Per stampare le cartoline di rilevazione delle copie ai fini delle scadenze contrattuali, si dovrà accedere ad Extra Service>Procedure>Rilevazioni>Rilevazioni da Effettuare e tramite il bottone °Liste°, si potrà selezionare l'opzione -Stampa cartoline-.
A questo punto si potrà procedere alla selezione delle cartoline da stampare, tramite la maschera di filtro.
Il campo [Criterio di selezione Rilevazioni] consente di filtrare il tipo di richiesta rilevazione impostato sulla matricola di ogni singola macchina.
Ad esempio selezionando -Inoltro cartolina via E-mail-, saranno selezionate le sole matricole che hanno quel tipo di impostazione profilata sulla matricola nella pagina Rilevazioni/Note.
Mentre il flag ‘Raggruppa Cartoline di Rilevazione è utile per effettuare l'invio di un singolo allegato, nel caso in cui il numero fax o l’indirizzo email utilizzato sia lo stesso.
Per poter quindi effettuare l’invio utilizzando un criterio di selezione rilevazioni, sarà necessario aver preventivamente compilato l’apposito campo che identifica la tipologia di invio all'interno delle matricole.
Per controllare o personalizzare questa impostazione si potrà accedere al menù Procedure>Archivio Matricole ed all’interno della matricola entrare nella pagina Rilevazioni/Note. Qui, si troverà il campo [Modalità di rilevazione] che potrà essere compilato con la modalità preferita dal Dealer per questa specifica matricola.
Se la modalità di rilevazione viene impostata su -Inoltro cartolina via E-Mail- o -Inoltro cartolina via Fax-, l’indirizzo email o il numero di fax dovranno essere compilati nel campo sottostante che si aprirà. Questi campi potranno essere stati prevalorizzati dal programma al momento dell'inserimento della matricola a sistema e sarebbero stati inseriti rispetto a quanto indicato sull'Anagrafica del Cliente.
Quindi, per fare in modo che il programma invii una mail unico per ogni indirizzo mail uguale, si dovrà attivare il flag 'Raggruppa cartoline e bisognerà impostare un filtro per la modalità di rilevazione -Invio tramite e-mail-, in modo da inviare raggruppate le mail che hanno impostato lo stesso indirizzo e mandare delle mail separate per indirizzi mail diversi, sempre raggruppati tra loro (stesso discorso per l'invio dei fax).
Per effettuare invece un invio distinto per ogni matricola, basterà togliere il flag 'Raggruppa cartoline.
Se si desidera inviare tutte le cartoline per email, senza distinzione per la [Modalità di rilevazione] impostata sulla matricola, basterà impostare il criterio della stampa su -Tutto- e scegliere comunque l'invio tramite email ma utilizzando l'indirizzo impostato sull'Anagrafica del Cliente e non utilizzando lo specifico impostato sulla matricola.
Una volta aver eseguito le varie tipologie di invio delle cartoline di rilevazione, a seconda di come è stato effettuato l'ultimo invio, si visualizzerà un'icona diversa in corrispondenza della singola riga di dettaglio della rilevazione nella Gestione rilevazioni da effettuare.
Le icone possibili a seconda degli invii sono:
Stampante: Identifica le cartoline di rilevazione
stampate su carta.
Busta con freccia: Identifica le cartoline
inviate tramite e-mail.
Fax: Identifica le cartoline inviate tramite
fax.
Foglio con freccia verde in alto: Identifica
le rilevazioni pubblicate su SatWeb Portal ai fini della telerilevazione
da web.
Se una rilevazione ha impostato come modalità di invio della cartolina, l'invio tramite e-mail, ma poi viene effettuata la stampa cartacea della cartolina, l'icona che apparirà in corrispondenza della scadenza di rilevazione sarà l'icona della stampante.
Stesso discorso per le rilevazioni pubblicate su web, se in un primo momento si è pubblicata la rilevazione su web e poi viene inviata una cartolina via e-mail, la specifica rilevazione resterà pubblicata su web, ma all'interno della Gestione Rilevazioni, in corrispondenza della scadenza in questione si visualizzerà l'icona della busta per indicare che l'ultimo invio è avvenuto a mezzo e-mail.