La gestione delle attività è il centro nevralgico di Extra CRM, perchè qui nasce il lavoro, qui è possibile avere lo storico di tutti i "contatti" presi con il Cliente e qui è possibile creare attività al fine di rimanere sempre concorrenziali nel mercato facendo sentire il Cliente seguito.
E' un' ottimo strumento che, insieme all'Agenda, non lascia niente al caso e permette una minuziosa organizzazione.
Le attività possono essere molteplici e possono essere incrementate dall'Utente, quelle che sono in dotazione di default sono:
Documento Mail: con il quale si andrà a generare l'invio di una e-mail al Cliente;
Documento Fax: con il quale si andrà a generare un fax da inviare al Cliente;
Documento Word: con il quale è possibile generare un documento di word di vario tipo;
Invio/Emissione Preventivo: con cui è possibile tracciare l'emissione del preventivo;
Stampa Documento: in cui si attesta la stampa del documento nel caso si consegni un Preventivo in mano al Cliente;
Telefonata: con cui andiamo ad inserire un contatto telefonico con il Cliente;
Visita Standard Agente: quando viene fissato un appuntamento con un Cliente;
Visita Agente Periodica: quando si passa dal Cliente periodicamente per seguirne l'andamento.
La creazione di un'Attività di tipo Documento Word ha più possibilità di gestione:
Crea attività da documento Word (da modello): verrà creato un documento selezionando un Modulo Word già esistente all'interno di Extra CRM. Il documento Word generato erediterà le caratteristiche del Modulo e sarà passibile di eventuali modifiche per lo specifico documento che si andrà a generare.
Crea attività da documento Word (Vuoto): verrà creato un nuovo foglio di word vuoto, senza avere all'interno alcuna variabile prevalorizzata;
Crea attività da documento Word già esistente su altro nominativo: permette di creare un'attività partendo da un documento con cui sono state già fatte delle operazioni commerciali su di un altro Nominativo.
Crea attività da documento Word già esistente su questo nominativo: permette di creare un'attività partendo da un documento con cui sono state già fatte delle operazioni commerciali su questo stesso Nominativo.
Crea attività da documento Word già esistente: permette di creare un'attività partendo da un documento con cui sono state già effettuate delle operazioni commerciali al di fuori dell'applicativo Extra CRM (es. Vostro preventivo inviato per mail al Cliente usando Outlook).
Crea una lettera Word da modello: permette di creare una lettera da un Modello di lettera precedentemente creato in Extra CRM.
Dopo aver creato un'attività di tipo °Documento Word° si aprirà il programma Microsoft Office Word e per personalizzare il modulo di stampa, sarà possibile accedere alle possibili Variabili (codici univoci che identificano un campo all'interno dei database di Extra CRM), attraverso i "Componenti Aggiuntivi" di Word, accessibili tramite il bottone °Dizionario Dati°.
Le attività si possono creare premendo una delle icone corrispondenti ad uno specifico tipo di attività,
oppure andando sulla pagina Attività dell'Anagrafica Nominativo e posizionandosi nella tabella della sezione *Tracking Attività Agenda* eseguire la funzione di Inserimento.
Eseguendo l'inserimento di un'Attività, si aprirà la maschera per la Gestione di un'Attività.
I campi proposti per l'inserimento sono suddivisi in più sezioni: *Dati nominativo oggetto dell'attività*; *Priorità Attività*; *Stime su Attività*; *Dati Identificativi Attività*; *Data e Ora creazione e previsione chiusura attività*; *Data e Ora schedulata attività*; *Motivo dell'attività*; *Note Attività*.
