno il flag ‘ALLEGATO IVA’ impostato a NO.
Attenzione: Attraverso il pulsante ‘Stampa’ è possibile ottenere una Lista dei Clienti/Fornitori con possibilità di selezione sul flag ALLEGATO IVA e/o sulla presenza e/o corretta compilazione del campo partita Iva. E’ vivamente consigliato di effettuare una stampa di verifica prima di procedere con l’elaborazione degli Elenchi Clienti/Fornitori.
• Archivio Codici Iva: Il campo Tipo Codice Iva presente nella tabella Codici Iva e’ il campo da cui derivare i corretti valori da inserire nei Campi Colonna Elenco Clienti e Colonna Elenco Fornitori. I valori di default assegnati sono riepilogati nella tabella qui di seguito:
Attenzione: La corretta impostazione dei valori di questa tabella E’ DI FONDAMENTALE IMPORTANZA per la corretta compilazione degli Elenchi Clienti e Fornitori e presuppone quindi l’ottima conoscenza della normatIva Iva e delle pratiche tecniche fiscali ad esse inerenti. Per eventuali chiarimenti sulla normatIva Iva e sull’ apposizione del flag ‘Colonna Elenco’ Vi preghiamo pertanto di contattare il Vs. consulente Fiscale di riferimento in quanto il ns. personale dedicato al servizio di Help Desk NON E’ ABILITATO a fornire indicazioni di tipo fiscale/amministrativo.
• Archivio Tabella Tipi Documenti.
Nell’archivio Tabella Tipi Documenti tutti i documenti di natura ‘FATTURA’ con la causale contabile regolarmente avvalorata avranno apposto il flag Inserisci in Allegato impostato a SI.
NOTA PER AGGIORNAMENTO A 2.21 DA VERSIONE 2.20 (o sup.)
Gli Utenti già in possesso della release 2.20 o superiore dispongono già dei database dove sono presenti i campi flag su Anagrafica Clienti/Fornitori, Tipi Documento (Inserisci in Allegato Si/No) e codici Iva (assegnazione colonne Elenchi). Pertanto durante l’installazione della nuova release 2.21 i campi flag precedentemente impostati in questi archivi saranno mantenuti tali SENZA NESSUNA MODIFICA DA PARTE DELL’AGGIORNAMENTO.
Elaborazione della procedura
La procedura per l’elaborazione degli allegati e’ stata inserita nel menu Contabilità->Operazioni di Fine Anno-> Elenchi IVA Clienti/Fornitori.
Figura 6. Quadro Dati Generali del Contribuente. Nel caso in cui il Contribuente sia persona fisica
vengono richiesti anche dati aggiuntivi come data e comune di nascita, etc…
IMPORTANTE: La procedura elabora l’Elenco per l’anno fiscale derivato dalla data di logon. Per elaborare l’anno fiscale 2007 e’ necessario loggarsi al sistema in data 31.12.2007. L’anno fiscale di riferimento e’ visualizzato SEMPRE in alto a sinistra.
Prima di proseguire con l’elaborazione e’ necessario CONTROLLARE (ed eventualmente integrare) i dati inerenti la Ragione Sociale del soggetto che deve presentare l’Elenco (Contribuente). Nel caso in cui il Contribuente corrispondesse a persona Fisica e’ necessario avvalorare a ‘F’ il campo ‘Soggetto’, quindi integrare i dati proposti con quelli mancanti (data di nascita, etc…).
Nella list box subito posta a destra del form denominata Registri Iva e’ presente l’elenco dei Registri Iva Movimentati. Il tag di ‘spunta’ indica che il registro Iva sarà elaborato dalla procedura di creazione Elenchi Iva. Per estromettere il registro Iva dalla procedura di creazione degli Elenchi Iva è necessario ‘disattivare’ il relativo tag.
NOTA: i registri Iva indicati (elaborabili) sono solo quelli stampati in via definitiva; occorre quindi che per l’anno 2007 risultino stampati in definitivo. I documenti registrati nel 2008 ma con data documento 2007 saranno inclusi nell’elaborazione elenchi 2007 salvo non siano stati registrati (nel 2008) su sezionali (serie) non utilizzate nel 2007.
Esempio: nel 2007 è stato utilizzato unico registro Iva acquisti. Nel 2008 viene invece utilizzato un registro Iva acquisti “01” ed un registro Iva acquisti “02”; se documenti, con data documento 2007, sono stati registrati nel 2008 su registro Iva acquisti “01”, questi non verrebbero inclusi in quanto appartenenti a serie registri Iva non utilizzati nel 2007 (e quindi non presenti).
