MODIFICARE I MODULI DEI PREVENTIVI CON WORD
Accedendo da Impostazioni>Gestione Documenti>Moduli Word si potranno disegnare i moduli relativi ai preventivi.
Nota: per la modifica e la stampa dei moduli è necessaria la versione di Microsoft Office Word 2003 o superiore (ad esclusione della versione ”Starter”).
Dopo aver selezionato il Modulo interessato, cliccando sul tasto sull’icona di Word nella Toolbar scegliere Apri Modulo Word Selezionato.
A questo punto ci troviamo dentro al modulo word e possiamo procedere con le modifiche.
DISEGNARE UN MODULO - Impostazione di un Dettaglio
Si consiglia, per maggior facilità nella creazione di un modulo, di attivare la visualizzazione dei segnalibri accedendo all’apposita sezione (in base alla versione di word utilizzata). I segnalibri sono identificati dal simbolo “[“ (parentesi quadra) come vedrete nelle immagini successive.
Il corpo del modulo del preventivo contiene più tabelle.
E’ necessario impostare il dettaglio sulle tabelle per indicare al software di ripetere determinate righe ogni qualvolta ci siano più informazioni da riportare.
Vediamo un esempio come da immagine seguente.
Le variabili impostate stampano la descrizione della scheda tecnica del modello macchina, l’immagine, il codice articolo, e la quantità che andremo a proporre nel preventivo.
Se non impostassimo il dettaglio e il preventivo contenesse più macchine, il software visualizzerebbe i dati di una soltanto.
La tabella sopra è composta da 5 righe
La 1^ e 5^ riga servono come separatori tra le variabili del dettaglio e il testo del documento, inoltre servono per non far visualizzare la riga di chiusura del documento ripetuta per ogni riga di dettaglio e devono sempre esser vuote.
La 2^ è la parte iniziale del dettaglio del documento ed ha impostato il Segnalibro (DETTAGLIO) rappresentato dalla parentesi quadra che prosegue fino alla 4^ riga.
Queste righe devono avere i bordi della tabella in alto e in basso con colorazione trasparente, in modo che in fase di stampa del documento non ci siano linee divisorie tra due righe di dettaglio.
Attenzione: La 1^ 2^, 4^ e 5^ riga devono obbligatoriamente utilizzare lo stesso font.
Per creare il Segnalibro sarà sufficiente selezionare ciò che si vuole ripetere.
Ovvero, selezioneremo dalla 2^ riga alla 4^.
Accedere poi alla linguetta di Word definita con la denominazione “Componenti aggiuntivi” e cliccare sull'icona “Imposta Dettaglio”.
In questo modo le variabili di stampa contenute nel segnalibro saranno ripetute per ogni articolo diverso presente sul documento di Extra Business.
Nota: Il menù “Componenti aggiuntivi” può trovarsi in una posizione diversa in base alla versione di Microsoft Word in Vostro possesso.
Le righe di Dettaglio non devono avere un’altezza “esatta”, (altezza fissa) altrimenti nel caso sia presente una descrizione/immagine/valore più lungo, non sarà completamente visualizzabile. E' consigliato, invece, impostare un’altezza fissa per le righe 1 e 5 in modo da impostare gli spazi di divisione tra la tabella e il testo.(consigliato 0,2 cm esatta).
Attenzione: I moduli Word non devono MAI essere modificati fuori dai software della Suite Extra, altrimenti perdono l’activeX e non sono più funzionanti. Quindi è obbligatorio aprirli e modificarli SEMPRE da programma come indicato.
DISEGNARE UN MODULO – Individuare il dettaglio da utilizzare
I dettagli disponibili sono i seguenti e dovranno essere selezionati a seconda di cosa si desidera riportare in quella specifica tabella.
Dovrà essere rispettando l’ordine della tabella seguente.
Se si inserisce prima il dettaglio Addebito canone base e poi Opzioni preventivo, l’addebito canone base sarà sovrascritto.
