Cos' è una Campagna?
Con Campagna si intende un'azione massiva che viene fatta su uno o più soggetti la cui Attività di apertura, o prima Attività, è uguale per tutti.
Le Campagne hanno un proprio Menù ed una gestione, basata principalmente su filtri che si incrociano, per estrapolare dati anche con molteplici richieste.
Le Campagne sono accessibili da Campagne>Definizione campagne.
Per definire questi parametri, dopo aver effettuato un nuovo inserimento, si aprirà la maschera per la Gestione della Campagna.
La maschera di Gestione della Campagna è formata da più pagine: Informazioni Base Campagna; Contatti associati alla Campagna e Lista Documenti Associati alla Campagna.
Per prima cosa ci verrà proposta la pagina Informazioni Base Campagna, che si compone di una parte descrittiva, ma che è decisiva, in quanto si sceglieranno le azioni da applicare a tutti i partecipanti della stessa.
Questa pagina è composta da alcune sezioni: *Dati di Definizione Campagna*; *Prima Azione associata alla Campagna*; *Eventuale Seconda Azione associata alla Campagna* e *Note Campagna*.
Nella sezione *Dati di Definizione Campagna* troveremo i dati identificativi della Campagna che si sta andando ad inserire. Questi dati sono:
[Codice Campagna]: E' un codice alfanumerico che serve all'Utente per identificare la Campagna;
[Descrizione Campagna]: E' la descrizione che dettaglia la Campagna;
[Stato Campagna]: La Campagna può assumere tre Stati: Programmata quando viene creata ma ancora non è stata eseguita alcuna azione; Attivata dopo aver lanciato l' esecuzione; Terminata quando si lancia la funzione di chiusura Campagna;
[Autore Campagna]: Viene impostato l'Utente con cui si è eseguito l'accesso nel programma;
[Data di Inserimento]: E' la data nella quale si sta inserendo la Campagna;
[Data Inizio Campagna]: E' la data di inizio dell'esecuzione della Campagna (di default viene inserita la data nella quale si sta inserendo la Campagna, è modificabile);
[Data Fine Campagna]: E' la data di fine della Campagna (di default viene avvalorata con la data di inizio più un mese, è modificabile);
'Segnala scadenza Campagna: Permette di ricevere un alert di avvertimento alla scadenza della Campagna.
Nella sezione *Prima Azione associata alla Campagna* troveremo i dati della prima Attività che effettueremo per iniziare la Campagna su tutti i nominativi che si andrà a selezionare. I dati richiesti per l'inserimento dell'Attività di inizio Campagna sono:
[Codice prima Attività]: è il codice con cui viene creata un'Attività ad ogni Contatto associato alla Campagna.
[Natura Attività]: Identifica la natura del codice della prima Attività;
'Notificare a Email / Fax Aziendale oppure 'Creare Attività per sede principale: Nella Notifica permette di impostare l'indirizzo e-mail o il numero di fax della sede principale del Nominativo. Nel Crea Attività permette di impostare l'Attività sulla sede principale del Nominativo (la definizione cambia a seconda della natura dell'Attività);
'Notificare a Email / Fax Contatti Interni oppure 'Creare Attività per Contatti Interni: Nella Notifica permette di impostare l'indirizzo e-mail o il numero di fax di una o più tipologie di indirizzo interno del Nominativo. Nel Crea Attività permette di impostare l'Attività su una o più tipologie di indirizzo interno del Nominativo (la definizione cambia a seconda della natura dell'Attività).
Per selzionare le Tipologie di indirizzi interni interessati, si potrà premere sull'icona con un "binocolo", accanto a questo flag;
[Oggetto]: Identifica l'oggetto che deve avere l'Attività creata dalla Campagna (di default verrà utilizzata la descrizione della Campagna);
°Testo della Campagna°: Permette di accedere al testo da inviare con la mail della campagna per poter effettuare eventuali modifiche rispetto al testo standard;
[Indirizzo Email Pubblico]: Identifica l'indirizzo e-mail che si vorrà far visualizzare alla ricezione dell'Attività da parte dei Nominativi;
[Indi. Email Nascosto]: Identifica l'indirizzo e-mail che non si vuole far visualizzare ai Nominativi alla ricezione dell'Attività;
'Ricevuta di Ritorno: Abilita o meno la possibilità di ricevere una conferma di lettura dell'Attività inviata e ricevuta dai Nominativi;
[Codice Chiusura Attività]: Permette di inserire il codice dell'esito univoco dell'Attività;
[Priorità]: Permette di indicare la priorità dell'Attività della Campagna. La priorità potrà essere: Normale (default), Alta o Bassa;
°Anteprima Email/Fax°: Permette di visualizzare l'anteprima della mail che verrà inviata ai Nominativi della Campagna.
Nota: La prima Attività è uguale per tutti mentre la seconda puo' differire per ogni Nominativo...ad esempio: per un Contatto, l' Attività di Telefonata prosegue con una Visita Standard Agente, mentre per un'altro magari con l'invio di una email o con un'altra Telefonata.
Solo per alcuni codici di apertura (documento email, fax, word...) è prevista l'impostazione del Codice seconda Attività, perchè di conseguenza alla prima azione, l' Utente puo' già sapere come poter proseguire.
