Per inserire un nuovo contratto/proposta di contratto occorre posizionarsi su:
Procedure>Contratti>Archivio Contratti
Si aprirà la maschera per la gestione dei contratti.
Premendo il pulsante Ins di inserimento, sarà possibile creare un nuovo contratto.
NOTE GENERALI
Le pagine che compongono la maschera principale per l'inserimento di un contratto sono:
Dati Contratto; Matricole; Fatturazione; Volt./Disdetta.
All'inserimento di un nuovo contratto andremo a compilare la pagina Dati Contratto, e la prima cosa che andremo a definire sarà il [Cliente] del contratto ed il cliente di Fatturazione del contratto.
Dopodiché avremo la possibilità di visualizzare e definire:
- Il [Numero] del contratto, è un numero progressivo per l'anno di decorrenza. Il numero di protocollo del contratto viene memorizzato in Tabelle>Protocollo Contratti. Non è possibile fornire altre tipologie di numerazione. Nel caso si voglia memorizzare il numero del contratto originale (per esempio se il documento cartaceo ha un numero specifico) questo è possibile memorizzarlo o sulle *Note Contratto* (la nota è solo interna e non viene stampata da alcuna parte) oppure, se questo numero deve comparire anche sulle fatture, allora sulle *Note sulla Fattura* dalla pagina Fatturazione.
- La [Data Stipula] del contratto, che di default è la data di inserimento del contratto stesso.
- Il periodo del contratto, con la data di inizio validità in [Valido dal] e la data di scadenza in [Al]. La durata del contratto può essere di periodi minori, uguali, superiori ad un anno e non deve coincidere necessariamente con la durata dell’anno solare. Per differenza tra le due data verranno conteggiati ai soli fini statistici i mesi di durata del contratto in [Mesi contratto].
- I [Mesi rinnovo] che sono i mesi che si andranno ad aggiungere in un eventuale rinnovo (automatico o non) del contratto.
- La [Tipologia] indicherà il tipo di contratto: oltre alle tipologie standard (MANU per i manutentivi, ASSI per gli assicurativi, C/C per i costi copia, NOL per i noleggi) sarà possibile creare nuove tipologie personalizzabili dall’utente stesso (vedi capitolo Tabelle>Tabelle applicazione>Tabelle Tipologie Contratti). I contratti sono divisi in tre famiglie: Quota fissa (Man./Ass.), Costo copia e Noleggio.
- La [Categoria] è un campo che viene utilizzato a fini statistici per definire ulteriormente i contratti (es. contratti nuovi, contratti provenienti da voltura ecc...) (vedi capitolo Tabelle>Tabelle applicazioni>Tabella Categorie Contratti).
- Il flag di [Rinnovo Automatico] se selezionato, permette il rinnovo automatico del contratto attraverso l'apposita procedura di Rinnovo Contratti (vedi capitolo Procedure>Contratti>Rinnovo contratti).
- Il flag di 'Adeg. prezzi su rinnovo se selezionato, permette di eseguire l'adeguamento degli importi, secondo l'indice Istat, in fase di rinnovo automatico.
- I [Giorni di preavviso] e [Interv. entro ore] sono i campi in cui andremo ad inserire i dati di risposta per gli interventi tecnici.
- La percentuale di adeguamento ([% adeg.]) è il valore di incidenza dell'adeguamento ISTAT o di rinnovo (es. se 100,00% adeg. l'ISTAT all'1,04 viene applicato in totale, se 50,00% adeg. l'ISTAT all'1,04 viene applicato alla metà quindi per 0,52).
- Oltre ai contratti è possibile memorizzare anche le proposte di contratto sulla sezione *Dati Proposta*, apponendo il flag 'Proposta e specificando la data di [Invio], la data di scadenza ([Scad]) e la data più recente di [Sollecito] della proposta. Dopo aver indicato una data di invio è possibile definire lo stato della proposta che può essere 'In attesa; 'Accettata; 'Rifiutata e possiamo registrare la [Data esito] della proposta. Nel caso di proposta, la matricola, per la gestione interventi, risulterà essere senza contratto e/o garanzia scaduta. Le proposte sono escluse dalla fatturazione in quanto in fase di inserimento non verrà creato lo scadenziario. Nel caso la proposta venga 'Accettata, entro le date indicate, verrà chiesto di generare lo scadenziario e il contratto decorrerà dalla data di inizio contratto che avremo inserito, altrimenti, se la proposta viene 'Rifiutata, rimarrà traccia della proposta inserita su quella matricola.
