Gesart.doc: Gestione Anagrafica Articoli
La procedura di "Gestione anagrafica articoli" permette l’inserimento, la modifica e la cancellazione degli "Articoli di Magazzino" oggetto del vostro commercio. Questi saranno codificati mediante un Codice Articolo univoco di 18 caratteri alfanumerici che può contenere tutte le lettere dell’alfabeto (indifferentemente maiuscole o minuscole), numeri, caratteri speciali (barre, punti, asterischi, ecc..), anche miscelati tra loro:
Es.:
A8712341
00009124
W/4128-AC
Sono tre codici validi.
L’assegnazione del codice articolo è una fase molto importante, visto che quel determinato articolo sarà riconosciuto per tutta la "vita operativa" mediante il codice assegnato.
Attenzione: Tramite il codice articolo è possibile pilotare anche le funzioni di ricerca o stampa: quando deciderete i criteri di codifica del magazzino tenete presente che il codice articolo, essendo un codice alfanumerico, sarà ordinato da sinistra verso destra con allineamento a sinistra, questo concetto può rimanere chiaro se il codice utilizzato è alfabetico (tutti sanno che la lettera "A" viene prima della lettera "B"), un po’ meno quando si utilizza una codifica numerica. La cifra 2 viene dopo l’1 ma anche dopo il 101, esempio:
1
101
199
2
201
così apparirebbero i codici inseriti. Se si utilizza una codifica numerica, per evitare malintesi, è sempre meglio preporre alla cifra degli zeri. Esempio:
001
002
101
199
201
La Descrizione articolo di 30+30 caratteri è la descrizione che compare alla digitazione del codice. Come vedremo più avanti non è l’unica disponibile, ma è quella principale visto che sarà visualizzata nei look-up di codice articolo e nelle stampe di magazzino. Nei documenti fiscali (ordini, bolle, fatture...) questa può essere sostituita o dalla descrizione aggiuntiva (che vedremo in seguito) o dalla descrizione articolo da listino (vedi Gestione Listini Acquisto/Vendita).
Attenzione: Questi campi accolgono sia lettere maiuscole sia minuscole, per questo in fase di ricerca alfabetica dell’articolo (vedi nozioni generali di funzionamento), le lettere minuscole saranno preposte a quelle maiuscole. Esempio:
primo codice articolo
Primo codice articolo
PRIMO CODICE ARTICOLO
Gli altri campi che compongono le informazioni di un articolo di magazzino (tutti descrittivi e facoltativi) sono:
Codice articolo Alternativo: Il codice articolo succedaneo a quello selezionato: esempio il KPX-1050 (quello selezionato) se sottoscorta, provare con il KPX-4020.
Ubicazione: L’eventuale ubicazione del pezzo all’interno del magazzino (Esempio: scaffale, corridoio, piano, cassetto....).
Categoria/ Sottocategoria Articolo: Serviranno successivamente per effettuare estrazioni statistiche. Se utilizzate (vedi Tabelle > Tabelle Azienda > Categorie/Sottocategorie Articoli) potranno funzionare da "filtro" in tutte le stampe di magazzino.
Esempio: il magazzino è composto da Ricambi (categoria RICA) e prodotti finiti (PRFI); se ad ogni codice articolo associo la sua categoria definendo se è un ricambio o un prodotto finito, potrò successivamente avere la stampa dell’inventario "parziale" dei soli ricambi oppure il fatturato dei soli prodotti finiti, così come stampare un listino separato per ognuna delle categorie utilizzate.
Categoria Fiscale: Il concetto è identico a quello sopra esposto, anche se questo campo dovrebbe essere utilizzato esclusivamente nel caso di gestione delle scorte con criterio LI.FO a categorie omogenee. Se non si rientra in questa casistica anche questo campo può servire per selezionare e suddividere meglio gli articoli all’interno del magazzino.
Unità di misura: Definita primaria, è l’unità di misura standard dell’articolo.
Esempio: possono essere "PZ" per "Pezzi", "KG" per "chili", "N." per "numero", e così via. Quando sarà utilizzata l’unità di misura primaria non sarà eseguita nessuna conversione di quantità.
Esempio: carico 3 PZ (pezzi) il magazzino mi aumenta esattamente di 3 PZ (pezzi), che saranno valorizzati a Lire n al PZ (pezzi). G.i.o.i.a. offre la possibilità di gestire anche ulteriori 2 unità di misura alternativa tramite le quali è possibile movimentare il magazzino secondo diverse unita di misura, anche se l’inventario sarà effettuato sempre in base all’unità di misura principale: Esempio: il codice articolo XYZ sarà gestito a PZ ma venduto anche a CF (confezioni) di 4 o a SC (scatole di cartone) da 12. Questa situazione su G.i.o.i.a. andrebbe gestita cosi:
Unità di misura Unità di conversione
PZ 1
CF 4
SC 12
Secondo questa tabella nel caso si acquisti 1 PZ (pezzo) il magazzino si movimenta esattamente per 1 PZ (pezzo). Nel caso si movimenti 1 CF (confezione) il magazzino si movimenta per 4 PZ (pezzi), nel terzo caso di 12 PZ (pezzi). Il discorso è identico per le vendite. Il sistema controlla che siano accettate unità di misura valide per l’articolo (ad esempio questo articolo non potrebbe essere movimentato a KG chili). Per quanto riguarda la gestione dei prezzi d’acquisto/vendita (Rif. Gestione Listini d’acquisto/vendita) al momento basta sapere che vi è la possibilità di gestire più prezzi di listino diversi per ogni unità di misura utilizzata (Esempio del caso precedente, prezzo al PEZZO Euro 10,00, a CONFEZIONE Euro 30,00 a SCATOLA Euro 80,00) oppure far fare le conversioni automatiche a G.i.o.i.a. (Esempio, Euro 10,00 a PEZZO, Euro 40,00 a confezione, Euro 120,00 a scatola).
