Per inserire le rilevazioni dei contatori per la fatturazione dei contratti bisognerà posizionarsi su Procedure>Rilevazioni>Rilevazioni da effettuare.
La maschera presenterà la lista delle rilevazioni da effettuare per i contratti attivi.
Per inserire all'interno della rilevazione il contatore del cliente, bisognerà posizionarsi sulla scadenza della matricola interessata ed inserire le copie rilevate.
Le copie che si andranno ad inserire in questa fase, oltre a partecipare alla media copie dell'ACV, saranno le copie utilizzate per effettuare il congualglio delle eccedenze per la scadenza di fatturazione della Quota Variabile.
Per selezionare la rilevazione tra tutte le scadenze dei contratti c'è la possibilità di ordinare la tabella della sezione *Rilevazioni* tramite tre tipi di ordinamento: 'Per scadenza (dispone le rilevazioni in ordine crescente per data di scadenza); 'Per cliente (dispone le rilevazioni in ordine crescente di codice cliente e poi per data scadenza) o 'Per matricola (dispone le rilevazioni in ordine alfabetico per matricola).
Nella sezione *Dati della matricola* sono visibili i dati della macchina sulla cui scadenza si è posizionati. Potremo visualizzare i dati del [Cliente], dell'[Articolo], dell'[Ubicazione], del [Telefono] e del [Telefono cellulare].
Se si ha la necessità di ricercare una rilevazione particolare, si potrà andare sulla pagina Filtro avanzato e si potrà inserire dei filtri, per visualizzare solo le rilevazioni interessate. I possibili filtri sono per: [Cliente]; [Matricola]; [Ubicazione]; [Data scadenza rilevazione dal] e [al]; e per [Cartoline Stampate] (si, no, tutte).
Dopo aver selezionato la rilevazione interessata potremo inserire le copie riscontrate:
Nella sezione *Matricola* vengono visualizzati i dati della matricola di riferimento della scadenza di rilevazione con: la Matricola; la Seconda Matricola/Matricola alternativa; il Codice Articolo con la descrizione; il Cliente della matricola; l'Ubicazione e la Persona di Riferimento per la macchina impostato sulla matricola.
Nella sezione *Dati della Rilevazione* è riportata la data di [Scadenza] della rilevazione che verrà utilizzata per il conteggio del periodo delle copie eccedenti. Nel campo [Rilevazione] è possibile indicare la data nella quale è stato rilevato il contatore, che può essere discordante rispetto alla data di scadenza, ma che verrà tenuta di conto solo per il calcolo dell'ACV (media delle copie mensile della matricola). Per il calcolo delle copie eccedenti da fatturare viene utilizzata la data della [Scadenza].
Selezionando la [Modalità] di rilevazione delle copie si possono effettuare dei filtri nelle Liste o all'interno del bottone °Consulta Matricola°. E potremo scegliere tra le seguenti modalità:
Per controllare la rilevazione che si sta per inserire è possibile visualizzare, per ogni contatore logico, la data e l'ultima rilevazione rilevata (dal campo [Al]) e la [Tendenza] delle copie che la matricola dovrebbe aver prodotto alla data di inserimento della rilevazione, a seconda del trend dell'ACV.
Nel campo [Rilevate] bisognerà indicare le copie che sono state riscontrate per la fatturazione della scadenza interessata.
All'interno del campo [Gratuite] possiamo inserire delle eventuali copie, ad esempio per scarti tecnici, che andranno a sottrarsi al conguaglio delle copie rilevate.
Confermando la maschera la rilevazione non sarà più visibile all'interno della tabella delle rilevazioni da effettuare ma per richiamarla bisognerà entrare sulla voce del menu Procedure>Rilevazioni>Rilevazioni effettuate.
All'interno dello scadenziario la rilevazione appena inserita sarà segnalata con un asterisco, che identifica lo stato della scadenza come rilevata e nella sezione dei Contatori saranno presenti i dati inseriti nelle copie [Rilevate] per ogni contatore logico.
Note: Se si ha un Contratto Passivo con la stessa periodicità di rilevazione verrà compilata automaticamente anche la rilevazione passiva.
Bottoni Gestione Rilevazioni
Tramite il bottone Stampa, sarà possibile stampare la cartolina di rilevazione della scadenza di rilevazione sulla quale si è posizionati.
Tramite il bottone Liste è possibile effettuare due tipi di stampa: -Scadenziario Rilevazioni- e -Stampa Cartoline-.
La stampa -Scadenziario Rilevazioni- richiamerà la lista Scadenziario fatturazione/rilevazione, con la selezione per le [Scadenze] di "Rilevazione", accessibile dal menù Liste>Rilevazioni>Scadenziario Fatturazione/Rilevazione.
