Dopo aver acquistato il modulo aggiuntivo per la gestione dei Registratori di Cassa, per poter attivare la gestione del Modulo Ecr si dovranno seguire le seguenti operazioni:
Creare le Marche dei Registratori di Cassa gestiti;
Creare il Tipo di Chiamata per le Verifiche Periodiche;
Creare il Contatore fisico per il conteggio degli Azzeramenti dei Registratori di Cassa;
Impostare i Parametri generali per la gestione degli Ecr;
Impostare i Parametri Aziendali per la presentazione del file degli Ecr;
Definire i Tecnici abilitati ad eseguire gli interventi sugli Ecr;
Gestire la Scheda Tecnica Articolo per le macchine Ecr;
Modificare le Matricole presenti a sistema che sono state definite Macchine Ecr.
1. Creare le Marche dei Registratori di Cassa
Bisognerà caricare a sistema le Marche dei Registratori di Cassa gestiti dall'azienda.
Per fare ciò bisognerà andare sulla voce di menù Tabelle>Tabelle Applicazione>Tabella Marche Ecr.
Effettuando un nuovo inserimento nella tabella proposta, sarà possibile inserire i seguenti campi:
[Codice]: indica il codice alfanumerico che identifica la marca dell'Ecr. Questo campo è attivo solo in fase di inserimento.
[Descrizione]: è la descrizione della marca del registratore di cassa che l'azienda è abilitata a gestire.
Per maggiori informazioni in merito, può consultare il relativo capitolo del manuale sulle Tipologie Marche Ecr.
2. Creare il Tipo di Chiamata per le Verifiche Periodiche
Per tracciare gli interventi relativi alle Verifiche Periodiche bisognerà creare un Tipo Chiamata apposito.
Per poterlo creare si potrà andare su Tabelle>Tabelle Applicazione>Tabella Tipo Chiamata.
Effettuando un nuovo inserimento sulla tabella proposta si presenterà la maschera di inserimento del Tipo Chiamata che andrà compilato con le seguenti impostazioni.
Per maggiori informazioni in merito, può consultare il relativo capitolo del manuale sul Tipo Chiamata.
3. Creare il Contatore fisico per il conteggio degli Azzeramenti degli Ecr
Sui Registratori di Cassa andrà definito uno specifico contatore fisico per tracciare gli Azzeramenti delle singole apparecchiature.
Per inserire un nuovo contatore fisico sarà possibile andare su Tabelle>Tabelle Applicazione>Tabella Tipo Contatori ed effettuare un nuovo inserimento nella tabella.
Per maggiori informazioni in merito, può consultare il relativo capitolo del manuale in Tabella Tipo Contatori.
4. Impostare i Parametri generali per la gestione dei Registratori di Cassa
Per impostare i parametri generali per la gestione dei Registratori di cassa si dovrà andare su Tabelle>Parametri applicazione.
Nella pagina Ecr si potranno definire le seguenti impostazioni:
[Cedolino intervento Ecr]: dove potremo inserire un modulo personalizzato per le visite periodiche relative ai registratori di cassa;
[Codice default per marca Ecr]: per specificare la marca di default da impostare sugli articoli profilati come Ecr;
[Cod. chiamata in creazione VP]: specifica il codice del tipo di chiamata che viene utilizzato per effettuare le visite periodiche per i registratori di cassa;
[Mesi scadenza VP]: indica i mesi da impostare di default per le visite periodiche per gli Ecr;
[Calcolo scadenza VP]: serve per definire il tipo di calcolo per la scadenze delle visite periodiche che può essere avvalorato con Scadenza naturale o con Scadenza a fine mese;
[Segnalare scad. VP entro giorni]: è il range di giorni per segnalare la scadenza delle visite periodiche;
[Sostituire Ecr entro giorni]: è il range di giorni per sostituire un Ecr che ha esaurito gli azzeramenti;
[Contatore per azzeramenti Ecr]: è il tipo di contatore utilizzato per la gestione delle macchine identificate come registratore di cassa e deve essere diverso dai tipi contatori utilizzati per gestire il conguaglio delle copie.
5. Impostare i Parametri Aziendali per la presentazione del file degli Ecr
Sempre da Tabelle>Parametri applicazione si avrà la possibilità di accedere all'interno dei dati anagrafici dell'azienda per la presentazione del file per le verificazioni periodiche tramite il bottone °Dati Aziendali°.
La maschera si suddivide su due pagine Dati Aziendali e Dati Verifiche periodiche Ecr.
Nella pagina dei Dati Aziendali potremo modificare o implementare le informazioni inserite sulla propria azienda. Ai fini della presentazione i dati obbligatori saranno quelli identificativi della sede legale dell'azienda con il Codice Fiscale e la Partita IVA compilati.
