L'Anagrafica Nominativi è considerata il database del programma ExtraCRM, ed accoglie tutte le informazioni riguardanti i Clienti, divise in pagine.
I nominativi vengono divisi tra User e Prospect che rispettivamente rappresentano:
i Clienti già Acquisiti (User), i quali dati almeno in parte, vengono ripresi dal programma di contabilità quindi risultano inibiti (non modificabili direttamente nel CRM), e sono contrassegnati dall' icona di Extra Business;
i Potenziali Clienti (Prospect) che invece vengono inseriti direttamente nella form dell'Anagrafica Nominativi e sono popolati dai dati in Vs possesso. I Prospect non vengono contrassegnati da nessuna icona finchè non diventano User.
Ogni Nominativo inoltre ha uno [Stato Nominativo] che può essere: Attivo, Dismesso o Da Validare. Quest' ultimo, puo' essere attribuito a quei Nominativi di cui non abbiamo reale certezza della loro esistenza, solitamente viene usato per i Contatti importati da fonti esterne (vedi capitolo Importazione Nominativi).
In questa form è possibile:
- Filtrare la visuale per "Tutti i contatti", "Contatti User in Extra Business" e "Contatti Prospect";
- Effettuare tramite la funzione "Ricerca per Stringa", una ricerca per contenuto con cui è più veloce rintracciare una ragione sociale;
- Effettuare tramite la funzione "Selezione Folder", una ricerca per categoria qualora fosse stata abbinata al Nominativo.
I Folder sono delle macro categorie di appartenenza in cui raggruppare tutte le diverse anagrafiche (Architetti, Ingegneri, Avvocati, etc...) utili soprattutto nei filtri di ricerca e nelle Campagne (vedi capitolo Campagne).
Anche se la loro collocazione è tra le Impostazioni, tutte le tabelle utilizzate nell' anagrafica nominativi sono modificabili ed integrabili da qualsiasi menù, e personalizzabili in base alle proprie esigenze.
E' comunque necessario e consigliato decidere una linea di condotta da seguire al momento dell'installazione del programma, in base alle informazioni che successivamente si vorranno estrapolare. Con maggior precisione verrà popolata l'anagrafica dei Nominativi e maggiori saranno i dati e le strategie che si riusciranno ad applicare nell'impostare ed eseguire una campagna, evitando di dover poi tornare a modificare manualmente ogni scheda anagrafica.
L'Anagrafica Nominativo si compone delle seguenti pagine:
- Contatto: dove si trovano i dati anagrafici (Ragione sociale, indirizzo, cap, telefono, mail, ecc...);
- Dati Aggiuntivi: in cui troviamo l'accettazione della Privacy, dati strutturali e contabili dell'azienda (qualora ne fossimo a conoscenza);
- Interni: che sono i riferimenti delle varie figure presenti all' interno dell'azienda del Nominativo, da inserire con i dati anagrafici ed il tipo di indirizzo lavorativo che ne determina il ruolo;
- Scheda Tecnica Software: dedicata alla struttura informatica dell'azienda (Numero Pc, Sistema Operativo, ecc...);
- Scheda Tecnica Rete: dove identificare i protocolli di comunicazione, Host, connettività...;
- Parco Macchine Esterno: dove dovranno essere inserite le informazioni sul parco macchine che il Cliente ha, ma non fornite/gestite da Voi. I dati inseriti in questa pagina sono molto utili per poter creare delle Campagne;
- Parco Macchine Interno: dove risiede il parco macchine che il Cliente ha con Voi (macchine vendute e/o sotto contratto), con la possibilità di visualizzarne i riferimenti del contratto e dell'articolo, e tramite il bottone °Consulta Matricola°, anche i dati presenti in Extra Service;
- Note: parte libera dedicata all'inserimento di note informative sul Nominativo;
- Attività: dove si crea ed articola tutto il rapporto con il Nominativo, con la possibilità di seguire puntualmente lo svolgimento delle varie attività (vedi capitolo Gestione Attività).
Facendo parte di una Suite, il CRM comunica con gli altri programmi, e ciò gli permette di effettuare dei controlli incrociati. Nell'Anagrafica Nominativo potremo visualizzare degli avvertimenti per: le chiamate tecniche aperte su Extra Service o per avere i riferimenti della situazione economica presente su Extra Business. Gli eventuali avvertimenti appariranno all'apertura di un'Anagrafica di un Nominativo.
Essendo un'Alert di avvertimento, questa segnalazione non è bloccante ma solo informativa. Premendo OK, si potrà proseguire nelle normali funzioni di gestione dell'Anagrafica del Nominativo.
Bottoni Anagrafica Nominativi
Tramite il bottone Liste è possibile effettuare due tipi di stampa: -Lista nominativi- e -Scheda nuovo nominativo-.
Dalla -Lista nominativi- si richiamerà la maschera di selezione per la lista dei nominativi, che permette di creare una stampa dove vengono esportati tutti i record riguardanti i nominativi. La Lista è accessibile anche dal menù Liste (vedi capitolo Liste>Lista Nominativi).
Dalla -Scheda nuovo nominativo- è possibile stampare la scheda vuota per poter successivamente inserire un nominativo prospect in CRM. Si avrà la possibilità di indicare tutti i dati che ritroviamo nelle pagine che compongono l'Anagrafica Nominativo di CRM.
All'interno della maschera dell'Anagrafica Nominativi, oltre al pulsante Liste, sono attivi i seguenti bottoni:
Premendo il bottone °Duplica Nominativo° si avrà la possibilità di duplicare i Nominativi presenti in Anagrafica (da questa funzione si creeranno solo dei nominativi Prospect).
Premendo il bottone °Sposta Attività Nominativo° si avrà la possibilità di spostare una o più attività assegnate ad un Nominativo presso un'altro.
Dopo aver premuto il bottone si presenterà la maschera dove si potranno indicare il [Nominativo a cui togliere le Attività] ed il [Nominativo a cui associare le Attività]. Avendo valorizzato questi due campi si potranno selezionare le attività da spostare, applicando un tag in corrispondenza dell'attività e confermando le selezioni.