La -Stampa Cartoline- permetterà di stampare le cartoline di rilevazione per le matricole interessate alla stampa. Si richiamerà la maschera di filtro per la stampa cartoline, accessibile dal menù Liste>Rilevazioni>Stampa Cartoline. Per maggiori informazioni consultare il Capitolo Come fare a... Spedire/Stampare le cartoline di rilevazione.
All'interno della maschera della Gestione Rilevazioni da effettuare sono attivi i seguenti bottoni:
Il bottone °Download° permette di scaricare le rilevazioni rilevate tramite il portale SatWeb con Readmeter Agent o manualmente dal Cliente. Per maggiori informazioni consultare il capitolo Come fare a... Scaricare Rilevazioni da Web.
Il bottone °Rilevazione a copie presunte° permette di inserire le copie effettuate nelle scadenze di rilevazione, rispetto all'ACV (media copie mensile). Per maggiori informazioni consultare il capitolo Come fare a... Effettuare le Rilevazioni a Copie Presunte.
Il bottone °Stat. rilevazioni° permette di calcolare alcune statistiche in tempo reale sulle scadenze di rilevazione dei contatori. Premendo il pulsante si aprirà una maschera di preselezione dei dati.
Dopodiché si aprirà il focus sulla statistica per il filtro selezionato, dove potremo visualizzare il Totale delle rilevazioni, suddivise tra le Rilevazioni ancora da Effettuare e quelle già Effettuate. Inoltre potremo visualizzare il totale delle copie Nere e Colore contenute nelle rilevazioni prese in esame. Sul fondo troveremo i Totali per quante Macchine sono state prese in esame, quanti Clienti sono inclusi nella statistica e quanti Contratti sono presi in esame.
In questa maschera sono abilitati i seguenti bottoni:
- Tramite il bottone °Selezione° della statistica rilevazioni potremo reimpostare i filtri per eseguire nuovamente il report.
- Tramite il bottone °Dettagli° potremo visualizzare i dettagli della statistica rilevazioni, comprensivi dei focus sulle tipologie di Rilevazioni e sui Contatori che hanno portato ai totali copie Nere e Colore visualizzati.
- Tramite il bottone °Stampa° potremo stampare il dettaglio del report visualizzato.
Le copie prodotte in questa statistica sono calcolate come differenza tra la rilevazione più recente nel range analizzato e la rilevazione più vecchia nel range analizzato.
Ad esempio:
Impostando un filtro di selezione per le sole matricole del Cliente 000001, con range selezionato dal 31/12/2012 al 30/09/2013, si otterranno 29.900 Copie Bianco Nero e 14.900 Copie Colore (in questo modo si andrà ad analizzare il range di rilevazioni compreso di 9 mesi, se si fosse impostato come data di inizio filtro dal 01/01/2013, la rilevazione al 31/12/2012 non sarebbe stata inclusa nell'analisi, per cui si sarebbero analizzate solo le rilevazioni dal 31/03/2013 al 30/09/2013, ossia 6 mesi).
Questo risultato è dato da un'unica matricola dove sono stati rilevati i seguenti contatori:
30/09/2012 - B/N 80.700 copie e COLORE 40.350 copie.
31/12/2012 - B/N 90.100 copie e COLORE 45.100 copie.
31/03/2013 - B/N 100.000 copie e COLORE 50.000 copie.
30/06/2013 - B/N 110.500 copie e COLORE 56.000 copie.
30/09/2013 - B/N 120.000 copie e COLORE 60.000 copie.
31/12/2013 - B/N 130.001 copie e COLORE 70.001 copie.
Rispetto al periodo di tempo selezionato, verrà effettuata la differenza tra la rilevazione più recente nel range analizzato che è la rilevazione del 30/09/2013 di 120.000 copie B/N e 60.000 copie COLORE, e la rilevazione più vecchia nel range che è la rilevazione del 31/12/2012 di 90.100 copie B/N e 45.100 copie COLORE.
La differenza tra questi due importi danno come risultato le 29.900 copie B/N presenti nel report (120.000-90.100) e le 14.900 copie COLORE presenti nel report (60.000-45.100).
Viceversa se si fosse impostato come periodo di filtro dal 01/01/2013 al 30/09/2013,
la differenza verrà effettuata tra la rilevazione più recente nel range che è la rilevazione del 30/09/2013 di 120.000 copie B/N e 60.000 copie COLORE, e la rilevazione più vecchia nel range che è la rilevazione del 31/03/2013 di 100.000 copie B/N e 50.000 copie COLORE.
La differenza tra questi due importi danno come risultato le 20.000 copie B/N presenti nel report (120.000-100.000) e le 10.000 copie COLORE presenti nel report (60.000-50.000).