Nella pagina Dati Verifiche periodiche Ecr si inseriranno i dati relativi all'abilitazione per effettuare le verifiche periodiche sui registratori di cassa da parte dell'azienda con le seguenti specifiche:
[Abilitazione Verifiche Periodiche]: indica la tipologia di abilitazione per effettuare le verifiche periodiche sui registratori di cassa, suddivisi per queste tipologie: 1 - Fabbricante abilitato e 2 - Laboratorio autonomo.
[Id alfabetico del sigillo dell'azienda]: è il codice univoco che permette di riconoscere l'azienda che effettua le visite periodiche sugli ecr ed è un campo obbligatorio in quanto senza questo codice non è possibile effettuare visite periodiche.
Nella sezione *Dati dell'intermediario che assume l'impegno alla Presentazione Telematica*, si potranno indicare i dati dell'eventuale intermediario che trasmetterà il file delle Verificazioni Periodiche se ciò viene fatto a mezzo terzi (es. commercialista), altrimenti questa sezione non è obbligatoria.
Per fare ciò, bisognerà attivare il flag 'Usa intermediario per la trasmissione dei dati ECR, e si avrà la possibilità di indicare:
[Codice Fiscale intermediario]: E' il codice fiscale dell'intermediario (consulente/Caf) che trasmetterà i dati per gli ECR.
[Numerod C.A.F. intermediario]: E' il numero del C.A.F. dell'intermediario (consulente/Caf) che trasmetterà i dati per gli ECR.
[Data impegno alla trasmissione dati VP]: E' la data nella quale l'intermediario (consulente/Caf) si è impegnato alla trasmissione/invio dei dati del contribuente (Ad ogni nuova trasmissione questa data andrà modificata).
[Impegno alla trasmissione]: Andrà valorizzato con "Del contribuente" se l'elaborazione/calcolo del file è effettuata dal contribuente, oppure con "Di chi effettua l’invio" se l'elaborazione/calcolo è effettuata dall'intermediario (consulente/Caf).
Nel caso di Intermediario che trasmette il file delle Verificazioni Periodiche, questi dati andranno indicati obbligatoriamente in quanto l'Agenzia delle Entrate, all'interno del file da trasmettere, li richiede.
6. Definire i Tecnici abilitati ad eseguire gli interventi sui Registratori di Cassa
A questo punto bisognerà definire quali tecnici sono abilitati all'esecuzione degli interventi sulle macchine Ecr.
Andando su Anagrafiche>Anagrafica Tecnici, nelle pagine Tecnico e Dati Anag./Ecr dello specifico tecnico, bisognerà definire i seguenti campi che per la presentazione sono obbligatori.
Nella pagina Tecnico nella sezione *Rapporto di Collaborazione con il Tecnico* bisognerà definire il campo con la data di [Inizio Collaborazione] del tecnico nell'Azienda. Questo dato è molto importante soprattutto per i nuovi tecnici abiitati in quanto per normativa nel file di trasmissione bisogna trasmettere i dati anagrafici fiscali del tecnico e l'inizio della sua collaborazione con l'azienda. Il campo [Fine Collaborazione] invece servirà per comunicare all'agenzia delle entrate che il tecnico ha concluso la sua collaborazione con l'Azienda e da quella comunicazione in poi non riceverà alcuna visita periodica eseguita da lui. Solo il campo [Inizio Collaborazione] sarà da valorizzare obbligatoriamente in fase di attivazione della gestione. Il campo [Fine Collaborazione] sarà da attivare solo nel caso in cui il tecnico non lavori più per l'Azienda.
Nella pagina Dati Anag./Ecr si dovranno inserire tutti i dati delle sezioni *Dati Anagrafici/Fiscali* e *Dati relativi a verifiche periodiche di Ecr*.
Nella sezione *Dati Anagrafici/Fiscali* bisognerà definire:
[Codice Fiscale]: E' il codice fiscale del tecnico che lo identifica all'interno del file di presentazione delle Verifiche Periodiche da presentare all'Agenzia delle Entrate. I campi successivi sono di controllo rispetto al Codice Fiscale inserito dall'Utente e serviranno anche in fase di inizio o conclusione del rapporto lavorativo con il tecnico per la comunicazione all'Agenzia delle Entrate;
[Cognome]: E' il cognome del tecnico che verrà inserito nel file di presentazione nel caso sia da trasmettere all'Agenzia delle Entrate;
[Nome]: E' il nome del tecnico che verrà inserito nel file di presentazione nel caso sia da trasmettere all'Agenzia delle Entrate;
[Sesso]: E' possibile scegliere se Maschio o Femmina;
[Data di nascita]: E' la data in cui è nato il Tecnico;
[Provincia di nascita]: E' la provincia nella quale è nato il Tecnico;
[Regione di nascita]: E' la regione nella quale è nato il Tecnico;
[Nazione di nascita]: E' la nazione in cui è nato il Tecnico;
[Comune di nascita]: E' il comune in cui è nato il Tecnico;
[Titolo di studio]: E' il titolo di studio conseguito dal Tecnico.
