Per effettuare l'inserimento di un nuovo preventivo testata dettaglio, si potrà creare un'Attività di tipo Documento Word (da modello).
Si aprirà la maschera per la definizione del tipo di documento Word che stiamo andando a richiamare. La maschera per l'inserimento di un preventivo è composta da alcune pagine: Dati documento; Dati contabili/Dettaglio e Riepilogo.
La pagina Dati documento serve per indicare i dati relativi al nome del preventivo e tutte le caratteristiche di catalogazione del preventivo in CRM. E' suddivisa in diverse sezioni: *Anagrafica Nominativo*; *Documento*; *Protocollo*; *Riuscita*; *Controllo Accessi* e *Note*.
Nella sezione *Anagrafica Nominativo* potremo indicare il [Codice del nominativo] sul quale stiamo inserendo l'Attività, nel campo [Riferimento persona] potremo indicare un indirizzo interno relativo al Nominativo selezionato e dentro ai campi [Indirizzo-Località] e [Telefono-Fax-Email] troveremo i riferimenti del Nominativo o della persona interna al Nominativo. Questa sezione è ripetuta per tutte le pagine della gestione del preventivo.
Nella sezione *Documento* potremo selezionare il [Template] relativo al modulo di Preventivo in Word che vorremmo utilizzare in fase di stampa del preventivo. Automaticamente verrà inserito il [Tipo documento] di CRM e il [Numero documento]. Nel campo [Data documento] verrà inserita automaticamente la data e l'ora nella quale si sta creando il preventivo, mentre il campo [Descrizione doc.] permette di definire una descrizione identificativa rispetto a quello specifico preventivo. Il campo [Nome fisico] non è modificabile ed identifica il nome del file che verrà generato alla conferma dell'inserimento di tutti i dati del preventivo.
Nella sezione *Protocollo* troveremo i dati relativi alla protocollazione del preventivo.
Nella sezione *Riuscita* si può indicare la stima della riuscita del preventivo (campo estrapolabile nelle liste, con solo scopo statistico).
Nella sezione *Controllo Accessi* si può selezionare il livello di protezione di questo specifico preventivo definibile tra: -Disabilitato; -Accessibile solo a me; -Accessibile solo agli utenti dello stesso mio gruppo; -Accessibile a tutti gli utenti o -Accessibile solo agli utenti abilitati alla cartella allegati.
La sezione *Note* è libera, ci si può indicare qualsiasi tipo di note correlate al preventivo (è possibile stampare il campo note nel modulo del preventivo).
Confermando la compilazione di questa pagina si avrà accesso a quella successiva.
La pagina Dati contabili/Dettaglio serve per definire tutti i dati per la fatturazione della macchina inserita nel preventivo e per definire i dettagli della proposta di vendita macchina ed eventuale contratto abbinato.
La pagina è suddivisa nelle sezioni: *Dati contabili e sconti associati al cliente*; *Opzioni/Stato preventivo*; *Dettaglio documento*; *Contratti* e *Totali documento*.
Nella sezione *Dati contabili e sconti associati al cliente* è possibile visualizzare il [Codice pagamento] e [Listino di vendita] associati al cliente, gli [Sconti] fissi sul cliente, la [Destinazione] della merce e se la macchina in questione è da cedere alla [Finanziaria] (quindi la macchina andrà fatturata alla finanziaria e non al cliente finale di destinazione).
Nella sezione *Dettaglio documento* si potranno inserire le macchine da vendere/dare ad un cliente. Effettuando un nuovo inserimento posizionandosi all'interno della tabella, si aprirà la maschera di Gestione del dettaglio del preventivo.
Se si vuole inserire nel preventivo una Macchina si dovrà specificare il [Tipo Riga] su VM - Vendita Macchina, altrimenti sarà possibile utilizzare il [Tipo Riga] generico per la Merce. Identificando la macchina con il [Tipo Riga] di Vendita Macchina si avrà l'automatismo per gestire l'inserimento automatico anche degli Accessori/Consumabili/Ricambi abbinati alla Macchina.
