La Gestione Preventivi è il succo dell'attività di vendita di un commerciale, da questa sezione è possibile consultare/modificare i Preventivi emessi sui Nominativi e si potrà vedere lo stato di avanzamento del Preventivo.
I Preventivi Testata Dettaglio hanno la particolarità che inserendo al loro interno il dettaglio delle macchine che si vuole vendere ed il relativo contratto abbinato, questi potranno essere trasferiti negli altri applicativi della Suite Extra in maniera automatica.
Sarà quindi possibile creare in Business un documento di tipo Ordine compilato automaticamente con il dettaglio del Preventivo e successivamente all'evasione dell'Ordine in Bolla con l'indicazione delle matricole per le righe di Vendita Macchina, sarà possibile in Service creare automaticamente il contratto, precompilato con i dati inseriti nel Preventivo di CRM (Il modulo dei Preventivi Testata Dettaglio è un modulo aggiuntivo del software Extra CRM. Per informazioni sull'acquisto dei moduli aggiuntivi di Extra ci contatti sul sito www.albalog.it).
La Gestione Preventivi si presenta con la possibilità di navigazione su due pagine Gestione Preventivi e Filtro Avanzato.
La pagina Gestione Preventivi servirà per poter controllare i preventivi da validare, i preventivi validati ed i preventivi rifiutati, mentre la pagina del Filtro Avanzato servirà per poter impostare dei filtri per la pagina Gestione Preventivi, in modo da visualizzare solo quelli effettuati su di un Nominativo oppure solo quelli assegnati all'Utente corrente di accesso a CRM. All'apertura della maschera saranno impostati di default i filtri sull'Operatore di inserimento del Preventivo e sull'Operatore di Assegnazione del Preventivo (quindi sarà possibile visualizzare solo i preventivi creati ed assegnati all'Operatore corrente di accesso a CRM).
VALIDAZIONE DEL PREVENTIVO
Per far si che il Preventivo sia stato accettato dal Nominativo (nel caso di Prospect si dovrà prima convertirlo in User) si dovrà entrare in modifica del preventivo interessato e dovremo definire lo [Stato] del preventivo su "Validato".
Alla conferma della modifica verrà richiesto quali delle Opzioni proposte sono state accettate.
Se si erano inseriti più contratti per la stessa Opzione si dovrà definire quale è il contratto da abbinare all'Opzione specifica.
Dopodiché, confermando anche la maschera di selezione delle Opzioni...
...verrà richiesto di se si vuole abilitare la gestione del preventivo in Extra Business.
Confermando la richiesta si avrà la possibilità di inviare una mail informativa all'Utente amministrativo che si occupa di caricare gli ordini in Business (l'indirizzo mail di notifica in Extra CRM, si trova in Impostazioni>Parametri Applicativo>Parametri Aziendali Applicativo, nella pagina Gestione Preventivi si dovrà valorizzare il campo [Destinatario e-mail preventivo validato]).
Scegliendo o meno di inviare la mail, all'interno di Extra Business sarà possibile importare il dettaglio del preventivo appena validato.
In Business verranno riportati i codici articolo selezionati nel dettaglio con le stesse scontistiche e condizioni riportate nel preventivo di CRM.
Nella pagina del Riepilogo del preventivo troveremo il dettaglio delle Opzioni validate.
IMPORTAZIONE PREVENTIVO IN BUSINESS CON CREAZIONE ORDINE
Entrando in Extra Business si potrà scegliere il preventivo da importare. Per visualizzare i preventivi di CRM che possono essere inseriti come ordini in Business bisognerà andare sulla voce di menù Vendite>Documenti>Gestione Preventivi CRM.
Apparirà la maschera della Gestione dei preventivi CRM dove troveremo due sezioni *Preventivi validati* e *Crea ordine...*.
Nella sezione *Preventivi validati* troveremo la lista dei preventivi con specificato il protocollo e numero del preventivo, nonché i riferimenti del Cliente ed il totale del documento. La colonna del semaforo può avere delle colorazioni diverse: Verde nel caso in cui tutti gli articoli sono presenti nell'Anagrafica Articolo e Rosso nel caso in cui alcuni o tutti gli articoli sono stati prelevati da un listino esterno.
Entrambe le tipologie di colorazione sono importabili in Business, la differenza per i preventivi di colorazione Rossa è che verranno caricati a sistema gli articoli non presenti in Anagrafica, prima dell'importazione del documento.
La sezione *Crea ordine...* ci sono le impostazioni da utilizzare per creare l'ordine in Business e l'ordinamento per visualizzare i preventivi nella sezione *Preventivi validati*. Nei campi potremo indicare:
[Tipo ordine da creare]: E' il tipo documento ordine che verrà utilizzato per la creazione del preventivo di CRM in Business.
[Data]: E' la data nella quale viene creato il documento ordine in Business (di default è valorizzato con la data odierna di sistema).