Nella sezione *Dati relativi a verifiche periodiche di Ecr* bisognerà definire:
'Tecnico abilitato a verifiche periodiche: Questo flag dovrà essere attivato nel caso in cui il tecnico sia abilitato ad effettuare delle Verifiche sui Registratori di Cassa.
'Tecnico già trasmesso: Questo flag dovrà essere attivato nel caso in cui il tecnico sia stato trasmesso in una precedente presentazione del file delle VP.
'Tecnico responsabile di laboratorio: Identifica il tecnico responsabile di laboratorio. Uno dei tecnici dell'Azienda abilitato all'esecuzione delle verifiche periodiche dovrà essere definito come tale.
[Id alfabetico del sigillo del tecnico]: E' il sigillo dell'Azienda (quello inserito nel bottone °Dati Aziendali° nel punto 5 di questo capitolo).
[Id numerico del sigillo del tecnico]: E' il codice identificativo che l'Agenzia delle Entrate avrà abbinato al tecnico.
Nota: Tutti questi dati dei tecnici sono obbligatori da inserire, altrimenti la presentazione potrà non essere fiscalmente corretta.
7. Gestire la Scheda Tecnica Articolo per le Macchine Ecr
Per gli articoli che sono Registratori di Cassa bisognerà impostare la Scheda Tecnica dell'Articolo con delle particolari impostazioni.
Posizionandosi sulla voce di menù Procedure>Schede Tecniche Articolo, sarà possibile inserire queste impostazioni.
Inserendo il [Tipo Articolo] come Macchina ed attivando il flag 'Macchina Ecr, nella pagina Scheda tecnica, si potranno definire i seguenti campi:
[Fatturare]: Questo campo gestisce la modalità di fatturazione per quel determinato articolo. Può essere avvalorato con "Sempre" per dover fatturare in ogni caso quell'articolo; "Mai" se non deve mai essere fatturato; "Da tipologia contratto" se viene fatturato o meno a seconda della tipologia di contratto caricato sulla specifica matricola.
[Codice Marca]: Campo obbligatorio per gestire le Macchine definite Ecr e serve per distinguere il diverso codice marca che hanno i registratori di cassa. (vedi capitolo Tabelle>Tabelle applicazione>Tabella Marche Ecr)
[N.Azzeram.]: Indicare il numero di azzeramenti consentiti per quel modello di registratore di cassa. Serve per calcolare delle statistiche nelle Liste e per controllare i numeri di azzeramenti da intervento.
Generalmente questi dati sono forniti nei manuali tecnici e/o listini delle case madri.
Per le Macchine Ecr la pagina Cont./Ric./Cons. è attiva dopo aver confermato l'inserimento delle caratteristiche nella pagina Scheda Tecnica. Nella tabella della sezione dei *Contatori* sarà valorizzato automaticamente con il contatore fisico relativo agli Azzeramenti fiscali impostato sui Parametri applicazione.
Per maggiori informazioni in merito può consultare il capitolo relativo alle Schede Tecniche Articolo.
8. Modificare le Matricole a sistema definite Macchine Ecr
A questo punto per ogni matricola definita come Registratore di Cassa, bisognerà entrare in modifica della Matricola ed impostare i campi [Logotipo modello] e [Ultima verifica periodica]. Per Matricola di un Ecr si intendono i numeri che identificano la matricola, i primi due caratteri che si trovano sulla macchina verranno definiti come logotipo modello. I numeri che definiscono la matricola, per legge non superano le nove cifre.
Quindi nel campo [Logotipo modello] bisognerà inserire i due caratteri che precedono i numeri della matricola del Registratore di Cassa e che identificano il modello della macchina.
Mentre nel campo [Ultima verifica periodica] si andrà ad inserire la data in cui è stata eseguita la precedente verifica periodica. Se il Registratore fosse nuovo questa data la si dovrà lasciare vuota. Dal prossimo intervento di verificazione, questa data verrà modificata direttamente tramite i vari interventi che verranno eseguiti sulla matricola.
Concluse tutte queste operazioni il programma sarà operativo per la Gestione dei Registratori di Cassa (Ecr).