- Nella sezione *Modulo di stampa* si potrà abbinare a questo contratto un modulo di stampa del contratto. Abbinare ai dati inseriti nel programma un modulo di stampa permetterà di non dover stare ad inserire i dati contrattuali da più parti nella gestione del Rivenditore. Inserendoli unicamente in Extra Service, con abbinato al contratto un modulo di stampa con tutte le variabili di stampa inerenti le condizioni contrattuali, permetterà di stampare il modulo del contratto da porre alla firma del Cliente.
E' possibile distinguere due moduli di stampa, uno per la proposta di contratto (nel campo [Prop.]) ed uno per il contratto definitivo (nel campo [Contr.]). Se il contratto è stato stampato da programma, in fase di conclusione della stampa, verrà valorizzato il flag 'Contratto stampato.
- Sul fondo della maschera è, inoltre, possibile inserire delle *Note Contratto* e sarà possibile visualizzare l'[Ultima fattura] emessa con questo specifico contratto.
Inseriti i dati relativi alla prima pagina occorrerà confermare la schermata.
A questo punto verrà richiesto se si vuole associare al contratto delle matricole.
Rispondendo affermativamente alla richiesta, verrà proposta la maschera per l'inserimento delle matricole all'interno del contratto. Nel caso di contratto multimatricola, da questa maschera, potremo selezionare più matricole contemporaneamente.
Avremo la possibilità di applicare dei filtri per la ricerca e la successiva selezione delle matricole interessate ad entrare nel contratto.
Nella sezione *Filtro matricole* potremo attuare una ricerca per inserire una singola matricola attraverso il campo [Filtro generico].
Effettuando la ricerca tramite il campo [Cerca] e scorrendo con le frecce posizionate accanto a questo campo, sarà possibile ricercare e selezionare più matricole da inserire contemporaneamente nel contratto.
Le matricole che saranno visualizzate per effettuare le ricerche fanno parte del parco macchine del Cliente di riferimento del contratto ed è possibile visualizzare, nella sezione *Matricole*, o 'Solo le matricole senza contratto oppure 'Tutte le matricole di quel Cliente. C'è anche la possibilità di applicare un filtro per data di [Installazione] della matricola.
Apponendo il flag accanto alla matricola si potrà effettuare la selezione delle matricole che vogliamo inserire nel contratto.
Dopo aver selezionato le matricole da inserire, nella sezione *Dati nuove matricole* si potrà indicare, per tutte le matricole selezionate, il periodo di inserimento (dai campi [Nel contratto dal] e [al]) e l'eventuale [Gruppo/Fascia] del quale dovranno far parte le matricole selezionate all'interno del contratto.
A questo punto sarà possibile confermare la maschera, con le matricole selezionate, per inserirle nel contratto (sarà ora possibile visualizzare l'elenco delle matricole che fanno parte del contratto, nella pagina Matricole).
Dopo aver associato al contratto le matricole del cliente, potremo definire i dati relativi agli addebiti che dovrà avere il contratto.
Nella maschera relativa al periodo del contratto andremo a definire tutti i parametri di frequenza di fatturazione/rilevazione che prevalorizzeranno gli addebiti che andremo ad inserire.
Attenzione: Concetto di scadenza "fissa" e scadenza "variabile".
Nel primo caso le scadenze di fatturazione verranno tutte rapportate in periodi terminanti al 31.12 secondo la periodicità di fatturazione, nel secondo caso le scadenze di fatturazione saranno calcolate secondo la periodicità seguendo il calendario (esempio: contratto dal 01/05/2009 al 30/04/2010 con periodicità fatturazione semestrale: nel caso di scadenza fissa verrà generata una scadenza per il periodo 01/05/2009 – 30/06/2009; una scadenza per il periodo 01/07/2009 – 31/12/2009; una scadenza per il periodo 01/01/2010 – 30/04/2010. Nel caso di scadenza variabile invece ci sarà una scadenza per il periodo 01/05/2009 – 31/10/2009 ed una scadenza per il periodo 01/11/2009 – 30/04/2010). Questo sistema permette di rapportare in periodi concludenti al 31.12 contratti a cavallo di anno evitando così ratei/risconti.
