Per importare dei Nominativi in Extra CRM, ci si potrà posizionare su Servizio>Importazione Nominativi.
Questa funzione permette di importare banche dati con Nominativi provenienti da fonti esterne quali: Pagine Gialle, Kompass, etc...
Per effettuare l'operazione bisognerà premere il bottone °Nuova Importazione° o fare nuovo inserimento nella tabella *Lista Provenienza / Importazione Contatti*, per creare un nuovo modello di importazione dei nominativi.
In questo modo si aprirà la maschera con definite le impostazioni di importazione. La maschera si presenterà suddivisa in più sezioni *Note per l'importazione Nominativi da File Excel* e *I Record importati sono dei contatti Interni?*
Come specificato nella sezione *Note per l'importazione Nominativi da File Excel*, l'importazione viene effettuata compilando un file Excel scaricabile premendo il bottone °Cliccare qui per scaricare il tracciato del file Excel fornito da Albalog°. Di questo file bisognerà rispettarne l'ordine delle colonne e le specifiche richieste, altrimenti i dati non verranno letti correttamente dalla procedura.
All'interno del file Excel troverete il tracciato delle colonne da compilare per avviare l'importazione ed un foglio di lavoro con la descrizione del contenuto e dei dati tecnici di ciascuna colonna.
Per importare un nuovo Prospect ed altri Contatti relativi allo stesso, bisognerà inserire i dati dei contatti nei record successivi rispetto al primo Contatto Principale di riferimento, che sarà inserito come Prospect.
Esempio: CLIENTE1 - Sig. Mario Rossi - 055/4312881 (principale)
CLIENTE1 - Sig.ra Roberta Verdi - 055/4312882 (contatto)
CLIENTE1 - Sig. Andrea Bianchi - 055/4312883 (contatto)
Nella sezione *I Record importati sono dei contatti Interni?* bisognerà indicare se, dai record del file Excel che andremo ad importare, creare solo dei Contatti Interni oppure se creare i nuovi Nominativi con i relativi contatti interni.
Scegliendo 'Nominativi e Contatti Interni la procedura creerà per il primo record trovato nel file di importazione, un nuovo Prospect nell'Anagrafica Nominativi. Mentre per i successivi record, relativi alla solita Ragione Sociale, la procedura li caricherà come Contatti Interni nel nuovo Prospect appena generato.
Scegliendo 'Contatti Interni, invece, la procedura creerà per il primo record trovato nel file di importazione, un nuovo Prospect nell'Anagrafica Nominativi ed in più un Contatto Interno. Per i successivi record con la solita Ragione Sociale, la procedura caricherà comunque altri Contatti Interni oltre al primo.
Dopo aver compilato il file di Excel ed aver specificato la tipologia di inserimento dei Nominativi, in Extra CRM si potrà confermare la selezione. A questo punto si aprirà la maschera per definire la provenienza dei nominativi che stiamo per andare ad importare, dove indicheremo anche il percorso nel quale è ubicato il file Excel da importare.
I campi che dovremo definire sono:
[Provenienza]: E' il codice identificativo per la provenienza dei dati che si sta per importare.
[Descrizione Provenienza]: E' la descrizione della provenienza dei dati che si sta per importare.
[Codice Operatore]: E' il codice dell'Operatore che sta effettuando l'inserimento dei nominativi in Extra CRM.
[Tipo link]: E' la tipologia di importazione.
[File Excel da Importare]: Identifica il percorso nel quale si trova il file da importare. Il percorso è selezionabile dall'icona del binocolo accanto a questo campo.
La procedura proseguirà creando una tabella temporanea...
...dopodiché verranno proposti i totali per i Nominativi e per i Contatti Interni trovati, e verrà richiesto se procedere con l'inserimento dei dati rilevati in Extra CRM.
Se si deciderà di proseguire, allora partirà la reale procedura di importazione dati.
Attenzione: L'importazione potrebbe richiedere diverso tempo di attesa da parte dell'Utente, rispetto alla mole di dati inseriti nel file da importare e per il controllo del riscontro di eventuali congruenze con i Nominativi già presenti in Extra CRM.
I parametri adibiti al controllo dei Nominativi già presenti in Extra CRM sono impostati in Impostazioni>Parametri Applicativo>Parametri Aziendali Applicativo, nella pagina Parametri Anagrafici, nella sezione *Lista Campi su cui fare controllo di Nominativi duplicati*.
Nell'esempio i campi su cui vengono effettuati i controlli sono la Partita IVA; la Ragione Sociale; il Telefono; il Cellulare; il Codice ISO ed il Codice Fiscale. Se uno di questi campi risulta compilato con i dati già presenti in Extra CRM, la procedura di importazione dei nominativi mostrerà il seguente messaggio.
Al messaggio si potrà rispondere:
°Abbandonare l'inserimento°: permette di non inserire questo specifico nominativo riscontrato, verrà riproposto l'avvertimento al successivo nominativo riscontrato come duplicato;
°Registrare il Nominativo°: Crea il Nominativo anche se è già presente nel database di Extra CRM;
°Sovrascrivere i dati°: Permette di sovrascrivere i nuovi dati del Nominativo su quelli presenti in archivio;
°Ins./Sovrascriv. tutti senza controlli°: Inserisce tutti i Nominativi trovati nel file, ignorando i controlli di duplicità;
°Uscire dalla routine°: Interrompe l'importazione dei Nominativi.
Alla conclusione della procedura si otterrà un messaggio di avvertimento.
I nuovi record inseriti nell'Anagrafica dei Nominativi, saranno contraddistinti dai riferimenti d'importazione. Questi riferimenti si trovano sul singolo Nominativo nella pagina Note nella sezione *Dati importazione Nominativo*.