Nella sezione *Dati nominativo oggetto dell'attività* avremo inserito il Nominativo sul quale si vuole eseguire questa specifica Attività. I campi proposti sono:
[Nominativo]: E' il Nominativo sul quale si sta inserendo l'Attività. Se accanto ha l'icona di Extra Business è un Nominativo User;
[Rif. Interno]: Identifica la persona di riferimento del Nominativo per eseguire la specifica attività che stiamo inserendo;
[Funzione Rif.Int.]: Identifica la funzione della persona di riferimento che si contatterà con questa attività;
[Ragione sociale]: E' la Ragione sociale del Nominativo;
[Indirizzo]: E' l'indirizzo di riferimento del Nominativo (è diverso dalla sede legale se sul riferimento abbinato a questa attività si è indicato un indirizzo diverso di destinazione);
[Cap - Località]: Identifica il cap e la località nella quale è ubicato il Nominativo/Riferimento interno del nominativo (se indicato);
[Telefono - Cell.]: E' il telefono ed il numero di cellulare del Nominativo/Riferimento interno (se indicato);
[Email - Fax]: E' l'indirizzo mail ed il numero di fax del Nominativo/Riferimento interno (se indicato);
[Persona Rif.]: Identifica la persona di riferimento da contattare per questa attività (se indicato un Riferimento Interno verrà prevalorizzato con la sua denominazione).
Nella sezione *Priorità Attività* si potrà specificare la Priorità di questa specifica Attività rispetto alle altre già inserite.
Potremo indicare se la Priorità è 'Normale (opzione attiva di default) oppure se la Priorità è 'Bassa oppure è 'Alta.
Nella sezione *Stime su attività* si potranno indicare i dati sulla presunta riuscita dell'attività, che potranno essere estratti a livello statistico tramite delle apposite liste sulle Attività create/eseguite. I campi proposti sono:
[Stima % Riuscita Att.]: Permette di inserire la percentuale stimata di riuscita positiva dell'attività;
[Avanzamento Atti.(%)]: Permette di definire una percentuale di avanzamento dell'attività sul Nominativo (ad esempio 10% attività inserita; 50% attività inviata; 70% attività ricevuta; 100% attività conclusa);
[Tempo Dedicato (min.)]: Si ha la possibilità di indicare il tempo dedicato all'esecuzione, e quindi al completamento dell'Attività.
Nella sezione *Dati Identificativi Attività* si potranno visualizzare e definire i dati dell'Attività che si sta andando a creare. I campi proposti sono:
[Num.Attività]: E' la numerazione progressiva di quel tipo di Attività all'interno del programma;
[Task]: E' il numero progressivo totale delle Attività inserite in ExtraCRM;
[Stato Attività]: Identifica lo stato di esecuzione dell'Attività;
'Promemoria: Se attivato permette di ricevere un promemoria per l'attività in scadenza nella posta di Outlook (Viene gestito anche in Microsoft Exchange);
'Alert in SVC/BUS: Permette di attivare un alert dell'Attività anche negli altri applicativi della Suite Extra;
[Tipo Attività]: E' il codice identificativo che permette di specificare il Tipo di Attività che si sta per creare. Premendo la lente di ricerca, accanto al campo, si potrà cambiare la tipologia dell'Attività;
[Inserito da]: Identifica l'Utente di inserimento dell'Attività;
[Assegnato a]: Identifica l' Utente a cui è indirizzato lo svolgimento dell' attività (in default viene compilato con lo stesso Utente di inserimento). Tramite l'icona del calendario è possibile visualizzare l'Agenda dell' assegnatario
[Campagna]: Identifica il codice della campagna a cui è correlata questa attività (vedi capitolo Inserimento Campagna), se questa attività è stata creata da una campagna.
Nella sezione *Data e Ora creazione e previsione chiusura attività* si potranno visualizzare e modificare i dati di inserimento dell'attività. I campi proposti sono:
[Ora]: E' l'orario in cui è stata inserita l'Attività;
[Data]: E' la data in cui è stata inserita l'Attività;
[Previsione chiusura attività]: E' la data nella quale si prevede la chiusura definitiva dell'Attività.