Per le Rilevazioni delle Copie è inoltre possibile adottare il metodo con Rilevazioni Automatiche (impostando il flag su 'Autom.) in modo che in ogni caso la Rilevazione delle copie segua sempre l'Addebito di Quota Variabile. Questa scelta è sempre consigliata ed è di indispensabile importanza impostare con questo metodo la Rilevazione, nel caso in cui cambino le condizioni di Rilevazione Copie della Quota Variabile (ad esempio: cambio numero di mesi di fatturazione; cambio di Scadenza da 'Fissa a 'Variabile o da 'Variabile a 'Fissa della Quota Variabile).
In più sarà possibile definire anche:
- la *Gestione del periodo* e l'*Adeguamento ISTAT*, per i contratti con durata maggiore di un anno dove i periodi successivi al primo possono avere condizioni differenti rispetto al primo (ad esempio, un contratto triennale dove per il secondo e terzo anno è previsto l'aumento Istat) occorrerà inserire separatamente i tre periodi, per fare ciò si può apporre il flag su 'Gestisci annualità e nella data di [Fine primo periodo] andremo ad inserire la data di conclusione del primo periodo da separare (in automatico verrà proposta la data di fine primo anno contrattuale, ad es. inizio contratto 17/09/2009 la [Fine primo periodo] sarà 16/09/2010 se la suddivisione ci interessa farla per anno solare andremo a modificare la data di [Fine primo periodo] manualmente con 31/12/2009). Definita la data [Fine primo periodo] il programma calcolerà in automatico le successive a distanza di un anno.
L'opzione *Adeguamento Istat* [Attiva a partire dal] sarà da selezionare solo in caso l'utente desideri effettuare l'adeguamento dei prezzi del contratto in una fase successiva al rinnovo dello stesso (o per contratti pluriennali) e l'operazione verrà poi eseguita tramite la sezione Servizio (vedi capitolo Servizio>Adeguamento annuale ISTAT).
Se è selezionata la data per la Gestione del periodo e si [Attiva a partire dal] anche l'Adeguamento Istat, dalla data successiva alla data di [Fine primo periodo], in fase di Servizio, verranno adeguati solo i periodi successivi (ad es. [Fine primo periodo] al 16/09/2010 la data per l'adeguamento Istat [Attiva a partire dal] sarà al 17/09/2010 oppure se [Fine primo periodo] è al 31/12/2009 la data per l'adeguamento Istat [Attiva a partire dal] sarà al 01/01/2010).
Nel caso in cui l'utente abbia selezionato sia l'opzione 'Adeg. prezzi su rinnovo sia l'opzione *Adeguamento Istat* all'interno del contratto, ed effettui l'operazione di aggiornamento prezzi contestualmente alla fase di rinnovo contratti e successivamente l'adeguamento dalla sezione Servizio>Adeguamento annuale ISTAT, la procedura provvederà per due volte all'adeguamento dei prezzi. Poichè entrambe le operazioni sono irreversibili, si consiglia, oltre ad effettuare le copie di salvataggio dei dati, di porre particolare attenzione durante l'inserimento delle opzioni e durante l'esecuzione delle operazioni.
Ecco come verrebbe il periodo dell'addebito senza il flag della sezione *Gestisci annualità*:
Ecco come verrebbe il periodo con il flag della sezione *Gestisci annualità* attivo alla data di [Fine primo periodo] ad anno contrattuale:
Ecco come verrebbe il periodo con il flag della sezione *Gestisci annualità* attivo alla data di [Fine primo periodo] ad anno solare:
- le *Visite Programmate* che vengono abilitate flaggando 'Gestione visite programmate e possono essere 'Posticipate o 'Anticipate, si può definire quanti mesi devono passare tra due visite con [Mesi tra 2 visite], se c'è un [Giorno fisso] al mese in cui si deve generare le visite programmate e si può definire un range di giorni cui estendere il controllo sulle chiamate attive con [GG check].
Dopo che i dati delle visite programmate sono stati confermati e ricalcolati nello scadenziario, apparirà il conteggio del [N° visite] generate.
- la *Gestione delle scadenze ad importi singoli*, se è abilitato il flag su 'Una scadenza, nel caso di importi per singola matricola, nello scadenziario genera una scadenza con l'importo totale per tutte le matricole, mentre se è abilitato il flag su 'Più scadenze, sempre nel caso di importi per singola matricola, nello scadenziario genera una scadenza per ogni matricola.