Il dettaglio Opzioni Preventivo dovrà essere sempre utilizzato e dovremo selezionare l’intero documento a partire da una o due righe sopra della prima variabile inserita, fino ad una riga sotto l’ultima variabile utilizzata.
Vedere esempio seguente:
Il dettaglio globale è alternativo all'utilizzo del dettaglio Vendita Macchina e Vendita Merce.
Utilizzerò il dettaglio globale se non mi interessa suddividere su due tabelle diverse gli articoli identificati come macchine e quelli come merce.
Vedi esempio seguente nel quale è stato impostato il dettaglio globale e sono state selezionate le righe che dovranno essere ripetute sia nel caso di proposta di un consumabile, accessorio, che di una macchina.
Il dettaglio Contratti Preventivo dovrà sempre essere impostato se quel modulo si utilizza per proporre anche un contratto e pure questo dovrà partire da una riga sopra i dati contrattuali ed arrivare ad una riga sotto.Vedi esempio seguente :
Il dettaglio contratti preventivo dovrà essere utilizzato solamente se nel modulo, per la stessa macchina, potranno essere presenti più addebiti dello stesso tipo.
Ad esempio se la stessa macchina potrà avere 2 canoni di noleggio.
Gli altri dettagli:Addebito canone Base, Quota fissa, quota variabile, quota fissa + quota variabile.
Dovranno essere utilizzati selezionando le tabelle nelle quali si desidera stampare quello specifico addebito:
Vedi esempio seguente nel quale abbiamo abbinato ad ogni tabella il proprio addebito.
Inserendo tutte le possibili tabelle nel preventivo potrò utilizzare quest’ unico modello per qualsiasi addebito immesso nel preventivo. (In rosso i segnalibri che contengono i vari addebiti).
CONOSCERE LE VARIABILI DI STAMPA DEL DIZIONARIO DATI
Le variabili identificano le informazioni che il software dovrà stampare nella posizione desiderata al momento della stampa.
Ad esempio la variabile <<ANG_RAGSOC1>> in fase di stampa conterrà l'informazione della Ragione sociale del Cliente al quale è intestato il preventivo che stiamo stampando.
Le variabili possono essere utilizzate come testo normale ai fini dell'applicazione di definizione di font o colorazioni particolari. In modo che l'informazione stampata successivamente dal software, abbia la formattazione desiderata.
Eventuali informazioni non presenti sul modulo standard possono essere aggiunte dall'Utente tramite l'inserimento di una nuova variabile. Per conoscere le variabili che sono possibile aggiungere è sufficiente cliccare sulla linguetta "Componenti aggiuntivi" premendo l'icona "Dizionario Dati".
Attraverso questo pulsante si aprirà un elenco di campi che è possibile aggiungere al modulo, semplicemente posizionandosi nel punto dove si vuole inserire l'informazione e facendo doppio clic sulla variabile interessata.
Ad esempio facendo doppio clic su “Email (ANG_EMAIL)” aggiungerò automaticamente la variabile <<@ANG_EMAIL>> che stamperà poi l’indirizzo E-mail sul modulo.
E’ possibile ricercare la variabile selezionando il gruppo desiderato
Selezionando ad esempio il gruppo “Anagrafica Contatti” troverò le variabili che rappresentano i campi dell’anagrafica.
Selezionando Variabili o funzioni potrò far stampare la data e l’ora del documento o ad esempio il protocollo progressivo.
IMPORTARE UN MODULO WORD
Per importare un modulo word preesistente è necessario accedere ad Extra CRM>Impostazioni>Gestione Documenti>Moduli Word. Creare un nuovo modulo tramite il bottone °Inserimento° e, dopo aver definito un codice, una descrizione ed il Codice del modello, verrà richiesto all'Utente di ricercare il modulo di stampa personalizzato.
I moduli standard che Albalog srl fornisce all'installazione si trovano ad esempio nel percorso \\server\...\Extra\Extracrm\db\sys\moduli\.
