Per poter effettuare la procedura di Rinnovo dei Contratti bisognerà recarsi in Procedure>Contratti>Rinnovo Contratti., dopodiché verrà visualizzata la maschera per selezionare i contratti da rinnovare.
Tramite i bottoni °Seleziona°/°Deseleziona° è possibile scegliere i contratti da rinnovare; il bottone °Note° permette di visualizzare le note presenti su di un contratto.
La maschera per il Rinnovo dei contratti è organizzata in più sezioni. Nella sezione *Visualizza solo contratti...* sarà possibile applicare dei filtri per la visualizzazione dei contratti passibili di rinnovo, nella tabella della sezione *Contratti*. I filtri applicabili sono:
[Cliente]: Permette di visualizzare i contratti passibili di rinnovo del cliente selezionato.
[Tipologia contratto]: Permette di visualizzare solo i contratti passibili di rinnovo di una specifica tipologia di contratto.
[Data scadenza dal]; [al]: Permette di visualizzare solo i contratti che possono essere rinnovati e che hanno la scadenza compresa in un preciso range di date.
[Rinnovo]: Permette di visualizzare solo i contratti scaduti ma non dismessi con il flag Rinnovo automatico attivo oppure con il flag Rinnovo automatico non attivo oppure entrambi i tipi.
Dalla sezione *Incrementi % ISTAT* sarà possibile indicare le percentuali di incremento per l'adeguamento prezzi su rinnovo per gli addebiti di [Canone base], [Quota fissa] e [Quota variabile]. L'incremento qui indicato verrà inserito nei rispettivi campi della tabella *Contratti*, alla selezione del contratto da rinnovare.
Le tre percentuali indicate possono essere diverse tra loro e possono essere modificate sul singolo contratto, una volta che lo abbiamo selezionato.
Nella sezione *Contratti*, apponendo il flag in corrispondenza del contratto, potremo rinnovare i contratti presenti nella tabella.
I record con i contratti possono avere una diversa colorazione a seconda se sono rinnovabili (colore nero); se hanno delle note presenti nell'Anagrafica del Cliente o sul Contratto (colore verde); se hanno l'Anagrafica del Cliente Bloccata (colore rosso).
Se abbiamo indicato delle percentuali di incremento, verranno riportate nei contratti selezionati nelle colonne "%CB"; "%QF" e "%QV".
Per rinnovare i contratti adeguando gli importi dell’aumento Istat, occorre inserire la percentuale di aumento nella sezione *Incrementi % ISTAT* prima ancora di selezionare i contratti da rinnovare. Nel caso in cui venga indicata la percentuale di aumento Istat dopo aver selezionato i contratti da rinnovare, questi saranno rinnovati ma non adeguati alla percentuale immessa; tale procedura serve a impostare percentuali differenti nell'ambito della solita operazione di rinnovo.
Verranno adeguati solo i contratti che nella testata del contratto hanno attivi i flag 'Rinnova contratto e 'Adeg. prezzi su rinnovo.
Nel caso in cui al momento del rinnovo non sia possibile effettuare anche l’adeguamento, questo sarà effettuabile successivamente dalla voce Servizio>Adeguamento annuale Istat.
In ogni caso l’operazione di adeguamento sarà valida:
in fase di rinnovo solo per quei contratti che hanno attiva l’opzione 'Adeg. prezzi su rinnovo, nella testata del contratto;
dal menù Servizio per i periodi che al loro interno hanno attiva l’opzione dell'*Adeguamento ISTAT*.
Nella sezione *Matricole del contratto* potremo visualizzare le matricole presenti nel contratto sul quale si è posizionati nella tabella *Contratti*.
Nel caso occorra modificare manualmente un contratto (ad esempio un contratto scaduto di € 500,00 deve essere rinnovato per € 650,00), è sufficiente entrare in modifica sul contratto selezionato per il rinnovo (flag attivo in corrispondenza del contratto) ed attivare l'opzione 'Modifica manuale: al momento che verrà confermata la procedura di esecuzione rinnovo, per quel contratto sarà possibile modificare tutti i dati.