Confermando le opzioni necessarie all'inserimento del contratto, sarà possibile definire gli Addebiti che comporranno lo scadenziario di fatturazione per le matricole all'interno del contratto.
All'interno del campo [Tipologia] sarà possibile definire il tipo di addebito, da assegnare ad una o più matricole, per il contratto.
A seconda della famiglia del contratto sarà possibile inserire diverse tipologie di Addebito:
- Famiglia Quota fissa (Man./Ass.): Tipologia addebito "Canone Base" (addebito relativo al canone di manutenzione/assicurativo) e Tipologia addebito "Buoni residui" (non crea addebiti di importi all'interno dello scadenziario, ma genera i buoni per la chiusura degli interventi);
- Famiglia Costo copia: Tipologia addebito "Quota Fissa" (valore relativo all'addebito di un certo numero di copie comprese da contratto) e Tipologia addebito "Quota Variabile" (addebito relativo al valore per il conguaglio delle copie eccedenti, oltre le comprese o a costo copia puro);
- Famiglia Noleggio: Tipologia addebito "Canone Base" (addebito relativo al canone di noleggio dell'apparecchiatura), Tipologia addebito "Quota Fissa" (valore relativo all'addebito di un certo numero di copie comprese da contratto) e un addebito per la Quota Variabile (addebito relativo al valore per il conguaglio delle copie eccedenti, oltre le comprese o a costo copia puro).
Tipologia addebito "Canone Base":
(abilitata per contratti della Famiglia: Quota Fissa (Man./Ass.) e Noleggio)
Nel campo [Descrizione] sarà possibile indicare una descrizione per identificare l'addebito nella maschera dei Periodi del contratto.
Attivando il flag 'Usa articolo/pagamento specifico per la fatturazione sarà possibile personalizzare l'addebito (vedi paragrafo Personalizzazione dell'addebito).
All'interno delle sezioni *Gestione scadenze* e *Fatturazione Canone base* verranno riportati i dati di frequenza inseriti nei Periodi del contratto. Per effettuare la modifica di questi dati, sarà possibile solamente all'interno di uno specifico Addebito e non più dalla maschera dei Periodi del contratto.
Confermando la pagina dell'Addebito si aprirà la maschera per indicare il prezzo specifico del Canone base, da addebitare alle matricole che si andranno successivamente ad associare all'addebito. I campi proposti nella schermata sono:
[Tipologia Addebito]: è riportato il tipo di addebito che stiamo per valorizzare.
[Descrizione]: è riportata la descrizione che abbiamo indicato all'interno dell'addebito.
[Condiz. addeb. dal] e [Al]: In automatico sono proposte le date di inizio e fine del contratto (salvo attivazione *Gestisci annualità* nei Periodi addebito), e sono le date di riferimento per quello specifico Addebito.
[Attivo]: è dove indicheremo il valore di fatturazione del canone base.
[Ogni: mesi]: sono i mesi utilizzati come unità di misura del valore dell'addebito indicato (Es1. 100,00 € ogni 1 mese con fatturazione trimestrale, significa che il valore dell'addebito di fatturazione sarà valorizzato con 300,00 € in quanto la base è (100,00*1)*3. - Es2. 1.200,00 € ogni 12 mesi con fatturazione trimestrale, significa che il valore dell'addebito di fatturazione sarà valorizzato con 300,00 € in quanto la base è (1.200,00/12)*3.).
[Fatturazione]: viene riportata la periodicità di fatturazione, definita all'interno della pagina dell'Addebito.
Se è stato definito un addebito con il flag attivo della *Tipologia importo* su 'Globale, allora tutte le matricole che verranno associate all'addebito, avranno il valore impostato come totale dell'addebito, mentre se il flag è attivo su 'Singola matricola, il valore impostato per l'addebito sarà la somma dell'importo inserito, per ogni matricola selezionata.
Esempio: 'Globale, 100,00 € ogni 3 mesi per 4 matricole, totale dell'addebito trimestrale=100,00 € - 'Singola matricola, 100,00 € ogni 3 mesi per 4 matricole, totale dell'addebito trimestrale=400,00 €.
Se è attivato l'Adeguamento ISTAT nella maschera dei Periodi addebiti verrà prevalorizzato all'interno dell'addebito, altrimenti, per attivarlo, bisognerà apporre il flag su 'Attiva ed andrà definita da che data si vuole attivare l'adeguamento ISTAT.