Per questo motivo è consigliata la stampa definitiva anche dei registri Iva di gennaio e febbraio 2008.
NOTA: prima di avviare la procedura di calcolo, è necessario indicare altri dati necessari alla presentazione del file che devono essere riportati nel file stesso. Questi dati sono inseriti tramite il pulsante ‘Presentazione’ posto nella prima pagina del programma e oltre al percorso cartella/nome del file da creare sono richiesti i dati anagrafici dell’eventuale intermediario che effettua l’invio telematico vero e proprio.
Per la compilazione di quest’ultima parte prego riferirsi al proprio Consulente Fiscale in quanto alcuni dati (Numero Albo Iscrizione CAF sono di pertinenza specifica del proprio Consulente).
Figura 7. Dati relativi alla presentazione Telematica.
I campi “Progressivo invio telematico” e “totale invii telematici” dovranno essere valorizzati solo nel caso di invii su più file; il campo “Codice fiscale obbligato” deve essere inserito se diverso dal contribuente;
L’inserimento del campo “Codice fiscale intermediario” (nel caso di spedizione tramite consulente/Caf) abiliterà la richiesta di altri dati necessari alla presentazione:
Figura 7A – Dati richiesti se invio tramite intermediario
Il campo “Numero Iscrizione al CAF” non è obbligatorio; il campo “Impegno alla trasmissione” andrà valorizzato con “1” se l’elaborazione/calcolo è effettuata dal Contribuente oppure “2” se è effettuata dal consulente/Caf; il campo “Data di impegno” indicherà la data in cui il consulente/Caf si è impegnato alla trasmissione/invio degli elenchi.
A questo punto tramite il pulsante ‘Calcola’ e’ possibile avviare la procedura di Creazione del file Elenchi Clienti/Fornitori. L’elaborazione potrebbe impiegare alcuni minuti proporzionalmente al numero di registrazioni da elaborare ed al numero dei Clienti/Fornitori presenti in archivio.
Risultato e file di Log
Al termine della fase di conteggio la procedura produce un file dove sono riepilogate le informazioni ed eventuali segnalazioni di errori e/o situazioni da controllare:
• Codice. IVA inesistente su tabella GIOIA. L'operazione NON E' INSERITA su Elenchi Iva.
Nell’archivio primanota e’ presente una registrazione con un riferimento ‘codice Iva’ non presente in Archivio Tabella Codici Iva. La registrazione viene ignorata dall’elaborazione.
SOLUZIONE: Inserire correttamente il codice Iva nella tabella Codici Iva.
• Tipo documento inesistente su tabella GIOIA. L'operazione NON E' INSERITA su allegati Iva.
Nell’archivio PrimaNota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Tipo Documento non presente su Tabella Tipi Documento. La registrazione viene ignorata dall’elaborazione.
SOLUZIONE: Inserire correttamente il Codice Documento nella tabella Tipi Documento.
• Codice Anagrafico inesistente su archivio GIOIA. L'operazione NON E' INSERITA su allegati Iva.
Nell’archivio PrimaNota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Cliente/Fornitore non presente su Archivio Anagrafico Clienti/Fornitori. La registrazione viene ignorata dall’elaborazione.
SOLUZIONE: Inserire il Codice Cliente/Fornitore mancante nell’Archivio Clienti/Fornitori.
• Riferimento contabile dell'anagrafica non esistente su GIOIA. L'operazione NON E' INSERITA su allegati Iva.
Nell’archivio PrimaNota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Cliente/Fornitore non presente su Archivio Piano Dei Conti. La registrazione viene ignorata dall’elaborazione.
SOLUZIONE: Inserire il Codice Conto Cliente/Fornitore mancante nell’Archivio Piano dei Conti.
• Manca partita IVA su cod. anagrafico Le operazioni NON SONO INSERITE su allegati Iva.
Nell’archivio PrimaNota e’ presente una o più registrazioni con un riferimento ad un Cliente/Fornitore che ha il campo ‘Partita Iva’ vuoto. Le registrazioni sono ignorate dall’elaborazione.
SOLUZIONE: Inserire correttamente il campo ‘partita Iva’ sull’Anagrafica Cliente/Fornitore.
• La partita IVA su codice anagrafico risulta errata. L'operazione E' UGUALMENTE inserita su allegati Iva.
Nell’archivio PrimaNota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Cliente/Fornitore che ha il campo ‘Partita Iva’ errato. La registrazione e’ conteggiata (inserita) nell’Elenco Clienti/Fornitori ma prima di effettuare l’invio telematico DEFINITIVO del file e’ necessario richiedere ed inserire la corretta partita Iva sul Cliente/Fornitore.
