MODIFICARE I MODULI DEI DOCUMENTI CON WORD
Accedendo da Impostazioni>Configura Documenti>Modulistica si potranno disegnare i moduli relativi ai documenti (bolle/fatture/fatture accompagnatorie/note di credito/ordini etc...).
Nota Bene: per la modifica e la stampa dei moduli è necessaria la versione di Microsoft Office Word 2003 o superiore (ad esclusione della versione ”Starter”).
Dopo aver ricercato il Modulo di stampa interessato, per modificare il modulo correlato utilizzando Word, si dovrà andare sul bottone °Disegna° e selezionare l'opzione -Modifica con Word-.
Si aprirà quindi Microsoft Word con il documento del modulo in questione.
DISEGNARE UN MODULO - Intestazione e Piè di pagina
L’Intestazione di pagina contiene i dati di testata riportati su tutte le pagine di un documento.
Le immagini inserite devono sempre essere impostate con Layout > "Dietro al testo”
Il Piè di pagina contiene i dati di fondo del documento, la tabella ha il bookmark (Segnalibro) “ULTPAGINA” per fare in modo che nel caso di più pagine i totali siano sull’ultima e non su tutte le pagine.
DISEGNARE UN MODULO - Impostazione di un Dettaglio
Il corpo del documento contiene solo una tabella.
Questa tabella è composta da 4 righe
La 1^ riga serve come intestazione del dettaglio del documento per identificare i dati inseriti nelle rispettive colonne.
La 2^ e 4^ riga servono come separatori tra l'intestazione e le variabili del dettaglio. Inoltre servono per non far visualizzare la riga di chiusura del documento ripetuta per ogni riga di dettaglio.
La 3^ riga identifica il dettaglio del documento ed ha impostato il Segnalibro “DETTAGLIO”. Questa riga deve avere i bordi in alto ed in basso con colorazione trasparente, in modo che in fase di stampa del documento non ci siano linee divisorie tra due righe di dettaglio.
Attenzione: La 2^, 3^ e 4^ riga devono obbligatoriamente utilizzare lo stesso font.
Per creare il Segnalibro sarà sufficiente selezionare la 3^ riga, accedere alla linguetta di Word definita con la denominazione “Componenti aggiuntivi” e cliccare sull'icona “Imposta Dettaglio”.
In questo modo le variabili di stampa indicate su questa riga saranno ripetute per ogni articolo diverso presente sul documento di Extra Business.
Nota Bene: Il menù “Componenti aggiuntivi” può trovarsi in un menù diverso in base alla versione di Microsoft Word in Vostro possesso.
La riga di Dettaglio non deve avere un’altezza “esatta”, (altezza fissa) altrimenti nel caso sia inserito un commento nel documento, non sarà completamente visualizzabile, (consigliata 0,3 cm minima). E' consigliato, invece, impostare un’altezza fissa per le righe 2 e 4 in modo da impostare gli spazi tra le varie righe di ogni articolo (consigliato 0.2 cm esatta).
I moduli Word non devono MAI essere modificati fuori dai software della Suite Extra, altrimenti perdono l’activeX e non sono più funzionanti. Quindi è obbligatorio aprirli e modificarli SEMPRE da programma come indicato.
CONOSCERE LE VARIABILI DI STAMPA DEL DIZIONARIO DATI
Le variabili identificano le informazioni che il software dovrà stampare nella posizione desiderata al momento della stampa.
Ad esempio la variabile <<@CLI_RAGSOC1>> in fase di stampa conterrà l'informazione della Ragione sociale del Cliente al quale è intestata la fattura che stiamo stampando.
Le variabili possono essere utilizzate come testo normale ai fini dell'applicazione di definizione di font o colorazioni particolari. In modo che l'informazione stampata successivamente dal software, abbia la formattazione desiderata.
Eventuali informazioni non presenti sul modulo standard possono essere aggiunte dall'Utente tramite l'inserimento di una nuova variabile. Per conoscere le variabili che è possibile aggiungere è sufficiente cliccare sulla linguetta "Componenti aggiuntivi" premendo l'icona "Dizionario Dati".
Attraverso questo pulsante si aprirà un’elenco di campi che è possibile aggiungere al modulo, semplicemente posizionandosi nel punto dove si vuole inserire l'informazione e facendo doppio clic sulla variabile interessata.
Ad esempio facendo doppio clic su “Numero di Fax (CLI_FAX)” aggiungerò automaticamente la variabile <<@CLI_FAX>> che sarà poi stampata sul modulo.
E’ possibile selezionare i vari gruppi di variabili in base a ciò che si vuole aggiungere.
COLLEGARE IL MODULO DISEGNATO AI DOCUMENTI
Una volta disegnato e salvato il modulo è necessario collegarlo ai Tipi Documento per poterlo utilizzare in stampa.
Per fare questa operazione è necessario andare su Impostazioni>Configura Documenti>Tipi Documento e ricercando il tipo di documento interessato bisognerà inserire nel campo [Modulo], il codice del modulo di stampa che abbiamo creato/modificato.
MODIFICARE IL MODULO SOLLECITO/ESTRATTO CONTO
Seguendo sempre le medesime istruzioni indicate in questo capitolo potrà modificare i Moduli dei Solleciti/Estratto Conto. Questi moduli li potrà trovare in Scadenzario>Gestione Solleciti>Moduli Sollecito/Estratto conto.
IMPORTARE UN MODULO WORD
Per importare un modulo word è necessario accedere ad Extra Business>Impostazioni>Configura documenti>Modulistica.
Creare un nuovo modulo tramite il bottone °Inserimento° assegnandogli un codice ed una descrizione per definire il modulo di stampa che si sta andando a creare e poi si potrà salvare, dopo aver inserito nel campo [Righe per pagina] l'impostazione a 66 righe (standard per modulo word).
Dal pulsante °Disegna° si potrà, quindi, selezionare l'opzione -Crea con Word (scelta modello)- o -Copia da modulo esistente-.
La prima opzione consente l’importazione di modelli word con qualsiasi estensione, inclusa l’estensione .DOT, mentre la seconda scelta è utile ad importare modelli con estensione ._TF solitamente utilizzata per i modelli standard forniti da Albalog srl e presenti nelle cartelle di sistema (accessibili ad esempio dal percorso \\server\...\Extra\Extrabus\db\sys\moduli\azienda1\).
Selezionata l’opzione desiderata si dovrà procedere a scegliere il file da importare.
Il meccanismo di importazione di un modulo è lo stesso anche per importare Estatti conto o solleciti, accedendo però da Extra Business>Scadenzario>Gestione Solleciti>Modulo Solleciti/Estratto conto.
Per personalizzare il testo e-mail di uno specifico modulo di stampa vedi capitolo Inviare le Fatture tramite E-mail nel paragrafo Testo personalizzato invio email.