A questo punto si potrà associare l'addebito alle matricole interessate, apponendo il flag in relazione della matricola e confermando la pagina.
Tipologia addebito "Buoni residui":
(abilitata per contratti della Famiglia: Quota Fissa (Man./Ass.))
Nel campo [Descrizione] sarà possibile indicare una descrizione per identificare l'addebito nella maschera dei Periodi del contratto.
Alla conferma potremo specificare di quanti buoni è formato il contratto in [Numero buoni], quanti sono i buoni [Rimanenti] all'estinzione del contratto, quanti minuti dura un buono da [Durata (1 buono)] e quanto vale un buono da [Importo (1 buono)] (sapere il valore di un buono servirà, nel caso si superi il numero totale di buoni rimanenti, durante la chiusura di un intervento - vedi capitolo Chiusura Intervento). Non sono contemplati decimali per cui, nella definizione del contratto, occorre impostare la durata di un buono con l'unità minima gestibile. Esempio: se la durata di un buono è di 60 min ma voglio aver la possibilità di gestire, in fase di intervento, il valore di 1,5 buoni (un buono e mezzo), corrispondente ad un'ora e mezzo di lavoro, allora dovrò definire la durata di un buono in 30 min (e rapportare il numero di buoni a tale unità) così verranno scaricati 3 buoni.
Dopodiché si dovrà abbinare le matricole all'addebito.
Tipologia addebito "Quota Fissa":
(abilitata per contratti della Famiglia: Costo copia e Noleggio)
Nel campo [Descrizione] sarà possibile indicare una descrizione per identificare l'addebito nella maschera dei Periodi del contratto.
All'interno del [Contatore logico], bisognerà indicare a quale contatore logico associare l'addebito relativo al valore delle copie comprese, definito come Quota Fissa.
Attivando il flag 'Usa articolo/pagamento specifico per la fatturazione sarà possibile personalizzare l'addebito (vedi paragrafo Personalizzazione dell'addebito).
All'interno delle sezioni *Gestione scadenze* e *Fatturazione Quota fissa* verranno riportati i dati di frequenza inseriti nei Periodi del contratto. Per effettuare la modifica di questi dati, sarà possibile solamente all'interno di uno specifico Addebito e non più dalla maschera dei Periodi del contratto.
Confermando la pagina dell'Addebito si aprirà la maschera per indicare il prezzo specifico della Quota Fissa, da addebitare alle matricole che si andranno successivamente ad associare all'addebito. I campi proposti nella schermata sono:
[Tipologia Addebito]: è riportato il tipo di addebito che stiamo per valorizzare.
[Descrizione]: è riportata la descrizione che abbiamo indicato all'interno dell'addebito.
[Condiz. addeb. dal] e [Al]: In automatico sono proposte le date di inizio e fine del contratto (salvo attivazione *Gestisci annualità* nei Periodi addebito), e sono le date di riferimento per quello specifico Addebito.
[Attivo]: è dove indicheremo il valore di fatturazione della Quota fissa.
[Ogni: mesi]: sono i mesi utilizzati come unità di misura del valore dell'addebito indicato (Es1. 100,00 € ogni 1 mese con fatturazione trimestrale, significa che il valore dell'addebito di fatturazione sarà valorizzato con 300,00 € in quanto la base è (100,00*1)*3. - Es2. 1.200,00 € ogni 12 mesi con fatturazione trimestrale, significa che il valore dell'addebito di fatturazione sarà valorizzato con 300,00 € in quanto la base è (1.200,00/12)*3.).
[Fatturazione]: viene riportata la periodicità di fatturazione, definita all'interno della pagina dell'Addebito.
Se è stato definito un addebito con il flag attivo della *Tipologia importo* su 'Globale, allora tutte le matricole che verranno associate all'addebito, avranno il valore impostato come totale dell'addebito, mentre se il flag è attivo su 'Singola matricola, il valore impostato per l'addebito sarà la somma dell'importo inserito, per ogni matricola selezionata.
Esempio: 'Globale, 100,00 € ogni 3 mesi per 4 matricole, totale dell'addebito trimestrale=100,00 € - 'Singola matricola, 100,00 € ogni 3 mesi per 4 matricole, totale dell'addebito trimestrale=400,00 €.