Nel caso il contratto abbia delle condizioni particolari di rinnovo, modificando i dati per il rinnovo si potrà impostare delle percentuali di incremento differenti e delle nuove date dalle/alle quali far rinnovare il contratto, oltre che permettere delle modifiche manuali al rinnovo del contratto stesso.
Il rinnovo di un contratto può avvenire con due modalità: tramite l'invio di una proposta di contratto a scadenza e l'eventuale accettazione della stessa oppure il contratto viene tacitamente rinnovato a scadenza per un periodo di "x" mesi (rispetto a quanti mesi di rinnovo abbiamo indicato nel contratto).
Le due operazioni le potremo scegliere nella sezione *Tipo operazione*
e, apponendo il flag su 'Rinnovo contratti si rinnoverà il contratto tacitamente, mentre apponendo il flag su 'Creazione proposta verrà creata una proposta di contratto.
Creando una proposta di contratto, si potrà riportare le stesse condizioni della scontistica particolare dei materiali del contratto di origine. Per fare ciò si potrà apporre il flag 'Riporta condizioni Cons/Ric, dopo aver selezionato la Proposta di contratto.
Nella sezione *Generazione scadenze fatt. / rilev.* si può indicare la data dalla quale creare le scadenze di fatturazione e le rilevazioni all'interno dello Scadenziario del Contratto per i contratti che stiamo per rinnovare. In automatico il valore impostato è relativo all'inizio del mese corrente.
Esempio: un contratto 01/01/2010 - 31/12/2010 con una scadenza di fatturazione al 01/01/2010 per il primo semestre ed una al 01/07/2010 per il secondo semestre. Viene inserita come data per il calcolo delle scadenze 01/02/2010, il contratto verrà rinnovato per l’intero periodo (01/01-31/12) ma con una sola scadenza di fatturazione (la seconda).
Nella sezione *Su contratti rinnovati/proposte create impostare* si possono scegliere delle informazioni da inserire/modificare all'interno dei contratti che andremo a rinnovare. Queste informazioni sono attivabili da:
'Adeguamento prezzi: Nella generazione dei nuovi Periodi di Addebito viene attivato il flag 'Adeguamento prezzi per poter effettuare l'operazione di adeguamento successivamente alla procedura di rinnovo dalla voce di menù Servizio. Se in fase di rinnovo contratti si sono impostate delle percentuali di incremento ed è stato anche attivata questa opzione si correrà il rischio di adeguare i prezzi dei contratti due volte.
'Codice agente: Se è attivato potremo cambiare il codice agente presente sui contratti che andremo a rinnovare.
[Agente]: E' il codice agente che vorremmo venisse inserito/sostituito sui contratti che andremo a rinnovare.
Nella sezione *Fatturazione contratti rinnovati* si potrà decidere se fatturare i contratti che stiamo per rinnovare, quali scadenze vogliamo fatturare e potremo definire in che data generare le fatture.
'Fattura contratti rinnovati: Attivando questo flag, sarà possibile fatturare i contratti appena rinnovati.
[Crea fatture in data]: E' la data nella quale generare le fatture delle scadenze dei contratti.
[Fattura scadenze dal]; [al]: Permette di selezionare il range di tempo nel quale devono essere le scadenze dei contratti rinnovati da fatturare.
Dopo aver selezionato i contratti ed aver definito tutte le opzioni, si potrà procedere al rinnovo dei contratti, confermando la selezione.
Dopo aver confermato la selezione dei contratti da rinnovare, si riceverà la conferma dell'avvenuto rinnovo.
Per verificare i dati dei contratti rinnovati, è possibile utilizzare la lista accessibile da Liste>Scadenziari>Scadenziario contratti.