Quindi, selezionando tramite la ricerca, un codice articolo definito come Macchina, si aprirà la possibilità di inserire automaticamente gli Accessori, i Consumabili ed i Ricambi che dovranno essere erogati alla vendita di questa macchina. I codici articolo proposti per l'abbinamento con la macchina sono quelli impostati sulla Scheda Tecnica dell'Articolo in Extra Service.
Selezionando i codici interessati e confermando la maschera di inserimento della macchina saranno inseriti tutti all'interno del Dettaglio del preventivo. Se viene impostato uno sconto sulla macchina verrà automaticamente inserito anche su tutti gli articoli abbinati. Se si ha la necessità di avere scontistiche diverse a seconda dell'articolo è possibile rientrare in modifica di ogni articolo che si intenda variare l'importo dello sconto o altri dati ad esempio le quantità erogate dell'articolo.
Nel caso in cui si voglia inserire un articolo presente su di un listino esterno precedentemente caricato in Extra CRM (vedi capitolo Importazione listini esterni in CRM) in fase di apertura del nuovo dettaglio, si potrà premere CTRL+F7 per poter avere la maschera di ricerca articoli in modalità Avanzata.
Dalla ricerca articoli è possibile selezionare un *Profilo di visualizzazione articoli esterni* selezionando il quale, al posto di ricercare gli articoli presenti nell'Anagrafica Articolo di Extra Business, si avrà la possibilità di ricercare un articolo in questa lista di articoli esterni (articoli provenienti da altri fornitori non inseriti a sistema).
In fase di trasferimento di questo preventivo validato in Extra Business, i codici articolo provenienti da listini esterni verranno inseriti a sistema.
Dopo aver inserito il dettaglio con delle righe di Vendita Macchina sarà possibile inserire il relativo contratto nella sezione *Contratti*. Dopo essersi posizionati nella sezione *Contratti* ed aver effettuato l'operazione di inserimento, si presenterà la maschera principale per la gestione del contratto.
La maschera di inserimento è suddivisa in più sezioni: *Informazioni contratto*; *Fatturazione canone base*; *Fatturazione quota fissa*; *Fatturazione quota variabile*; *Rilevazione*, *Dettaglio addebiti contratto* e *Note contratto*.
Nelle *Informazioni contratto* definiremo i campi:
[Tipo contratto]: E' il campo in cui andremo a definire la tipologia del contratto (Manutentivo/Assicurativo/CostoCopia/Noleggio) ed a seconda di questa tipologia si attiveranno le successive sezioni della maschera.
[Mesi contratto]: Identifica la durata contrattuale che dovrà avere il contratto.
[Calcola mesi dal] [Al]: Se compilato, permette di valorizzare il numero dei mesi da inserire nel campo [Mesi contratto]. Non serve a definire la data di inizio e fine contratto.
'Gestisci annualità: Attivandolo permette di effettuare l'Adeguamento ISTAT per i contratti pluriennali.
'Adeguamento ISTAT: Attivandolo sarà possibile gestire l'Adeguamento ISTAT per le periodicità successive alla prima annualità.
Se si vuole gestire l'Adeguamento ISTAT per i contratti pluriennali ([Mesi contratto] maggiori di 12) bisogna attivare entrambi i flag 'Gestisci annualità e 'Adeguamento ISTAT.
A seconda della Tipologia di contratto si attiveranno le sezioni successive.
*Fatturazione canone base*: Potremo indicare la periodicità di fatturazione del canone di noleggio o del canone di manutenzione.
*Fatturazione quota fissa*: Potremo indicare la periodicità di fatturazione della quota fissa per l'assistenza nei contratti di costo/copia o noleggio.
*Fatturazione quota variabile*: Potremo indicare la periodicità di fatturazione del conguaglio delle copie nel caso di contratti costo/copia o noleggio.