Se è attivato l'Adeguamento ISTAT nella maschera dei Periodi addebiti verrà prevalorizzato all'interno dell'addebito, altrimenti, per attivarlo, bisognerà apporre il flag su 'Attiva ed andrà definita da che data si vuole attivare l'adeguamento ISTAT.
A questo punto si potrà associare l'addebito alle matricole interessate, apponendo il flag in relazione della matricola e confermando la pagina.
Nel caso di addebiti per le copie comprese su più contatori logici, bisognerà creare una fascia di Quota Fissa per ogni Contatore Logico.
Tipologia addebito "Quota Variabile":
(abilitata per contratti della Famiglia: Costo copia e Noleggio)
Nel campo [Descrizione] sarà possibile indicare una descrizione per identificare l'addebito nella maschera dei Periodi del contratto.
All'interno del [Contatore logico], bisognerà indicare a quale contatore logico associare l'addebito per il conguaglio delle copie eccedenti. Il contatore, qui inserito, farà riferimento ai contatori logici attivati nell'articolo, definito come Macchina nella Scheda Tecnica Articolo, del modello della matricola. Se il contatore selezionato non è presente su alcuni modelli delle matricole associate al contratto, in fase di selezione, la matricola apparirà evidenziata in rosso.
Attivando il flag 'Usa articolo/pagamento specifico per la fatturazione sarà possibile personalizzare l'addebito (vedi paragrafo Personalizzazione dell'addebito).
All'interno della sezione *Fatt. Quota variabile* verranno riportati i dati di frequenza inseriti nei Periodi del contratto. Per effettuare la modifica di questi dati, sarà possibile solamente all'interno di uno specifico Addebito e non più dalla maschera dei Periodi del contratto. Nel caso di modifiche alla frequenza di fatturazione della Quota variabile, si consiglia di controllare anche la periodicità delle Rilevazioni nella pagina dei Periodi del contratto.
Confermando la pagina dell'Addebito si aprirà la maschera per indicare il prezzo specifico della Quota Variabile, riferita ad uno specifico contatore logico, e tutti i dati relativi alle copie comprese che si andranno successivamente ad associare all'addebito.
Le sezioni proposte per la gestione sono:
*Copie comprese*
Se è stato definito un numero di copie comprese con il flag attivo della Tipologia importo su 'Globale, allora tutte le matricole che verranno associate all'addebito, avranno il valore impostato come totale delle copie comprese, mentre se il flag è attivo su 'Singola matricola, il valore impostato per l'addebito sarà la somma delle copie comprese inserito, per ogni matricola selezionata.
Esempio: 'Globale, 3.000 copie ogni 3 mesi per 4 matricole, totale copie comprese trimestrale=3.000 - 'Singola matricola, 3.000 copie ogni 3 mesi per 4 matricole, totale copie comprese trimestrale=12.000.
Nel caso nel contratto siano inserite delle copie comprese, il valore delle copie eccedenti andrà inserito all'interno del campo [Oltre], nella sezione *Scaglioni costi copia*.
Se il contratto non prevede copie comprese ma un importo di costo copia puro lo inseriremo all'interno del campo [Costo copia] nella sezione *Costo copia puro*.
Se il contratto prevede un prezzo diverso ad ogni scaglione di copie lo si potrà gestire dagli *Scaglioni costi copia*.
Esempio se una macchina ha 3.000 copie comprese e per le successive 2.000 ha un prezzo di 0,0093 mentre le copie oltre a queste (3.000+2.000) le paga 0,0103 allora si andrà a scrivere in [Compr.] 3.000 copie, nel primo Scaglione copie [Fino a] 5.000 copie con costo copia a [->] 0,0093 e nel campo [Oltre] 0,0103.
Attenzione: Per i modelli con più contatori, verificare preventivamente l'attivazione dei contatori logici corretti relativi all'apparecchiatura all'interno della Scheda tecnica dell'articolo (vedi capitolo Procedure>Scheda tecnica articolo).
Nel caso il contratto preveda delle copie gratuite (ovvero non deve essere fatturato nessun importo di copie effettuate fino al raggiungimento di un certo numero complessivo di copie indipendentemente dalle copie comprese), queste dovranno essere inserite all'interno della sezione *Copie gratuite* nei campi [Gratuite] e [Rimanenti]. Eventuali scarti (copie effettuate dal tecnico per prova) possono essere gestite direttamente dalla fase di rilevazione contatori.