In pratica, se si imposta come prima Attività un Documento Email, l'Utente potrebbe già sapere che come seconda Attività è prevista una Telefonata, perchè è così che intende impostare la propria azione commerciale.
Quindi, nella sezione *Eventuale Seconda Azione associata alla Campagna*, si potrà inserire una seconda azione correlata alla Campagna che verrà effettuata su tutti i Nominativi selezionati. I dati che possiamo definire qui all'interno sono:
[Codice seconda Attività]: Identifica il codice dell'Attività correlata alla prima;
[Natura Attività]: Identifica la natura della seconda Attività;
[Codice Chiusura Attività]: Permette di inserire il codice dell'esito univoco della seconda Attività.
Nella sezione *Note Campagna* si potranno indicare eventuali note sulla campagna, che potranno essere visualizzate all'apertura delle Attività correlate alla Campagna o all'accesso/modifica della Campagna stessa.
Una volta inserite tutte le informazioni di base, queste dovranno essere salvate altrimenti non sarà possibile accedere alla pagine successive.
A questo punto potremo associare i Nominativi ai quali è indirizzata la Campagna. Per fare ciò nella pagina Contatti associati alla Campagna abbiamo a disposizione alcuni bottoni.
Premendo il bottone °Aggiungi° si aprirà la maschera per l'impostazione dei filtri da utilizzare per ricercare tutti i Nominativi ai quali si vuole indirizzare la Campagna. Questa maschera avrà le stesse pagine della Gestione Nominativi ed in più avrà altre pagine per impostare altri filtri differenziati. Comunque in ognuna delle pagine sono inseriti i filtri per ogni campo presente nella pagina originale di provenienza.
Per impostare un filtro ci si potrà posizionare ed entrare in modifica del campo interessato al filtro. Dove ci sarà un campo dove poter impostare il tipo di filtro da applicare.
Supponiamo di dover effettuare la Campagna su tutti i Nominativi che hanno la [Località] in "FIRENZE".
Premendo °Ok° e confermando la maschera di filtro, verrà proposta la lista dei Nominativi che soddisfano i criteri di selezione (possono essere impostati più criteri). Se si hanno dei Nominativi importati da fonti esterne e che sono stati inseriti con Stato - Da Validare o se si hanno dei Nominativi Dismessi, verrà richiesto se includere o meno anche questi Nominativi nel filtro.
Di default verranno selezionati tutti i Nominativi che corrispondono ai criteri di filtro, l'Utente potrà comunque deselezionare i Nominativi sui quali non è opportuno procedere con la campagna. Confermando anche questa maschera, ritorneremo sulla pagina Contatti associati alla Campagna con i Nominativi che si è deciso e confermato di inserire.
Basterà premere °Esegui Campagna° se si vuole attuare le attività correlate. Verrà inoltre richiesto a chi assegnare tutte le attività generate dalla Campagna.
Dopo aver impostato l'operatore che dovrà eseguire le Attività, si potrà decidere se eseguire la Campagna in maniera schedulata od immediata.
Rispondendo di NO, verrà creata un'azione schedulata per la Campagna che si è scelto di non eseguire immediatamente.
Comunque su tutte le Attività verrà impostato nel campo [Campagna], l'associazione alla Campagna che l'ha generata.
Le attività generate possono essere visualizzate direttamente all'interno della Campagna, oltre che sullo specifico Nominativo.
Non avendo indicato nessun Codice di Chiusura queste Attività conserveranno lo stato Aperto in attesa che venga proseguita.
Ovviamente tale attività è presente nell'Agenda dell'Utente al quale è stata associata l'Attività , nell'esempio l'Utente 01 Capogruppo.
Se si è risposto negativamente all'esecuzione immediata della Campagna, tramite il bottone °Esecuzione Azioni Schedulate per Campagne°, sarà possibile entrare ed avviare le azioni schedulate.
Le azioni schedulate potranno essere eseguite per singola Campagna Tramite la scelta della Campagna interessata, oppure premendo -Avvia esecuzione Azioni schedulate- che le attiverà tutte (per tutte le Campagne che hanno azioni schedulate).
Tramite l'opzione -Apri Finestra Gestione Azioni Campagna-, invece, è possibile decidere per ogni singola azione quando dovrà essere schedulata.
E possiamo scegliere se °Eseguire le Azioni Selezionate con il Tag° oppure se °Schedulare le Azioni per Oggi°. E' inoltre possibile °Visionare l'Attività° sulla quale siamo posizionati.
Nella Gestione Campagne tramite il bottone °Duplica Campagna° è possibile delineare una nuova Campagna con le caratteristiche di una già creata. Premendo il pulsante si potrà indicare il [Nuovo Codice Campagna] e si potrà scegliere se duplicare anche i Nominativi ed/od i Documenti ad essa associati. Comunque, dopo la creazione della nuova Campagna, sarà sempre possibile effettuare eventuali modifiche.
Tramite il bottone °Chiusura Campagna° si porterà lo [Stato della Campagna] su Terminata, questa operazione non chiude le Attività da essa create, ma soltanto la Campagna stessa, impedendo l'inserimento di altri Nominativi o nuove Attività correlate.