*Rilevazione*: Potremo indicare la periodicità di rilevazione delle copie ai fini del conguaglio copie.
Per la fatturazione dei Canoni e delle Quote fisse si potrà inoltre indicare se la fatturazione deve essere 'Anticipata o 'Posticipata rispetto al periodo di riferimento (ad esempio ad inizio trimestre o a fine trimestre).
Per tutti i tipi di addebito si potrà definire se la scadenza deve essere 'Fissa o 'Variabile, ossia se ad esempio il trimestre deve essere il trimestre solare (quindi al 31/03-30/06-30/09-31/12) oppure se il trimestre deve avere la scadenza a seconda della data di inizio del contratto.
Nella sezione *Note contratto* si potranno inserire delle note da riportare sul contratto che si andrà a generare in Extra Service, in fase di validazione del preventivo.
Nella sezione *Dettaglio addebiti contratto* potremo inserire i valori dei canoni, quote fisse o delle copie eccedenti. Posizionandosi nella tabella ed effettuando un nuovo inserimento si avrà la possibilità di gestire il Canone.
Verranno riportati i dati di fatturazione e si potranno indicare gli importi.
Nel caso in cui si voglia inserire la quota fissa o le copie comprese con il valore delle copie eccedenti, si dovrà indicare nel campo [Contatore per addebito] il contatore Nero o Colore sul quale si vorranno inserire gli importi relativi.
Alla conferma dell'inserimento di ogni addebito, la maschera di inserimento del contratto apparirà compilata con tutti i dati inerenti il contratto.
Confermando anche questa maschera nella pagina Dati contabili/Dettaglio del preventivo troveremo anche il contratto.
Nota: Si possono inserire più contratti, ma in fase di validazione del preventivo se ne dovrà scegliere solo uno da poter importare in Service.
Nella sezione *Opzioni/Stato preventivo* potremo aggiungere e navigare all'interno delle Opzioni del preventivo. Le Opzioni sono delle proposte inserite in un unico preventivo che possono servire per gestire varie possibilità di accettazione di una vendita (ad esempio vendita di uno stesso modello, ma con e senza un accessorio; oppure vendita di più macchine ma con contratti separati).
Tramite il bottone °+° potremo aggiungere altre Opzioni oltre la prima. Se si vogliono cancellare delle Opzioni invece ci dovremo posizionare sull'Opzione che si desidera rimuovere scegliendola tramite il campo [Opzione] con la list-box, dopodiché si dovrà premere il bottone °–° e verrà richiesto se si vuole cancellare l'Opzione.
Cancellando l'Opzione si cancelleranno anche tutti i dettagli ed i contratti correlati.
Premendo il bottone °Descr.° sarà possibile modificare la descrizione/il titolo dell'Opzione. Di default le Opzioni si chiameranno Opzione 1; Opzione 2; Opzione 3 e così discorrendo.
Premendo il bottone °Copia° sarà possibile copiare l'Opzione sulla quale siamo posizionati, in una nuova Opzione già corredata del dettaglio e dei contratti, se presenti sull'Opzione di partenza.
Premendo il bottone °Note° è possibile indicare delle eventuali note sull'Opzione del preventivo.
Nella sezione *Totali documento* potremo visualizzare il Totale al netto degli sconti ed il Totale compreso di IVA.
Confermando anche la pagina Dati Contabili/Dettaglio verrà creato il modulo in Word relativo al preventivo, con tutti i dettagli delle Opzioni create ed i dati degli eventuali contratti che si è inserito nelle Opzioni.
Il modulo Word verrà presentato all'Utente per poterci apporre eventuali ulteriori modifiche rispetto al modulo standard selezionato.
Se il preventivo verrà successivamente validato/accettato allora nella pagina del Riepilogo del preventivo troveremo il dettaglio delle Opzioni che è stato deciso di validare.