Alla fine della procedura di compilazione dei dati del contratto per la Quota Variabile di un contatore logico, sarà possibile associare l'addebito alle matricole. Se nella Scheda Tecnica Articolo di una Macchina non è stato assegnato il Contatore Logico abbinato all'addebito che stiamo inserendo, la matricola apparirà evidenziata in rosso e non sarà possibile includerla nel conguaglio copie di quell'addebito.
Nel caso di addebiti per il conguaglio copie su più contatori logici, bisognerà creare una fascia di Quota Variabile per ogni Contatore Logico.
Tipologia addebito "Quota Fissa + Quota Variabile":
(abilitata per contratti della Famiglia: Costo copia e Noleggio)
Questo tipo di addebito comprende le tipologie Quota Fissa e Quota Variabile, e serve per gestire, con un unico addebito, le condizioni contrattuali di una o più matricole.
Nel campo [Descrizione] sarà possibile indicare una descrizione per identificare l'addebito nella maschera dei Periodi del contratto.
All'interno del [Contatore logico], bisognerà indicare a quale contatore logico associare l'addebito per il conguaglio delle copie eccedenti. Il contatore, qui inserito, farà riferimento ai contatori logici attivati nell'articolo, definito come Macchina nella Scheda Tecnica Articolo, del modello della matricola. Se il contatore selezionato non è presente su alcuni modelli delle matricole associate al contratto, in fase di selezione, la matricola apparirà evidenziata in rosso.
Attivando il flag 'Usa articolo/pagamento specifico per la fatturazione sarà possibile personalizzare l'addebito (vedi paragrafo Personalizzazione dell'addebito).
All'interno delle sezioni *Gestione scadenze*; *Fatturazione Quota fissa* e *Fatt. Quota variabile* verranno riportati i dati di frequenza inseriti nei Periodi del contratto. Per effettuare la modifica di questi dati, sarà possibile solamente all'interno di uno specifico Addebito e non più dalla maschera dei Periodi del contratto. Nel caso di modifiche alla frequenza di fatturazione della Quota variabile, si consiglia di controllare anche la periodicità delle Rilevazioni nella pagina dei Periodi del contratto.
Confermando la pagina dell'Addebito si aprirà la maschera per indicare il prezzo della Quota Fissa e della Quota Variabile, riferite ad uno specifico contatore logico, e tutti i dati relativi alle copie comprese che si andranno successivamente ad associare all'addebito (per le indicazioni di inserimento dei dati nella maschera fare riferimento ai paragrafi Tipologia Quota Fissa e Tipologia Quota Variabile).
Dopo aver definito i dati della Quota Fissa e della Quota Variabile, si potrà associare l'addebito alle matricole.
Nel caso di addebiti per il conguaglio copie su più contatori logici, bisognerà creare una fascia di Quota Fissa + Quota Variabile per ogni Contatore Logico.
PERSONALIZZAZIONE DELL'ADDEBITO
E' possibile personalizzare ogni addebito con un articolo/pagamento specifico per la fatturazione.
Per attivare questa opzione si può entrare in modifica all'interno dei Periodi/Addebiti nell'Addebito specifico e flaggare la voce 'Usa articolo/pagamento specifico per la fatturazione. E' possibile personalizzare sia il [Codice riga fatt.], sia l'[Articolo fatturazione] e sia il [Codice pagamento].
Nota: Questa personalizzazione non è applicabile agli addebiti di Quota fissa + Quota variabile in quanto hanno un unico addebito con due diversi codici riga di default per la fatturazione.
GENERAZIONE DELLO SCADENZIARIO DI FATTURAZIONE
Dopo aver inserito tutti gli addebiti che si vorranno utilizzare per la gestione del contratto, bisognerà confermare la maschera dei Periodi del contratto. Nella sezione *Addebiti* potremo visualizzare l'elenco degli addebiti appena inseriti.
Confermando la maschera, verrà richiesta la data per effettuare il calcolo dello scadenziario di fatturazione.
La selezione [Non scrivere scadenze precedenti al] consente di non generare scadenze di fatturazione precedenti alla data indicata; questo automatismo può essere utile nel caso in cui una parte del contratto sia già stata fatturata (ad esempio, inserendo un contratto triennale 01.01.2009-31.12.2011 a fatturazione annuale anticipata, se il primo anno è già stata emessa fattura si può selezionare in [Non generare le scadenze di fatturazione precedenti al] la data del 01.01.2010 per non far generare la scadenza di fatturazione del primo anno), se invece alcune scadenze sono già state fatturate, ad esempio senza utilizzare la procedura di fatturazione contratti, e vogliamo mantenerne i riferimenti, allora queste devono essere indicate e modificate.