Nella seconda pagina di questa videata sono definite oltre alle altre 2 unità di misura disponibile, anche i default di utilizzo.
Esempio: se indichiamo "2" nel campo quantità, in fase di movimentazione, G.i.o.i.a provvederà a presentare per default la seconda unità di misura così come il prezzo.
Altri campi riferiti all’unità di misura sono:
Quantità sottoscorta: Il valore minimo di giacenze (calcolato sull’unità di misura principale) oltre il quale il sistema deve avvisare del SOTTOSCORTA (per l’attivazione vedi tabella Tabelle > Automatismi > Fatturazione e Tabelle > Tabelle Azienda > Documenti > Tipi documento).
Unità di vendita (lotti): La quantità minima o multipla di vendita.
Esempio: se in questo campo definisco "5" potrò movimentare l’articolo solo con 5 PZ oppure con 10 o 25 ma mai con 3 o 7 PZ (pezzi).
Numero colli: Se impostato, il sistema provvederà a conteggiare automaticamente il numero di colli da far comparire sul Documento di Trasporto.
Esempio: inserendo in questo campo il valore 2 e vendendo 5 PZ, il sistema conteggerà 10 colli.
Codice I.V.A.: Campo obbligatorio, indica l’aliquota I.V.A. cui è assoggettato l’articolo (Tabelle > Tabelle Comuni > Tabelle aliquote I.V.A.).
Attenzione: questo campo rappresenta la "normalità’’ visto che l’assoggettamento I.V.A. può dipendere dal Cliente/Fornitore (vedi Gestione Anagrafica Clienti/Fornitori) o da listino (rif. Listini di Acquisto/Vendita).
Inventario: Campo obbligatorio, indica se l’articolo deve comparire nell’inventario oppure no. Un tipico caso di un articolo che non deve comparire in inventario è rappresentato dai SERVIZI, per cui sarà utilizzato un codice (ES. MAN) che identifica un servizio (MANODOPERA) che sarà fatturato a MM (minuti) ma che non deve figurare nell’inventario di magazzino.
I.V.A. defiscalizzata: Campo obbligatorio, indica se l’articolo è sottoposto alla gestione dello sconto defiscalizzato (attribuibile solo a determinate categorie commerciali, esempio EDITORIA).
Riferimenti contabili per Vendita/Acquisto: Il mastro/conto/sottoconto che G.i.o.i.a. provvederà a movimentare automaticamente in caso di Acquisto (non ancora implementato) o di Vendita.
Esempio:
Codice AB/4176-10 Ricambio tipo AB 010.0010.000001 Ricambi C/ Vendita
Codice 0912412-U Prodotto tipo 09 010.0011.000020 Prodotti Tipo 09 C/Vendita
Attenzione: Le modalità di aggiornamento della contabilità sono definite nella tabella Documenti (Rif. Tabelle > Tabelle Azienda > Documenti > Tipi documento, seconda pagina).
Nell’ultima pagina a disposizione troviamo due campi descrittivi e facoltativi, che sono rispettivamente:
Descrizione Aggiuntiva Articolo: Questa descrizione "multiriga" può completare la descrizione articolo di 30+30 caratteri nei casi in cui quest’ultima sia troppo stringata. Si pensi per esempio alla codifica di un Personal Computer dove, oltre alla descrizione sintetica (Es. Personal Computer Pentium 133), si desideri far stampare in fattura anche le caratteristiche tecniche (Esempio, Video Colore, 1 GB di Disco, 16 Mb di Ram, ecc..). La stampa di queste informazioni è definita dalla configurazione della modulistica (Rif. Tabelle > Tabelle Azienda > Documenti > Modulistica > Dizionario Dati).
Note: Campo facoltativo multiriga utilizzabile per inserire alcune note sull’articolo. Tale campo sarà riempito a discrezione dell’utente.
Il GIOIA non gestisce i movimenti magazzino con Serial Number indiscriminatamente su tutti gli articoli ma solo per gli articoli predisposti a tale gestione. L'utente dovr indicare puntualmente quali articoli dell'Anagrafica dovranno essere gestiti con Serial Number. Il flag di configurazione Serial Number degli articoli è visualizzato nella seconda pagina della maschera corrente.