SOLUZIONE: Inserire correttamente il campo ‘partita Iva’ sull’Anagrafica Cliente/Fornitore.
• L'operazione NON E' INSERITA in allegati IVA poiché il cod. anagrafico e' impostato come da ESCLUDERE.
Nell’archivio Prima Nota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Cliente/Fornitore che ha il campo ‘Inserisci in Allegato’ impostato a ‘N’ (NO).
Soluzione: Verificare la corretta impostazione del campo INSERISCI IN ALLEGATO presente su Anagrafica Clienti/Fornitori ed eventualmente modificare l’impostazione.
• L'operazione NON E' INSERITA in allegati IVA poiché il documento e' impostato come da ESCLUDERE
Nell’archivio Prima Nota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Tipo Documento che ha il campo ‘Inserisci in Allegato’ impostato a ‘N’ (NO).
Soluzione: Verificare la corretta impostazione del campo INSERISCI IN ALLEGATO presente su Tabella Tipi Documento ed eventualmente modificare l’impostazione.
• L’Operazione riporta un anno fiscale di registrazione diverso dall'anno di emissione documento. La registrazione E' INSERITA in Allegato.
Questo messaggio rappresenta una semplice segnalazione di controllo ed e’ riferita all’ipotetico caso di avere una registrazione relativa ad un documento emesso nell’anno precedente l’avvenuta registrazione (p.e. Anno di registrazione gennaio 2008, documento emesso – quindi datato - dicembre 2007).
Soluzione: Verificare la corretta impostazione dei campi Data Registrazione e Data Documento ed eventualmente variare.
• I riferimenti fiscali del codice anagrafico della registrazione risultano duplicati. La registrazione è INSERITA sommando i valori alle registrazioni precedenti.
Nell’archivio Prima Nota e’ presente una registrazione con un riferimento ad un Cliente/Fornitore che ha la propria partita Iva già presente nell’archivio Anagrafico con altro Codice Cliente/Fornitore. Questo ipotetico caso e’ riscontrabile in eventuali casi di ‘ricodifica’ del codice senza modifica di partita Iva (p.e. per cambio di denominazione sociale e/o altro).
Soluzione: Verificare i codici Clienti/Fornitori interessati ed assicurarsi l’effettiva congruenza e rispondenza delle partite Iva associate ai relativi codici.
• La registrazione e' prIva del record di testata e NON E' INSERITA in allegato.
Questo messaggio indica il disallineamento degli archivi di prima nota. Possibili cause e’ il malfunzionamento degli apparati hardware oppure il crash del sistema dovuto a mancanza di corrente e/o altri eventi straordinari.
Soluzione: Contattare immediatamente l’help desk Albalog Srl
Nel file generato dall’elaborazione sono presenti inoltre i totali per generali suddivisi per aliquota Iva/codice di esenzione per poter procedere ad una riconciliazione dei dati attraverso il confronto con quanto riportato nella dichiarazione Iva annuale.
IMPORTANTE: Per apportare le modifiche relative a codici Iva, clienti e fornitori, tipi documento, etc… e’ necessario rilanciare la procedura di Calcolo. L’elaborazione di Calcolo può essere effettuata più volte senza nessun limite.
Creazione del file, controllo correttezza file ed Invio telematico della procedura.
Tramite la funzione Crea File, viene creato il file contenente i dati degli Elenchi Clienti/Fornitori nella cartella definita precedentemente (vedi pulsante ‘Presentazione’ nel form principale degli Elenchi Clienti/Fornitori).
Figura 8: Creazione del file contenente i dati
A questo punto il file è generato ed è possibile procedere al controllo formale tramite le apposite procedure predisposte dall’Agenzia delle Entrate (e successivamente all’invio tramite Entratel o File Internet); nel caso provveda il proprio Consulente all’inoltro telematico, è possibile inviare al Consulente una mail con allegato il file degli Elenchi.
Figura 9: Richiesta di invio email del file contenente gli Allegati.
NOTA: il file allegato viene creato compattato in formato .zip per cui il destinatario, dovrà prima scompattare il file .zip e poi procedere al controllo del file contenuto e successivo invio tramite le apposite procedure predisposte dall’Agenzia delle Entrate. Il file da controllare e quindi da trattare per l’invio all’Agenzia delle Entrate NON è il file .zip ma il file contenuto (estensione default “.ECF”).
L’invio della email (tramite MAPI) rimane memorizzato nel client di posta utilizzato (Outlook) nella cartella della “Posta inviata”.