Per evitare di fatturare contratti o parte di essi dei quali è già stata emessa fattura esistono i due sistemi sopra indicati (o non far generare le scadenze già fatturate oppure segnare le scadenze fatturate): per la vita/gestione del contratto i due sistemi sono identici; il primo sistema è preferibile nel caso ci sia uno storico movimenti nel periodo già fatturato per ottenere delle statistiche sul contratto/matricola più precise.
Dopodiché si aprirà la maschera dello scadenziario con le scadenze di fatturazione generate.
I contratti avranno una riga di Canone base, Quota Fissa, Quota Variabile e Rilevazione per ogni periodo di competenza indicato rispetto agli addebiti inseriti nel Periodo del contratto.
Le rilevazioni dei contatori dovranno essere inserite da Procedure>Rilevazioni>Rilevazioni da effettuare. E’ inoltre possibile stampare un libretto di rilevazioni, ovvero una serie di cartoline già precompilate da consegnare al cliente perché possa provvedere alle scadenze pattuite a fornire e rispedire i dati dei contatori necessari alla fatturazione (vedi capitolo Rilevazioni>Gestione rilevazioni).
Confermando anche la maschera dello scadenziario si memorizzerà il contratto.
Verrà, inoltre, richiesto se associare il presente contratto come contratto di default per gestire gli interventi tecnici sulla matricola.
Selezionando le matricole interessate e confermando l'operazione,
all'interno dei Dati fatturazione della matricola sarà presente il contratto appena inserito.
Ogni volta che verrà richiamata la matricola sia per aprire una Chiamata di intervento (vedi capitolo Inserimento Chiamate), sia per la spedizione di materiali di consumo (se configurato anche ExtraBusiness), a seconda del contratto inserito verrà o meno imputato un costo per il servizio.
Adesso avremo concluso l'inserimento del contratto.
ALTRE PAGINE
Oltre ai Dati contratto, abbiamo: la pagina Matricole per gestire i contratti multimacchina, per l'inserimento di altre macchine all'interno di uno stesso contratto (vedi paragrafo Inserimento multiplo matricole);
La pagina Fatturazione per gestire i dati di fatturazione intesi come [Cliente] di fatturazione differente da quello intestatario del contratto oppure se la fatturazione del contratto ha caratteristiche differenti da quanto specificato in anagrafica cliente intesi come: [Indirizzo alternativo] di destinazione delle fatture, [Codice pagamento], [Tipo documento] da generare in fatturazione - ad es. per i clienti ai quali vanno emesse fatture ad esigibilità differita, [Agente], [Magazzino], [Centro di costo]. In più c'è la possibilità di definire se le fatture devono essere raggruppate (da [Raggruppa fatture]) ed hanno uno stesso [Codice di raggruppamento fatture] e se al rinnovo si può cambiare l'agente assegnato a quel contratto (da [Cambia su rinnovo]). Nel caso in cui nelle fatture del contratto debba sempre comparire una certa dicitura (p.e., delibera del Cliente, ecc...) è sufficiente riportare queste note nella sezione *Note sulla fattura*;
nella pagina di Fatturazione, per i contratti della famiglia Noleggio, c'è un flag 'Fattura una sola voce per Canoni Noleggio e Quote Fisse che in fase di fatturazione accorperà tra loro i valori dei canoni di noleggio e delle quote fisse per far vedere al cliente un'unica voce in fattura. Per attivare questa gestione non basta apporre il flag all'interno del contratto ma bisogna anche attivare e definire i parametri (articolo di fatturazione, definizione dell'articolo ecc...) che vogliamo utilizzare per l'emissione della fattura (per attivare la gestione, vedi capitolo Fatturazione riepilogativa contratto di noleggio).
La pagina Volt./Disdetta per gestire i *Dati Volturazione* ed i *Dati Disdetta* del contratto (vedi capitolo Volturazione e Disdetta).
NOTE
E' possibile inserire un nuovo contratto anche dall'Archivio matricole, l'unica differenza sta che per la creazione degli addebiti la procedura di inserimento sarà guidata a seconda della famiglia del contratto. (vedi capitolo Inserimento contratti da Archivio matricole).