Nella sezione *Data e Ora schedulata attività* si potrà definire quando eseguire l'Attività che si sta inserendo. In default verrà proposto il giorno successivo a quello in cui si sta creando l'Attività, ed alla stessa ora dell'inserimento (la durata varierà a seconda del tipo di attività ed è parametrizzabile dalle Tabelle) I campi proposti sono:
[Data Attività]: E' la data in cui si è fissata l'esecuzione dell'Attività;
[Ora Inizio]: E' l'orario in cui si è fissato l'esecuzione dell'Attività;
[Fine Attività]: E' la data in cui si presuppone di concludere l'Attività;
[Ora Fine]: E' l'orario in cui si presuppone di concludere l'Attività.
Nel campo [Des. Breve] dovremo indicare una breve descrizione dell'Attività che andremo ad inserire. Nella sezione *Motivo dell'attività* potremo indicare per esteso il motivo per il quale si sta creando questa specifica Attività, mentre nella sezione *Note Attività* potremo inserire ulteriori note che precisano un aspetto dell'Attività che stiamo inserendo.
Una volta finita la compilazione, si potrà procedere al salvataggio dei dati ed alla creazione dell'Attività.
Facendo riferimento al nostro esempio, l'Utente 01 il 10/12/2010 entra nella sua Agenda (vedi Capitolo Agenda - To Do) e vede l'Attività, il cui svolgimento è previsto per lo stesso giorno alle ore 15:33. Entra quindi nell'Attività, chiama il Cliente, aggiunge delle note se necessario, ed infine PROSEGUE questa attività in base all'esito della telefonata.
In pratica, l'Utente ha cui è stata assegnata, rientra nell'Attività e preme il bottone °Azioni Agenda° e seleziona °Modifica Attività° per aggiungere delle note, risultanti dal colloquio telefonico con il Nominativo.
e poi PROSEGUE l'Attività in base all'esito della Telefonata:
se l'esito è positivo, ha la possibilità di decidere con cosa proseguire in base agli accordi presi con il cliente, utilizzando il bottone °Azioni Agenda°>°Prosegui Attività con°...
...se invece l'esito è negativo, userà la funzione °Azioni Agenda°>°Chiudi Definitivamente Attività con°, un'Attività di rifiuto.
Ipotizzando di dover proseguire la telefonata con un appuntamento presso il Nominativo.
Dopo aver fatto °Prosegui Attività con° sceglieremo °Attività di Visita Standard Agente° in questo modo il programma creerà un'altra attività, con [Codice Nuova Attività] di Visita Agente, riportando il motivo della precedente Attività, con la possibilità di aggiungere o modificare i dati inseriti nella sezione *Motivo o Descrizione estesa Nuova Attività*.
Si potrà indicare un'Agente diverso per l'esecuzione dell'Attività ed automaticamente verrà creata con il Codice identificativo della Visita Standard Agente (VA01) e schedulata per il giorno successivo alla stessa ora di inserimento.
Salvando le informazioni, verrà creata l'Attività di Visita Standard, assegnata all'Agente, che dovrà occuparsi di questo appuntamento e si potrà inviare una mail informativa all'Agente (se impostato la notifica dai parametri dell'Agente).
Nelle note dell'Attività generata, vengono registrate le informazioni riguardanti l'Attività di provenienza (su cui è stato premuto il °Prosegui con°) e tornando nella scheda Attività del Nominativo è possibile visualizzare il Tracking delle attività effettuate su questo Cliente.
Abbiamo usato il termine Tracking per meglio rappresentare la tecnica di registrazione ed analisi dei movimenti commerciali che vengono svolte per ogni Nominativo, è una sorta di cronologia delle Attività.
Lo stesso tracking è presente in ogni singola Attività nella pagina Tracking Attività, dove si memorizzano automaticamente tutte le Attività da cui proviene quella attuale.
Si potrà proseguire in questo modo con tutte le trattative commerciali di un Nominativo.
Se il Nominativo è un Prospect ed alla fine della trattativa commerciale si ha un esito positivo, allora si potrà convertire il Nominativo Prospect in un Nominativo User con la creazione dell'Anagrafica in ExtraBusiness (vedi capitolo Come fare a... Convertire un Prospect in User).