E' possibile definire e gestire degli interventi programmati al momento della stipulazione del contratto.
CREAZIONE DEL CONTRATTO
Non è necessario creare un’apposita tipologia di contratto per gestire delle visite programmate. Nel caso se ne voglia utilizzare una apposita (potrebbe essere poi utile a livello statistico/liste di controllo poter tenere divisi questi contratti dagli altri) occorrerà crearla (vedi capitolo Tabelle>Tabelle Applicazione>Tabella Tipologie Contratti).
Per inserire un contratto con visite programmate occorrerà posizionarsi su Procedure>Contratti>Archivio Contratti oppure Procedure>Archivio Matricole.
Riferendosi a quanto indicato nel capitolo per l'Inserimento di un nuovo contratto da Archivio Contratti o da Archivio Matricole, per attivare la gestione delle visite programmate, nella sezione *Visite programmate* della maschera del Periodo del contratto, bisognerà apporre il flag sulla voce 'Gestione visite programmate.
I parametri che potremo indicare per la gestione delle visite programmate sono:
'Posticipate / 'Anticipate: Impostando il flag su 'Anticipate, la data di scadenza visita sarà ad inizio periodo mentre impostando il flag su 'Posticipate sarà a fine periodo.
[Mesi tra 2 visite]: Indica il numero di mesi che deve intercorrere tra una visita programmata e l’altra. Il numero di mesi non può essere inferiore o uguale a 0 oppure superiore al numero dei mesi che compongono la durata totale del contratto; in questi casi nello Scadenziario non verrà generata nessuna visita programmata. E' comunque possibile inserire manualmente le Visite programmate all'interno dello Scadenzario.
[Giorno fisso]: Nel caso si desideri impostare un determinato giorno fisso per la scadenza delle visite programmate è possibile indicarlo all'interno di questo campo (per esempio, impostando come giorno fisso = 10, tutte le visite programmate del contratto avranno come data scadenza il 10 del mese).
[GG check]: E' possibile, in fase di inserimento chiamata tecnica, verificare automaticamente se nell’arco del numero dei giorni specificati (precedenti o antecedenti alla data di inserimento) esista la scadenza di una visita programmata e, nel caso, includere nella richiesta di intervento anche la visita programmata: nel motivo della chiamata verrà riportato automaticamente il riferimento alla visita programmata, oltre che all’intervento richiesto, e la visita verrà considerata effettuata.
Esempio: se viene indicato come giorni di controllo 5, quando viene inserita una chiamata – per esempio il 5 maggio – viene controllato che tra il 30/04 ed 10/05 esista o meno una visita programmata per quella matricola; se esiste al momento dell’inserimento chiamata verrà incluso (nel motivo) anche la visita programmata.
Dopo aver indicato e confermato questi parametri ed aver definito i dati all'interno degli Addebiti correlati al contratto, sarà possibile Calcolare lo Scadenziario di fatturazione, nel quale potremo visualizzare le visite programmate.
STAMPA DELLE VISITE PROGRAMMATE
Per effettuare una lista delle scadenze delle visite programmate, occorre posizionarsi su Procedure>Gestione visite programmate,
selezionare il [Tipo Procedura] su "Stampa Lista Visite Programmate" e scegliere il periodo interessato (eventualmente si possono applicare anche altri filtri, ad esempio per Modello, Tipologia Contratto, ecc…).
Attivando l'opzione 'Salta pagina cambio gruppo, permettere di effettuare un salto pagina ad ogni cambio di Cliente oppure di Data di scadenza della visita, a seconda dell’ordinamento scelto nel campo [Ordina per].
CREARE LE CHIAMATE DALLO SCADENZARIO DELLE VISITE PROGRAMMATE
Per creare le chiamate per le scadenze delle visite programmate, bisogna utilizzare, sempre all'interno di Procedure>Gestione visite programmate, il [Tipo Procedura] uguale a "Crea Chiamate da Scadenze".
Dopo aver applicato i filtri per selezionare le visite interessate, nella sezione *SelezioneVisite*, potremo decidere le opzioni per creare le Chiamate.
Tramite il campo [Crea] potremo scegliere in che data inserire le Chiamate nella Gestione Chiamate. Scegliendo [Crea] "Le chiamate in data scadenza visita", le chiamate verranno inserite con la stessa data nella quale sono presenti all'interno dello scadenziario. Scegliendo [Crea] "Tutte le chiamate nella stessa data" le chiamate verranno inserite tutte con la data odierna nella quale stiamo effettuando l'operazione.
Attivando il flag 'Assegna Tecnico della Matricola le chiamate generate avranno assegnato automaticamente il tecnico di default impostato sulla Zona della Matricola e le chiamate saranno inserite automaticamente in stato "E".
All'interno del campo [Tipo chiamata] verrà impostato il tipo chiamata che si vuole utilizzare da inserire nelle chiamate che verranno generate dalla procedura. Questo campo può essere prevalorizzato impostando il campo [Tipo chiamata Vis. Pro.] all'interno delle Tabelle>Parametri applicazione nella pagina Parametri(1).
Dopo la conferma della selezione e delle opzioni interessate, comparirà una maschera con l’elenco delle scadenze delle visite programmate rilevate, delle quali creare una Chiamata. Apponendo il tag accanto alla scadenza interessata e la successiva pressione del bottone °Crea Chiamate° permetteranno la creazione delle chiamate nella Gestione Chiamate.
Quando le chiamate vengono create dalle visite programmate, sarà possibile direttamente in questa fase, di stampare i cedolini delle chiamate di intervento generate ed in più sarà possibile stampare un file riepilogativo con tutte le chiamate generate.
Quando una chiamata viene creata, viene memorizzato nei dati della visita programmata il riferimento al cedolino e, quindi, la scadenza viene considerata come chiusa.
INSERIMENTO DI UNA CHIAMATA COLLEGATA AD UNA VISITA PROGRAMMATA
In fase di inserimento di una nuova chiamata dalla Gestione Chiamate, al momento che viene inserita una chiamata su una matricola viene effettuato il controllo che nell’arco dei giorni dichiarati esista o meno una scadenza di visita programmata per la solita matricola nel range di tempo impostato all'interno del contratto nel campo [GG check]. Nel caso esista, verrà visualizzato un messaggio del tipo: "Considerare la presente chiamata come visita programmata del gg/mm/aaaa?". Rispondendo "Si", oltre alla richiesta di intervento, verrà collegata alla chiamata anche la scadenza della visita programmata per cui verrà considerata come eseguita la visita programmata oltre che, naturalmente, la normale chiamata/intervento.
Nel caso poi venga cancellata la chiamata oppure venga cancellata la chiamata generata direttamente della visite programmate, la visita programmata collegata verrà ripristinata come da effettuare.
CHIUSURA DI UN INTERVENTO RELATIVO A VISITA PROGRAMMATA
Al momento che viene chiuso un intervento relativo di una visita programmata, se la data dell’intervento non coincide con la data di scadenza della visita, comparirà un messaggio con la richiesta di effettuare o meno il conteggio delle successive scadenze rispetto alla chiusura intervento.
Esempio: Scadenza visita programmata: 30.04.2010
Data intervento: 27.04.2010
Visita: una ogni 12 mesi
Dopo aver confermato la chiusura, verrà visualizzato un messaggio del tipo: "Ricalcolare le scadenze delle visite programmate ripartendo dal giorno 27.04.2010 ?". Rispondendo "Si" verranno ricalcolate le successive scadenze secondo la periodicità inserita nel contratto - che nell’esempio è di 12 mesi.