[Visualizza]:Permette di selezionare il tipo di ordinamento per la visualizzazione dei preventivi nella sezione *Preventivi validati*. Gli ordinamenti possibili sono: Preventivi da creare l'ordine (i preventivi validati a cui non è correlato un ordine di Business); Preventivi con ordine creato (i preventivi validati a cui sono correlati dei documenti di Business ma che hanno dei contratti da importare in Service) o Tutto (permette di visualizzare entrambe le categorie insieme nella sezione *Preventivi validati*).
Selezionando il preventivo interessato e premendo il bottone °Crea Ordine°, verrà creato in Business l'ordine relativo al preventivo selezionato sul tipo documento indicato e nella data indicata.
Verrà richiesto la conferma all'effettuazione dell'operazione ed in caso di risposta affermativa, verrà mostrato il dettaglio degli articoli che verranno importati.
Alla conferma del dettaglio dell'ordine da creare seguirà il messaggio di avvertimento dell'avvenuta creazione del documento in Business.
Nel caso in cui i preventivi abbiano dei codici articolo non presenti a sistema (importati da un listino esterno), prima della visualizzazione del dettaglio del documento verrà proposta all'Utente la maschera per la creazione automatica di tutti le Anagrafiche per gli articoli non presenti riscontrati nel preventivo.
Questa maschera è suddivisa in sezioni *Categorie, sottocategorie merceologiche e categorie fiscali articoli esterni* e *Articoli esterni da importare*.
La sezione *Categorie, sottocategorie merceologiche e categorie fiscali articoli esterni* servirà per definire nell'Anagrafica Articolo i campi [Categoria Merceologica]; [Sottocategoria merceologica] e [Categoria Fiscale] nel caso in cui non esistano a sistema. Entrando in modifica della riga interessata è comunque possibile cambiare le categorie del listino esterno con delle categorie interne già caricate a sistema.
La sezione *Articoli esterni da importare* permette di visualizzare gli articoli non presenti nell'Anagrafica Articoli di Business con relativa Descrizione ed eventuale Descrizione aggiuntiva.
Dopo aver confermato le anagrafiche articoli da creare, si presenterà la maschera di del dettaglio degli articoli da importare nel documento di Business con evidenziati in rosso i record di dettaglio provenienti da listino esterno.
Alla conferma per tutti gli articoli da creare l'Anagrafica verrà proposta la maschera di inserimento Articolo prevalorizzata con i dati sin qui acquisiti. Dopodiché verrà generato il documento.
EVASIONE DOCUMENTO DA ORDINE A BOLLA ED INSERIMENTO MATRICOLA
Quando la merce fisicamente sarà disponibile per il trasporto verso il cliente finale, sarà possibile Evadere il documento Ordine in un documento Bolla di vendita.
Alla conferma dell'evasione verranno mostrati tutti gli articoli che si sta andando ad erogare.
Nel caso gli Articoli definiti come Macchina abbiano attiva la gestione del Serial Number (Modulo aggiuntivo per tracciare lo spostamento delle matricole dai movimenti di magazzino. Per informazioni sull'acquisto dei moduli aggiuntivi di Extra ci contatti sul sito www.albalog.it) bisognerà indicarlo altrimenti non sarà possibile evadere le righe di dettaglio a loro riferite.
Nel caso in cui invece non si ha attiva la gestione del Serial Number, per creare le matricole in Service, bisognerà entrare nel nuovo documento bolla appena evaso e bisognerà attivare la maschera per l'indicazione dei *Dati della matricola*.
In entrambi i casi le matricole saranno fisicamente create in Service solo alla stampa del documento bolla.
Confermando la stampa di questo documento si avrà la possibilità di inviare una mail informativa all'Utente amministrativo che si occupa di caricare i Contratti in Service (l'indirizzo mail di notifica di questa operazione in Extra Business, si trova in Impostazioni>Automatismi>Magazzino, si dovrà valorizzare il campo [E-mail preventivo in Service]). Scegliendo o meno di inviare la mail, all'interno di Extra Service sarà possibile importare i contratti delle matricole presenti nel documento appena stampato.
IMPORTAZIONE CONTRATTO IN SERVICE
A questo punto, che abbiamo le matricole caricate in Service, potremo importare i contratti inseriti nel preventivo di CRM sulle relative matricole. Per effettuare questa operazione si dovrà andare su Procedure>Contratti>Crea Contratti da Preventivi CRM.
Apparirà la maschera per la gestione dei contratti da preventivo CRM e selezionando le righe di preventivo interessate all'inserimento del contratto, si potrà premere il bottone °Crea contratti°.
Dopo aver premuto il bottone apparirà un riepilogo dei contratti che si sta per andare a inserire, con indicata la tipologia contrattuale ed il riferimento all'Opzione di appartenenza nel preventivo di CRM.
Confermando l'avvertimento, si presenteranno in successione tutte le maschere per l'inserimento dei vari contratti in Service.
In fase di creazione, si potrà sempre avere sottocchio i riferimenti al Preventivo di appartenenza che verranno riportati solo in questa fase nell'intestazione della maschera.
Dopo aver completato l'inserimento di tutti i contratti del preventivo visualizzeremo un messaggio di conclusione della procedura.