Al termine delle operazioni sarà possibile stampare riepilogo contenente i dati di presentazione.
Ricordiamo che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un software di controllo che consente il check formale sui dati: prima di procedere con l’invio definitivo del file ‘Elenchi Clienti/Fornitori’ è vivamente consigliato eseguire il check tramite l’utilizzo di questo software.
NOTA RELATIVA AL SOFTWARE DI CONTROLLO: il software di controllo genera un report segnalando eventuali errori che possono comportare o meno lo scarto della fornitura.
Per eventuali errori relativi ai dati dell’anagrafica (partita Iva errata) viene stampata un’indicazione del tipo:
--------------------------------
FORNITORE 000058
PROGRESSIVO 58
CODICE FISCALE
PARTITA IVA 12345678901
--------------------------------
PARTITA IVA FORNITORE - VALORE ERRATO IN FORMATO
Il codice “000058” non è il codice anagrafico (in questo caso Fornitore) utilizzato in G.i.o.i.a. ma è un numero progressivo assegnato – nel file generato– ad ogni anagrafica movimentata per cui per verificare/modificare i dati nell’anagrafica occorrerà in G.i.o.i.a. effettuare una ricerca NON per codice ma per “Partita Iva” tramite il meccanismo ALT+F7 su “Anagrafica Clienti” (o “Anagrafica Fornitori”, a seconda del caso).
Controlli e riconciliazioni
I dati che compongono gli Elenchi Clienti e Fornitori sono prelevati dall'archivio Primanota, opportunamente elaborati secondo le 'impostazioni' definite dall'Utente (inclusione/esclusione Clienti/Fornitori, Inclusione/Esclusione Tipi Documento, allocazione nella corretta colonna Elenco dei vari codici Iva,) quindi registrati in apposito file che rappresenta l'appoggio per la creazione del file Elenco vero e proprio.
Questo file e' consultabile e 'modificabile' dall'Utente ed e' disponibile accedendo al menu Allegati Iva , linguetta Clienti e/o Fornitori.
ATTENZIONE: E’ vivamente sconsigliato modificare MANUALMENTE i dati calcolati. E’ possibile invece modificare i valori delle tabelle di controllo (tabella Codici Iva) e rieffettuare l’elaborazione.
E' possibile effettuare un controllo sui dati attraverso i seguenti report:
• Stampa Elenco Clienti e Elenco Fornitori (pulsante stampa su form Allegati Iva, linguetta Clienti/Fornitori).
• Report file di log una volta terminata la procedura di elaborazione.
Le riconciliazioni dei dati vengono effettuate prendendo come riferimento la Dichiarazione Iva annuale e tenendo presente i seguenti punti:
• La dichiarazione IVA e' effettuata per DATA DI REGISTRAZIONE, mentre gli Elenchi Clienti/Fornitori sono effettuati per DATA DOCUMENTO.
• La dichiarazione IVA comprende TUTTI I CLIENTI/FORNITORI, mentre gli Elenchi Clienti/Fornitori potrebbero escluderne alcuni.
• La dichiarazione IVA prende a riferimento TUTTE LE OPERAZIONI IVA (tutti i codici Iva), negli Elenchi Clienti/Fornitori alcuni codici Iva potrebbero essere esclusi (fuori campo Iva,…)
Figura 10: Stampa elenco di controllo Elenchi Clienti/Fornitori
Riferimenti ai siti istituzionali
• Disposizioni in materia di Elenchi Clienti e Fornitori del Ministero delle Finanze
• Link alla pagina per download software di controllo
Avvertenza
Albalog Srl garantisce la correttezza formale (tracciato record) e la correttezza delle somme algebriche ai fini della corretta compilazione degli Elenchi Clienti/Fornitori ma non può garantire la correttezza delle operazioni riportate all’interno degli Elenchi in quanto l’inclusione/esclusione di eventuali Clienti/Fornitori dagli Elenchi, come la corretta imputazione delle partite Iva e la corretta disposizione dei codici Iva utilizzati e’ di pertinenza ESCLUSIVA dell’Utente trattandosi di tabelle modificabili e personalizzabile dall’Utente Finale e quindi NON GESTIBILI DIRETTAMENTE dalla nostra Società.
Specialmente per quanto concerne la composizione delle Tabella Codici Iva ed in caso di scarsa conoscenza della normatIva Iva è necessario contattare il proprio Consulente Fiscale in quanto il nostro Help Desk e’ preposto al solo supporto del programma ma non e’ abilitato (per mansione e competenza) ad un supporto di carattere tecnico fiscale.