Per la sua natura, CRM ha una struttura piramidale che deve essere identificata in fase di installazione per permettere alla procedura di riconoscere il ruolo dell’ utente che sta lavorando.
Ciò viene utilizzato per determinare i menù in cui l’utente avrà o meno la possibilità ad accedere a seconda del suo ruolo.
Le tre figure contemplate sono: Capogruppo, Agente e Telefonista.
Il Capogruppo è colui che ha la possibilità di visionare le attività di tutti gli utenti e di gestire la completezza delle funzioni presenti nella procedura.
L’Agente è colui che si occupa di effettuare le visite commerciali presso i clienti e come tale pianifica, o gli vengono pianificate le attività/gli appuntamenti. Tale figura ha delle limitazioni all'interno del programma.
Il Telefonista è colui che si occupa del telemarketing, di gestire il recall e di fissare le attività/gli appuntamenti per gli altri utenti qualsiasi ruolo essi ricoprano.
Nota Bene: Per il corretto funzionamento di Extra CRM deve esistere almeno un Utente per ogni Ruolo.
Abbinamento è profilabile da Impostazioni>Gestione Operatori>Anagrafica Operatori CRM.
Ad ogni Nominativo è possibile abbinare un Capogruppo, un'Agente ed un Telefonista. Questa operazione permette di identificare a chi è assegnato un Nominativo e, se indicato, permette di visualizzare per quel ruolo esclusivamente la clientela a lui assegnata.
Tale assegnazione risulta indispensabile per la figura dell’Agente, qualora si voglia che ognuno di questi, veda esclusivamente la propria clientela di competenza.
Se invece si vuole, ad esempio, che tutti i capogruppo possano visualizzare tutti i Nominativi presenti in CRM, allora, all'interno di ogni Nominativo, non si dovrà valorizzare il campo relativo all'abbinamento del Capogruppo.
Da Impostazioni>Gestione Operatori, sono allocate le funzioni che permettono di relazionare tra di loro i Capogruppo, i Telefonisti e gli Agenti per determinare una corretta gestione dell’Agenda e delle Attività assegnate/svolte sui Nominativi (vedi capitolo Relazioni - Capogruppi->Telefonisti e Relazioni - Telefonisti->Agenti).
Nota Bene: Senza aver definito le relazioni tra Capogruppo -> Telefonisti e Telefonisti -> Agenti non sarà possibile avere un corretto funzionamento di Extra CRM.
Da Impostazioni>Assegnazione Nominativi ad Operatori, è possibile fare un’assegnazione di massa dei nominativi agli operatori.